Бух. документом называется письменное подтверждение совершенной хоз. операции или права на ее совершение (лат. Documentum - свидетельство, доказательство). Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, т.к. с ее помощью: 1) контролируется наличие, движение и сохранность, товарно-материальных и ден.средств; 2) контролируется кол-во и качество труда работников и расчетов за труд; 3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия; 4) обеспечивается внутр. контроль за работой предприятия и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами); 5) контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).
Документация также является доказательством вины или невиновности лиц для судебных органов. Док-ты должны заполняться своевременно, объективно правдиво), на бумажных или машинных носителях информации и. должны содержать обязательные реквизиты: наименование и номер документа; дату и место его составления; основание и содержание хоз. операции; количественное измерение хоз. операции (в натур. и ден. выражении);наименование должностей, фамилии и личные подписи участников хоз. операции. Могут быть и доп. реквизиты. Существуют типовые формы документов, обязательные для тех предприятий (кассовые ордера, кассовые книги и др.), и могут изменяться специфические для данной отрасли документы.
Документов заполняется очень много, поэтому надо знать их классификацию по различным признакам. По назначению документы подразделяются на:
1) распорядительные - дают право на совершение операции (приказы, наряды, доверенности и др.); 2) исполнительные или оправдательные - подтверждают факт совершения хоз. операции (акты, кассовые ордера, накладные и др.). Если в документе дано право на операцию и ее совершение, то такие документы наз-ся комбинированными, например, в наряде указывается задание на работу и фактич. исполнение); 3) документы бух. оформления, когда сам бухгалтер совершает операцию и подписывает документ (расчет амортизации основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.).
По месту составления документы бывают: 1) внешние, выписанные другими предприятиями (накладные, счета-фактуры поставщиков и др.); 2) внутренние, составленные на данном предприятии (отчеты, кассовые ордера и др.). Таких документов большинство.
По характеру отражения информации документы бывают: 1) первичные - отражают одну операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер); 2) сводные - составляются на основе первичных документов и отражают много операций (кассовый отчет и др.).
По способу составления бух. док-ты подразделяются на: 1) разовые - отражают операцию в момент ее совершения: (кассовые приходн. и расходн. ордера, накладные и др.); 2) накопительные - отражают однородные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты на получение мат-лов, гот. продукции, когда за каждую дату отмечается количество отпущенных средств. Накопительные документы сокращают время на их оформление, экономят бумагу, но экономич. информация по таким док-там в бухучете по счетам записывается, как правило, в конце месяца.
Все бух. документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии обработки. Движение документов с момента их составления или получения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом. Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с 3-х точек зрения: 1) внешняя проверка — включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствия подчисток; 2) проверка законности хоз. операций, т.е. соответствие законодательству РБ; 3) арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов). Документооборот предполагает ответственных лиц за обработку тех или иных документов, кратчайшие сроки такой обработки, определенные учетные регистры. За организацию правильного документооборота отвечает главбух.
13. Классифицировать бухгалтерские документы
Документов заполняется очень много, поэтому надо знать их классификацию по различным признакам. По назначению документы подразделяются на:
1) распорядительные - дают право на совершение операции (приказы, наряды, доверенности и др.); 2) исполнительные или оправдательные - подтверждают факт совершения хоз. операции (акты, кассовые ордера, накладные и др.). Если в документе дано право на операцию и ее совершение, то такие документы наз-ся комбинированными, например, в наряде указывается задание на работу и фактич. исполнение); 3) документы бух. оформления, когда сам бухгалтер совершает операцию и подписывает документ (расчет амортизации основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.).
По месту составления документы бывают: 1) внешние, выписанные другими предприятиями (накладные, счета-фактуры поставщиков и др.); 2) внутренние, составленные на данном предприятии (отчеты, кассовые ордера и др.). Таких документов большинство.
По характеру отражения информации документы бывают: 1) первичные - отражают одну операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер); 2) сводные - составляются на основе первичных документов и отражают много операций (кассовый отчет и др.).
По способу составления бух. док-ты подразделяются на: 1) разовые - отражают операцию в момент ее совершения: (кассовые приходн. и расходн. ордера, накладные и др.); 2) накопительные - отражают однородные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты на получение мат-лов, гот. продукции, когда за каждую дату отмечается количество отпущенных средств. Накопительные документы сокращают время на их оформление, экономят бумагу, но экономич. информация по таким док-там в бухучете по счетам записывается, как правило, в конце месяца.
Все бух. документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии обработки. Движение документов с момента их составления или получения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом. Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с 3-х точек зрения: 1) внешняя проверка — включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствия подчисток; 2) проверка законности хоз. операций, т.е. соответствие законодательству РБ; 3) арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов). Документооборот предполагает ответственных лиц за обработку тех или иных документов, кратчайшие сроки такой обработки, определенные учетные регистры. За организацию правильного документооборота отвечает главбух.
14. Определить инвентаризацию и перечислить ее виды
Инвентаризацией называют проверку и документальное подтверждение фактического их наличия, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.
В соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухучете и отчетности" объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем организации или уполномоченным им органом в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Этим же законом определены случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой руководителем организации. Во время инвентаризации комиссия уточняет данные бухгалтерского учета основных средств, проверяет их хранение и эксплуатацию, выявляет излишки или недостачи.
С помощью инвентаризации величина объектов бухгалтерского учета приводится в соответствие с действительностью. Основными причинами появления не зафиксированных документами изменений в объектах учета являются: естественная убыль ценностей; ошибки в их подсчете, обмере, взвешивании; хищения; ошибки в учете; неудовлетворительные условия хранения ценностей и др.
Инвентаризации могут быть:
- полными (инвентаризуются все имущество и обязательства организации) и частичными (инвентаризуется часть имущества и обязательств);
- плановыми (проводятся по заранее утвержденному плану) и внеплановыми (проводятся в силу возникших обстоятельств с предупреждением Подотчетных лиц или же без такого предупреждения, внезапно).
Инвентаризация проводится комиссией в присутствии материально ответственного лица, которое перед началом проверки дает расписку о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях: при передаче имущества государственной унитарной организации в аренду, его купле-продаже; при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества; в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непреодолимых при данных условиях обстоятельств; в иных случаях, предусмотренных законодательством республики.