Декларация представляется физическими лицами в инспекции Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (бывшие Государственные налоговые инспекции) по месту их постоянного жительства.
Начиная с 1999 года продлен срок представления декларации. Декларация о фактически полученных доходах и произведенных расходах представляется физическими лицами не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.
От представления декларации освобождаются:
- физические лица, имеющие только один источник дохода;
- физические лица, не имеющие постоянного местожительства в Российской Федерации (лица, проживающие в Российской Федерации в общей сложности менее 183 дней в календарном году);
- физические лица, если их совокупный облагаемый доход за отчетный год не превысил сумму дохода, исчисление налога с которого производится по минимальной ставке (30000 рублей – в 1999г., и 50000 рублей – в 2000г.).
Это положение не распространяется на следующие категории физических лиц:
- физические лица, осуществляющие в установленном законодательством порядке индивидуально разрешенные виды предпринимательской деятельности без образования юридического лица;
- нотариусы и другие лица, занимающиеся в установленном законодательством порядке частной практикой;
- физические лица, сдающие внаем или в аренду строения, квартиры, комнаты и т.д., гаражи, автомобили и другое движимое и недвижимое имущество;
- физические лица с постоянным местом жительства в Российской Федерации, получающие доходы из источников за границей;
- другие физические лица, налогообложение доходов которых осуществляется налоговыми органами.
В случае появления в течение года указанных источников доходов физические лица подают декларацию в пятидневный срок по истечении месяца со дня появления таких источников. В декларации указываются размер дохода, полученного ими за первый месяц деятельности, и размер ожидаемого дохода до конца текущего года.
Декларации подают также индивидуальные предприниматели,выкупившие патент и применяющие упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности в соответствии с Федеральным законом от 28.12.97г. № 222-ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства".
В случае прекращения существования источника дохода до конца текущего года декларация подается в пятидневный срок со дня прекращения его существования.
В декларациях физические лица указывают все полученные ими доходы за год, источники их получения и суммы начисленного и уплаченного налога.
Предприятия, учреждения и организации обязаны выдавать своим работникам по их просьбе справки о суммах начисленного за календарный год дохода и суммах удержанного с этого дохода подоходного налога.
Декларация заполняется шариковой или перьевой ручкой (печатается принтером) черным либо синим цветом.
Следует отметить, что в настоящее время разработаны программы для ЭВМ, позволяющие автоматизировать процесс заполнения налоговой декларации. При наличии такой программы нужно будет только внести в компьютер соответствующие данные из справок о доходах и распечатать декларацию, заполненную компьютером, которую можно сдать в инспекцию.
Некоторые программы позволяют создавать файлы с данными декларации. При этом перед тем как приобрести такую программу для заполнения декларации, но лучше уточнить, есть ли в инспекции МНС России соответствующая программа для приема деклараций о доходах физических лиц на магнитных носителях, ее производителя, версию программы.
В инспекции каждой декларации присваивается свой регистрационный номер, который проставляется на ней сотрудником инспекции. Также сотрудником инспекции заполняются все поля с пометкой "По данным налогового органа".
Гражданинвправе самостоятельно снять копию с представляемой декларации и заверить ее подписью должностного лица инспекции, ответственного за прием деклараций (штампом инспекции и подписью ответственного сотрудника), с указанием даты сдачи декларации.
При принятии деклараций налоговым органам запрещается требовать от граждан указания в ней дополнительной информации, не предусмотренной действующим законодательством.
Форма декларации включает в себя три листа и листы приложений с "А" по "К".
При заполнении декларации необходимо руководствоваться следующим.
Гражданин заполняет и включает в свою декларацию только те листы, которые ему необходимо заполнить. Выбранные листы нумеруются последовательно. Первые три листа декларации не нумеруются, а последующие листы приложений нумеруются 04, 05, 06 и т.д. Если же 2-й и 3-й листы декларации не заполняются (например, предпринимателями, получающими доходы только от занятия деятельностью по упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности), то прилагаемые листы приложений нумеруются начиная с номера 02.
На каждом листе декларации и приложений указываются фамилия и инициалы (на первом листе декларации имя и отчество указываются полностью), а также ИНН - идентификационный номер налогоплательщика (в том случае, если он присвоен физическому лицу инспекцией).
Поля кодов, помеченные звездочкой "*", заполняются значениями, выбранными из соответствующихсправочников, приведенных в Приложении № 9 к Инструкции Госналогслужбы России от 29.06.95 № 35 "По применению Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц" или на обороте соответствующего листа декларации.
Поля, разделенные на клетки, заполняются путем размещения строго внутри каждой клетки одной печатной буквы, цифры, других знаков в соответствии с образцами, приведенными в конце первого листа декларации.
Если при заполнении декларации какие-либо поля не заполняются, то они остаются пустыми. Каждый лист декларации и приложений подписывается декларантом в поле, отведенном для подписи.
Пояснения по заполнению каждого листа приведены на его обороте.
Первый лист декларации
На этом листе декларации отражаются персональные данные о получателе дохода. "Серия, номер документа" - указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность в соответствии со справочником. Если в документе отсутствует серия, то указывается только номер. При этом знак "№" не проставляется.
"Адрес постоянного места жительства" - указывается полный адрес постоянного места жительства на основании документа, удостоверяющего личность, либо иного документа, подтверждающего адрес постоянного места жительства физического лица с указанием почтового индекса.
Второй и третий листы декларации
На этих листах декларации производится расчет сумм доходов и налога. Эти листы заполняют все лица, за исключением индивидуальных предпринимателей, в том числе выкупивших патент и применяющих упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности в соответствии с Федеральным законом от 28.12.97 № 222-ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства" и не имеющих других доходов.
Предприниматели заполняют первый лист декларации и приложение.
Категория предпринимателей, перешедших на упрощенную систему учета и отчетности, заполняет Приложение 3, остальные категории предпринимателей - Приложение В.
Эти листы заполняются и рассчитываются налогоплательщиком на основании итоговых данных соответствующих приложений к декларации, данных справок о доходах и личных учетных данных.
Данные строки 1 переносятся из Приложения А "Итого сумма дохода";
данные строки 2 переносятся из Приложения Б "Итого сумма дохода";
данные строки 5 переносятся из Приложения Г "Итого по пункту I" или "Итого по пункту 2" или сумма "Итого по пункту I" + "Итого по пункту 2";
данные строки 6 переносятся из Приложения Д "Итого сумма произведенных расходов";
данные строки 7 переносятся из Приложения Е "Итого вычетов";
данные строки 11 вычисляются путем умножения строки 9 на ставку налога;
данные строки 12 переносятся из Приложения Ж "Итого по п. 1. Общая сумма";
данные строки 13 переносятся из Приложения Ж "Итого по п. 1. Сумма отчислений в Пенсионный фонд РФ";
данные строки 16 вычисляются путем умножения строки 14 на ставку налога 9%;
данные строки 17 переносятся из Приложения Ж "Итого по п. 2. Общая сумма";
данные строки 18 вычисляются путем умножения строки 17 на ставку налога 12%;
данные строки 19 вычисляются путем умножения строки 17 на ставку налога 3%.
При этом, если в листах А, Б, Г, Д, Ж должна заполняться только одна строка (один источник доходов по основному или неосновному месту работы; один вид дохода, по которому предусмотрена скидка;
авторские вознаграждения или выплаты по гражданско-правовым договорам из одного источника; доходы, облагаемые по специальным ставкам из одного источника), ее можно внести сразу в декларацию (2-й или 3-й листы), без заполнения соответствующих приложений.
Здесь же производится расчет общей суммы налога, подлежащей уплате в Федеральный бюджет и бюджет субъекта РФ, а также суммы налога, подлежащие к возврату или к доплате в соответствующие бюджета.
Приложение А "Доходы, полученные от организаций (предприятий, учреждений) или иных источников выплаты в Российской Федерации"
На данном листе указываются все доходы, полученные по основному и неосновному месту работы в виде заработной платы, премий и других денежных и натуральных выплат; доходы от работ по совместительству, по договорам гражданско-правового характера, по авторским договорам, от выполнения разовых и других работ; в виде материальной помощи, подарков, призов, дивидендов, материальной выгоды по заемным средствам, доходов от продажи имущества и других доходов.