Статьи перечней типовых документов имеют валовую нумерацию, поэтому, чтобы найти нужный срок хранения для соответствующих видов документов, необходимо обратиться к указателю видов и названий документов.
Использование указателя позволит ускорить поиск того или иного вида или названия документа с указанием сроков хранения, существенно облегчит пользование перечнями в практической работе.
УКАЗАТЕЛЬ ВИДОВ И НАЗВАНИЙ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕЧНЮ-2001
| Вид и название документа | Номер статьи |
| 1 | 2 |
Перечни
Перечни вопросов, выносимых для обсуждения
на официальных встречах (переговорах) 956
Перечни договоров по экспорту товаров 1028
Перечни инвестиционных проектов
с участием иностранного капитала 646
Ведомственные перечни документов должны отражать все функции, свойственные данной отрасли, и классификацию видов документов, отражающих эти функции и сроки их хранения для всех звеньев служебной иерархии органов управления (в зависимости от масштаба деятельности и наличия подведомственного аппарата).
Структура ведомственных перечней представлена классификационной схемой, в которой разделы расположены, как правило, по функционально-иерархическому принципу: руководство, планирование, финансирование, отраслевые рубрики, вопросы административно-хозяйственного обслуживания и др.
При работе с ведомственным перечнем документов, прежде всего, необходимо найти звено, к которому относится данная организация, затем раздел, заголовок дела и номер статьи.
Перечни документов — это своего рода справочники, в которых перечислены наименования категорий документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и установлены сроки их хранения.
Использование перечней документов при определении сроков хранения позволяет не только улучшить качество формирования документов в дела (являясь методическим пособием при определении научной и практической ценности документов), но и обеспечить сохранность наиболее ценных документов, предотвратить поступление на государственное хранение малоценной документной информации.
Для оптимального отбора документов на хранение большое значение имеет четкое документирование управленческих функций, максимальная информационная емкость документов, а также их научная систематизация и рациональная организация на стадии делопроизводства.
В настоящее время с помощью средств ЭВТ ведутся справочные базы данных, составляются финансовые, бухгалтерские документы. Срок хранения подобных документов соответствует сроку хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях.
ГЛАВА 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕЗАКОННОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
За нарушение требований законодательства по ведению делопроизводства, архивного хранения документов, а также уничтожения документов установлена[ административная ответственность, в соответствии с которой предусматриваются штрафные санкции за наиболее существенные нарушения в этой сфере.
С 1 марта 2007 года вступил в законную силу новый Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (КоАП) и Процессуально-исполнительный кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (ПИКоАП).
КоАП предусмотрена административная ответственность за совершение следующих правонарушений в сфере архивного дела и делопроизводства:
1. Незаконный отказ в доступе к архивному документу (ст.22.10). Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.
2. Нарушение законодательства об архивах (ст.22.11).
Выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаях - влекут предупреждение или наложение штраф в размере до двадцати базовых величин.
3. Нарушение законодательства о делопроизводстве (ст.22.12).
Несоблюдение обязательных для соблюдения требований технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации в оформлении документов или требований, предъявляемых к порядку их обработки, движения или хранения - влечет предупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин.-
4. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения (статья 23.37).
Утрата или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений — влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин.
В соответствии с ПИКоАП протоколы об административных правонарушениях, перечисленных выше, имеют право составлять уполномоченные на то должностные лица органов, осуществляющих контроль за исполнением законодательства Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства (государственные инспектора архивов и делопроизводства), а также должностные лица органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь.
Дела об административных правонарушениях рассматривают и назначают наказание:
по статьям 22.10, 22.11, 23.37 КоАП — единолично судья районного (городского) суда;
по статье 22.12 КоАП - административная комиссия районного (городского) исполнительного комитета или администрации районов в городе;
по всем указанным выше статьям КоАП - органы Комитета государственного контроля Республики Беларусь в случаях, когда протоколы о совершении административных правонарушений составлены должностными лицами этих органов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
После того, как документы утрачивают свою необходимость для управленческой деятельности, и истекает срок временного хранения документов в государственных органах, организациях, предприятиях, они могут быть либо уничтожены, либо переданы на постоянное хранение в соответствующий архив.
В курсовой работе рассмотрены вопросы организации экспертизы ценности документов.
Документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описям дел.
Экспертизе ценности подлежат все архивные документы независимо от способа их создания.
В Республике Беларусь действуют Перечни, в которых содержится информация о сроках хранения и дальнейшей судьбе документов после минования надобности.
Соблюдение сроков хранения документов, установленных Перечнями, являются обязательными. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел.
Отбор дел (документов) на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Организация проведения и оформление отбора документов на хранение, и их уничтожение регламентируются законодательством Республики Беларусь.
В работе организаций, предприятий, учреждений не всегда соблюдается законодательство в области архивного дела:
утрата документов постоянного хранения;
отсутствие актов приема-передачи документов при смене руководителей;
несвоевременное упорядочение документов.
Для устранения пробелов, встречающихся в организации и проведении экспертизы ценности документов необходимо:
тщательно изучить действующее законодательство по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь и изданные на его основе организационно-распорядительные документы и нормативно-методические документы;
с целью повышения персональной квалификации специалистов, посещать республиканские семинары и совещания, проводимые Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела;
выписывать специализированные издания.
Все это позволит более осознанно подойти к организации хранения и использования документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Минск: ТетраСистемс, 2003. С.113 - 120.
2. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. – Минск: Книжный Дом, 2004. С. 292 – 295.
3. Жумарь С.В. и др. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятия Республики Беларусью – Минск: 1997.
4. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24.04.2004 № 4 (Перечень 2001);
5. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (Перечень 2006).
6. Паневчик В.В., Некраха С.В., Акулич В.В. Секретарское дело: Практическое пособие. – Минск: Дикта, 2006. С. 231 – 234.
7. Паневчик В.В. Делопроизводствою – Минск: Вышэйшая школа, 3-е изд. – С. 210 – 218.
8. Архивы и делопроизводство . 2001 – 2006.
9. Жук О. Нормативно-правовое регулирование работы с электронными документами в Республике Беларусь //Секретарское дело. 2007. № 3. С. 72 – 76.