Перечень-2001 несколько отличается от Перечня-1988 не только изменением сроков хранения некоторых документов в сторону увеличения, но и порядком систематизации статей и видов документов. В частности, вместо буквенного обозначения пунктов статей, имеющих сложный состав, введено цифровое. Ранее по Перечню-1988 сроки хранения приказов определялись по ст. 19, которая разделялась на пункты, обозначавшиеся буквами:
а) по основной деятельности;
б) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих;
в) о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих;
г) по административно-хозяйственным вопросам.
В Перечне-2001 буквенная нумерация устранена и статьи делятся на подпункты, обозначаемые цифрами. Например, сроки хранения тех же приказов определяются по ст. 16, которая делится на подпункты:
16.1 по основной деятельности;
16.2 по административно-хозяйственным вопросам;
16.3 о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных командировок;
16.4 о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках.
Таким же образом должны указываться и номера статей в соответствующих графах номенклатур дел и описей дел, составляемых в организации.
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения
| Номер статьи | Вид и название документа | Срок хранения документов | Примечание | |
| в учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов | в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 371 | Отчеты об организации и проведении вещевых и денежных лотерей | Постоянно (далее — Пост.) | 10 лет (далее — л.)<*> | |
| 372 | Сведения о реализации лотерейных билетов | 3 года (далее — г.)<*> | 3 г.<*> | <*>При условии завершения налоговой проверки |
| 373 | Списки общественных распространителей и точек реализации лотерейных билетов | З г. | 1 г. | |
| 374 | Сведения о дотиражной обработке лотерейных билетов | 1 г. | -"- | |
| 375 | Сведения о количестве выигрышей по тиражам лотереи | -"- | -"- | |
| 376 | Журналы учета ведомостей на выигранные лотерейные билеты | 3 г.<*> | 3 г.<*> | <*>После проведения налоговой проверки |
В графе 2 содержатся статьи, в которых представлены указания на виды и названия документов, данные в обобщенной форме. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу с одинаковым сроком хранения используется термин «документы», а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенных в статью
В графах 3-4 Перечней 2001 и 2006 указаны сроки хранения документов:
в графе 3 — в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками формирования государственных архивов.
К таковым относятся:
органы государственной власти и управления, государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых поступают на хранение в государственные архивы;
негосударственные организации и предприятия.
Источники формирования государственных архивов и формы приема документов определяются органами и учреждениями государственной архивной службы;
В графе 4 — в других организациях (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), если их документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы.
В графе 5 «Примечание» оговариваются особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, конкретизируются и уточняются сроки хранения.
Отметка «ЭПК», поставленная в перечне к срокам хранения конкретных видов документе, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежит постоянному (государственному) хранению.
Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов устанавливается самими организациями. При определении сроков хранения должны учитываться все примечания с уточнениями и пояснениями к статьям.
При установлении сроков хранения документов в Перечне-2001 учитывались и нормы Закона Республики Беларусь от 19 июля 2000 г. № 426-3 «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем». Это связано с осуществлением сделок и операций в иностранной валюте.
В указанном законе сказано:«Хранить реестры, содержащие сведения о клиентах, архив счетов клиентов и первичные документы по финансовым операциям в иностранной валюте с момента открытия счета клиенту до истечения 10 лет после его закрытия, за исключением документов (договоров, контрактов, соглашений) по сделкам в иностранной валюте, которые хранятся в течение 20 лет после совершения этих сделок».
В связи с этим ст. 240 Перечня-2001 для таких документов, как договоры, соглашения о купле-продаже иностранной валюты установлен срок хранения 20 лет, но в то же время в графе «Примечание» имеется запись «После истечения срока действия договора». Например, такой договор был заключен в 2001 году, а срок его действия истекает в 2003 году. Следовательно, он может быть уничтожен лишь в 2024 году. Следует обратить особое внимание на то, что в соответствии с вышеуказанным законом в организациях для многих документов по операциям в иностранной валюте установлен срок хранения или «постоянно» или «свыше 10 лет» (10 лет; 15 лет).
На основании ст. 253 Перечня-2001 для кассовых и внебалансовых приходных и расходных ордеров с документами к ним по операциям в иностранной валюте установлен срок хранения 15 лет; для мемориальных и кассовых документов по операциям с иностранной валютой (извещения, требования, справки) в соответствии со ст. 499 Перечня-2001 установлен срок хранения 10 лет (после закрытия счета).
4 января 2000 г. вступил в силу Закон «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь», который внес дополнения в ст. 8 Закона Республики Беларусь от 20 декабря 1991 г. «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь».
Эти изменения и дополнения касались соблюдения сроков хранения документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов. Подпунктом «б» п. 1 ст. 8 Закона Республики Беларусь «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь» установлено, что в организациях документы, отражающие финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, должны храниться в течение 10 лет или же в течение 3 лет после проверки правильности исчислений, полноты и своевременности уплаты налогов. В связи с этим в графу 5 Перечня-2001 «Примечание» внесена запись: «После проведения налоговой проверки».
В ст. 504 Перечня-2001 для кассовых журналов по приходу и расходу установлен срок хранения 3 года. Для описей инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и хозяйственных материалов ст. 507 этого же перечня также установлен срок хранения 3 года, но при этом в графе «Примечание» имеется запись «После проведения налоговой проверки». Каким образом в таком случае устанавливается срок хранения этой категории документов?
Если эти документы были сформированы дела в соответствии с номенклатурой дел организации в 2000 году, то срок хранения этих документов, установленный Перечнем, составлял бы 3 года. Эти дела могли бы уничтожаться в организации уже 1 января 2004 года. Но проверка налоговыми органами осуществлялась в 2002 году. Следовательно, эти дела можно будет уничтожать лишь после 1 января 2006 года (т.е. срок хранения исчисляется уже с. 2003 года).
При отборе документов этой категории на уничтожение следует обратить внимание и на такой момент. По отдельным документам необходимо соблюдение не только условия налоговых органов («В течение трех лет после проверки правильности исчисления полноты и своевременности уплаты налогов»), но и установленного Перечнем - 2001 дополнения: «При условии завершения ревизии». Это означает, что организации неправомочны, уничтожать документы по истечении 3 лет после проверки налоговыми органами, если ведомственными, вышестоящими органами не были проведены ревизии. Так, первичные документы, которыми оформляется совершение хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) на основании ст. 462 Перечня-2001 хранятся 3 года. Но при этом в графе 5 имеются записи «После проведения налоговой проверки», «При условии завершения ревизии».
В соответствии со ст. 516 Перечня-2001 образцы подписей материально ответственных лиц хранятся не только 3 года после проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии, но и 3 года после увольнения этих лиц.