При проведении экспертизы ценности научно-технической документации независимо от вида носителя составляется аннотированный , "Перечень проектов (проблем, тем), документация по которым подлежит передаче на государственное хранение". В графе "Обоснование отбора" определяется степень важности конкретного объекта, разработки согласно существующим критериям отбора научно-технической документации на государственное хранение. "Перечень" согласовывается с экспертной комиссией организации-разработчика и утверждается экспертно-проверочной комиссией профильного учреждения государственной архивной службы (им в настоящее время является БелНИЦЭД).
Для определения исторической и практической ценности научно-технической документации существует целый ряд критериев, основными из которых являются:
принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества. Государственному хранению подлежит научно-техническая документация на разработки и исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в Республике Беларусь, в отрасли и т. д.;
значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;
экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
социальная эффективность исследования или разработки.
Экспертиза ценности так называемых информационных ресурсов (базы и банки данных, кадастры, регистры, ресурсы для сети Интернет), которые выполняются только в электронном виде, проводится на основании следующих критериев: для баз данных - степень новизны, уникальности информации и ее социальная значимость, коммерческая ценность, историческое значение;
для Интернет-публикаций (сайтов, онлайновых каталогов) статус организации-создателя, содержание, графическое оформление, историческое значение.
Заседания экспертной комиссии организации протоколируются. Экспертная комиссия организации работает в непосредственном контакте с экспертно-проверочной комиссией БелНИЦЭД.
На заседаниях экспертной комиссии рассматриваются графики передачи электронных документов на государственное хранение, перечни электронных документов, описи и сопроводительные документы (удостоверяющий лист, информационно-поисковая характеристика, ведомость машинного носителя с записью) на электронные документы, передаваемые на государственное хранение.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
Организация работы по экспертизе ценности документов и контроль результатов возлагается на экспертные комиссии организаций, а также на экспертные комиссии учреждений Государственной архивной службы.
ГЛАВА 3. СИСТЕМА ЭКСПЕРТНЫХ СЛУЖБ
Различная ценность информации, зафиксированная в документах, обусловливает необходимость ее внимательной оценки. Содержание документной информации является главным критерием определения научной и практической ценности документов и в связи с этим - сроков хранения документов (постоянный и временный). Документы постоянного хранения являются основным источником пополнения НАФ: по истечении срока хранения в организациях (так называемый ведомственный срок хранения) они передаются на хранение в государственный архив, документы временного хранения — уничтожаются.
В министерствах и других республиканских органах государственного управления, в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК осуществляет координацию и руководство деятельностью экспертных служб структурных подразделений (при их наличии) подведомственных организаций, с целью контроля за их деятельностью заслушивают на своих заседаниях отчеты председателей экспертных комиссий этих организаций, принимают соответствующие меры. Если организации, входящие в подведомственную сеть по действующим правилам, не передают документы на государственное хранение, то ЦЭК утверждает представляемые ими описи дел по личному составу, один раз в пять лет согласовывает их номенклатуры дел.
Право отбора документов на хранение и уничтожение в организациях предоставлено действующим в них экспертным комиссиям (ЭК). Основные документы, которыми руководствуются ЭК при выполнении этой работы, — перечни документов с указанием сроков хранения
В государственных архивах работа по экспертизе ценности документов, а также контроль за ее результатами в организациях возложена на экспертно-проверочиые комиссии (ЭПК) или экспертно-методические комиссии (ЭМК).
ЭПК (ЭМК) государственных архивных учреждений на заседаниях рассматривают описи дел постоянного хранения, временного хранения, срок хранения которых свыше 10 лет, в том числе и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, номенклатуры дел и другие нормативно-методические документы по работе делопроизводственных и архивных служб организаций, принимают соответствующие решения об их утверждении или согласовании.
В Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров, Республики Беларусь функционирует Центральная экспертно-методическая комиссия (ЦЭМК). ЦЭМК является центром теоретического и методического разрешения вопросов экспертизы ценности документов.
На заседаниях ЦЭМК рассматриваются и утверждаются основные нормативно-методические документы, определяющие организацию и методику проведения экспертизы. Решения ЦЭМК обязательны для всех архивных органов, государственных и ведомственных архивов, архивов негосударственных организаций страны.
ЦЭК (ЭК) является постоянно действующим совещательным органом, а не создаются каждый раз, когда возникает вопрос об уничтожении документов и рассмотрении акта о выделении документов к уничтожению.
ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями, или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.Экспертная комиссия должна быть создана в каждой организации независимо от формы собственности. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации.
Образец приказа о создании экспертной комиссии
Наименование организации
ПРИКАЗ
05.01.2006 № 4
г. Пинск
О создании экспертной комиссии
В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности (наименование организации)
ПРИКАЗЫВАЮ:
I. Создать экспертную комиссию в составе: Председатель - зам. директора Н.А.Кирикович. Секретарь - зав. архивом И.А.Недбайло. Члены комиссии: начальник отдела кадров Молчан Е.А., главный бухгалтер Петрашевич М.И., зав. канцелярией А.В. Мацук.
2. Общему отделу (Н.В. Сорокин) разработать положение об экспертной комиссии и представить на утверждение директору до 27.01.2006.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Н.А.Кириковича.
Наименование должности
руководителя организации Подпись И.О.Ф.
Визы
В состав ЦЭК (ЭК) включаются наиболее квалифицированные работники организации (не менее 3-5 человек). Членами ЭК обязательно являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), работник кадровой службы, главный бухгалтер. В состав ЦЭК (ЭК) организаций, передающих документы на хранение в государственный архив, включаются представители этого государственного архива.
ЦЭК (ЭК) является постоянно действующей комиссией. Но с течением времени в ее составе происходят изменения: убывают старые и включаются новые члены. В таком случае ЦЭК (ЭК) не создается вновь, а приказом руководителя в ее состав вносятся изменения.
Образец приказа о внесении изменений в состав экспертной комиссии
Наименование организации
ПРИКАЗ
____________№__________
Г. Пинск
О внесении изменений в состав
и положение об экспертной комиссии
В целях совершенствования организации работы экспертной комиссии
(наименование организации) и в связи с введением в штатное расписание должности заведующего архивом
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в состав экспертной комиссии (наименование организации) следующие изменения:
1.1. Заместителя директора Васильева В.С. назначить председателем экспертной комиссии.
1.2. Заведующего архивом Новикову П.А. назначить секретарем экспертной комиссии.