Таким образом, внешнеторговый контракт является основным документом, удостоверяющим факт внешнеторговой сделки. В нем находят отражение условия проведения внешнеторговой сделки. Стороны, заключившие контракт, должны быть заинтересованы в том, чтобы наиболее полно и точно отразить в этом документе все условия операции. Ошибки и просчеты в контрактах могут привести к спорам между сторонами, и, в конечном счете, обе стороны могут понести значительные убытки.
Международные торги (Internationalbid, Tenders) — одна из форм внешнеэкономической деятельности, при которой покупатель (заказчик) объявляет конкурс для продавцов (поставщиков) на товар с определенными технико-экономическими характеристиками. По результатам этого конкурса подписывается контракт с тем продавцом, который предложил товар на более выгодных для покупателя условиях.
Торги являются распространенным способом размещения заказов на сооружение промышленных и других объектов, поставку машин и оборудования, выполнение научно-исследовательских, изыскательских и проектных работ. Международные торги применяются также для выбора иностранных партнеров при создании совместных предприятий.
Наиболее часто торги как метод закупок применяются развивающимися странами, где существует высокая степень вмешательства государства в сферу внешней торговли. Широко применяют такие формы государственных закупок товаров и размещения подрядов на выполнение общественных работ Индия, Пакистан, Шри-Ланка, Иран, Ирак, Индонезия, Иордания, Катар, Кувейт, Саудовская Аравия, Малайзия и другие страны. Во многих промышленно развитых странах существует законодательство, которое разрешает организациям с участием государственного капитала размещать заказы на приобретение товаров, услуг или сооружения объектов только через торги. Например, в США конкурсному размещению заказов государственных учреждений подлежат все сделки на сумму свыше 25 тыс. долл. В странах Европейского сообщества к 1992 г. планировалось все заказы на строительные работы в государственном секторе размещать на конкурсной основе, через торги. В рамках Всемирного торгового общества (ВТО) разработан специальный документ "Соглашение о правительственных закупках, представляющий собой согласованную сторонами — членами ГАТТ (ВТО) унифицированную процедуру проведения международных торгов при распределении государственных заказов. Основополагающей идеей этого документа стало обеспечение иностранным участникам торгов таких же, как и для местных участников, условий.
Организаторами торгов часто выступают государственные учреждения, муниципалитеты и т.п., иногда — крупные частные фирмы.
Применение торгов как метода размещения заказов на импорт товаров и услуг позволяет покупателю осуществить закупки более эффективным по сравнению с традиционным способом, получив экономию средств, времени при соблюдении гарантий качества, выгодных условий поставки и других условий сделки. Это достигается благодаря тому, что организаторы торгов используют конкуренцию между участвующими в торгах фирмами и/или консорциумами — временными союзами хозяйственно независимых фирм, объединяющихся для участия в конкурсе. Форма торгов предпочтительна еще и потому, что позволяет привлечь наиболее крупные и солидные в финансовом отношении фирмы. Дело в том, что для участия в торгах часто необходимо внесение залога в сумме 1—3% (иногда больше) стоимости предполагаемой сделки (залог "серьезности предложения"). Если сумма контрактов, заключаемых по результатам торгов, значительна, то слабым в финансовом отношении фирмам участие затруднительно. Это уменьшает риск невыполнения поставщиком или подрядчиком в будущем взятых на себя обязательств.
Покупатели, принявшие решение о размещении заказов через торги, создают тендерный комитет, который осуществляет всю организационную работу по проведению торгов. В состав тендерного комитета входят представители организации-покупателя, а также технические и коммерческие эксперты.
Председателями тендерных комитетов обычно назначаются руководители организации, производящей закупки или размещение заказов.
В зависимости от способа проведения различают торги открытые и закрытые.
В открытых торгах могут участвовать все желающие фирмы и организации. Информация о проведении открытых торгов публикуется в официальных органах печати — газетах, специализированных журналах, бюллетенях, а также рассылается в другие государства через торговые представительства или консульства (иногда торгово-промышленные палаты) для распространения среди деловых кругов. В объявлениях об открытых торгах сообщаются только основные сведения: название организации, проводящей торги; наименование, характер и количество закупаемого оборудования или назначение и параметры сооружаемого объекта; порядок и сроки представления предложений, адрес (факс, телекс, телефон), по которому следует обращаться для получения более подробной информации.
В закрытых торгах могут участвовать только те фирмы и организации, которые получили приглашение на участие. При проведении закрытых торгов их организаторы сами определяют круг возможных участников, руководствуясь при этом выработанными ими самими критериями отбора участников. Проведение закрытых торгов требует от их организаторов предварительного изучения возможностей рынка и результатов деятельности на этом рынке фирм (организаций).
В этом случае тендерный комитет рассылает именные (персональные) приглашения наиболее известным, авторитетным и надежным поставщикам и подрядчикам.
В отдельных случаях, при проведении торгов в два этапа, открытые торги могут сочетаться с закрытыми. Такие виды торгов применяются тогда, когда организаторам затруднительно (а иногда просто невозможно) определить круг наиболее авторитетных фирм. В этом случае на первом этапе проводятся открытые торги с предварительной квалификацией участников. Желающие участвовать в торгах представляют организаторам материалы, сведения, подтверждающие их высокую компетентность и опыт выполнения подобных заказов, уровень выпускаемой продукции, отзывы заказчиков, т.е. квалификационные материалы. На основе анализа квалификационных материалов тендерный комитет отбирает фирмы, которые, по его мнению, могут участвовать во втором туре — закрытых торгах. Известны случаи, когда в предквалификационных торгах участвовало около 20 фирм и консорциумов, а к закрытым торгам приглашалось лишь 5—7 участников.
Подробные условия торгов (обычно они называются тендерными) выкупаются участниками торгов у тендерных комитетов за определенную плату (от десятков до нескольких сотен долларов). В некоторых случаях стоимость выкупа тендера может составлять несколько тысяч долларов. Это делается для того, чтобы отстранить ("отсечь") от участия в конкурсе маломощные фирмы. Выкуп условий торгов не накладывает на стороны никаких дополнительных обязательств.
Разработка условий торгов осуществляется их организаторами самостоятельно или с привлечением специализированных консалтинговых, инжиниринговых фирм. Комплект тендерной документации обычно включает: подробную характеристику закупаемого оборудования или сооружаемого объекта (мощность, производительность, количество и т.д.); основные коммерческие условия (сроки поставки, базис поставки, условия платежа, порядок установления цен, форма гарантии и др.), форму тендерного предложения; возможность и необходимость представления дополнительной технической и пояснительной документации, которая может прилагаться к предложению; условия арбитража; штрафы; гарантии; требования по техническому обслуживанию оборудования; возможность представления альтернативных предложений и другие условия, необходимые для участия в торгах.
Строгое соблюдение всех положений и требований, указанных в комплекте тендерной документации, является необходимым условием успешного участия в торгах. Организаторы торгов имеют право не только отклонить, но и не рассматривать предложения, не соответствующие требованиям тендера.
На этапе подачи предложений для экспортера основной проблемой становится принятие решения о целесообразности участия в торгах. Основными факторами, влияющими на принятие решения, являются: размер заказа; соотношение объема поставок и услуг; срок исполнения заказа; собственные возможности экспортера по выполнению заказа; стоимость подготовки тендерных предложений; степень возможной конкуренции; ожидаемая прибыль; средства, выделяемые заказчикам для исполнения заказа, перспектива получения последующих заказов, связанных с предметом торгов. Последний фактор может оказаться решающим для экспортера, который часто идет на занижение цены предложения объявленного тендера в расчете на получение более выгодных заказов в дальнейшем.
Одним из условий торгов является срок сдачи предложений для участия в торгах. Не позднее этого времени все участвующие в торгах фирмы (оференты) подают тендер, оформленный надлежащим образом, под роспись в тендерный комитет. Предложения представляются в закрытых опечатанных конвертах (часто двойных), чтобы избежать досрочной утечки сведений, которыми могут воспользоваться конкуренты. На внешнем конверте указывается адрес для приема предложений, на внутреннем — номер тендера, его название (цель) и дата, установленная для приема документов.
Термин тендер (tender) в международной коммерческой практике употребляется в различных значениях: как извещение (приглашение) о предстоящих торгах; как комплект тендерной документации, содержащей условия и порядок участия в них; как проформа предложения, составленная организатором торгов, входящая в состав тендерной документации.