В процессе хозяйственной и других видах деятельности предприятия постоянно вступают в взаимоотношения с другими субъектами хозяйствования при осуществлении договоров, которые оформляются и подкрепляются контрактами: с поставщиками - при получении от них товарно-материальных ценностей, с покупателями - при покупке ими продукции, с банками - при получении средств и погашении кредитов, с другими юридическими и физическими лицами, с работниками - по заработной плате. Отношения между предприятиями, которые возникают вследствие кругооборота хозяйственных средств, называют расчетными, а главной составляющей расчетных операций являются денежные средства.
Согласно П. (С) БО 4 под денежными средствами понимают наличные средства и средства на счетах в банке, а также депозиты до востребования.
Наличные средства - это денежные знаки национальной валюты Украины - банкноты и монеты. Расчеты могут осуществляться также и в безналичной форме, то есть это перерасчет денежных средств со счета предприятия-плательщика на счет предприятия-получателя.
Наличный и безналичный расчеты органично связаны между собой, так как могут переходить из одной формы в другую. Например, выручка предприятия поступает в кассу, а потом сдается в банк на текущий счет. Большинство расчетов предприятия осуществляют в безналичной форме.
При осуществлении расчетов денежными средствами каждое предприятие обязательно должно контролировать правильность организации проведения расчетов, своевременное и правильное документирование проведенных операций, а также следить за целевым использованием денежных средств.
Для отражения средств наше предприятие использует как наличные, так и безналичные расчеты. Для осуществления расчетов в наличной форме наше предприятие имеет кассу.
Касса предприятия - это помещение или место, предназначенное для принятия, выдачи или хранения денежных средств, других ценностей и кассовых документов.
В НПК «Агротон» касса представляет собой отдельный кабинет, в которой установлена железная дверь и сигнализация. Внутри данного кабинета имеется сейф, решетки на окнах, к которым также подсоединена сигнализация. В данном кабинете стоит железная дверь, которая закрывается на два замка, ключи от которой находятся у кассира и у главного бухгалтера.
Действия предприятия по ведению кассовых операций регламентированы. Кассовые операции в НПК «Агротон» осуществляются согласно Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка 21.08. 2001г. № 237/5428.
Материально ответственное лицо, которое заведует кассой, осуществляет прием и выдачу денежных средств, называют кассиром. Кассир несет ответственность за сохранность денежных средств, ценных бумаг, которые находятся в кассе.
Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены Министерством статистики Украины при согласии Национального банка Украины и Министерства финансов Украины. К этим документам относятся:
-Приходный кассовый ордер КО-1(Приложение 2)
-Расходный кассовый ордер КО-2 (Приложение 3)
-Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3
-Кассовая книга КО-4 (Приложение 4)
-Книга учета принятых и выданных кассиром денег КО-5.
В НПК «Агротон» оприходование средств в кассу осуществляется на основе приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером и кассиром. В приходном кассовом ордере пишется сумма, от кого получены средства, и на каком основании. Также в приходном кассовом ордере помечаются дополнения, то есть, при каких обстоятельствах и на основе каких первичных документов заполняется приходный кассовый ордер.
Расход средств из кассы оформляют расходным кассовым ордером. Он подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия. В нем указывают фамилию подотчетного лица, сумму денежных средств, выданных в подотчет. Примером будет служить расходный кассовый ордер в подотчет, на основании руководителя предприятия. Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируют в бухгалтерии в Журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров. Кассовые документы комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и хранятся на протяжении 36 месяцев после окончания календарного года материально ответственного лица, на которого положена обязанность, хранить их.
Для осуществления операций на взнос наличных средств на расчетный счет в банк в НПК “Агротон” оформляют объявление на взнос наличности, в котором указывают дату операции, кто сдает средства и через кого, банк и название получателя, сумму, номер собственного счета. Первая часть бланка остается в банке, вторая - передается кассиру, третья - возвращается предприятию с выпиской банка после зачисления средств на текущий счет.
Примером может послужить объявление на взнос наличности на расчетный счет НПК “Агротон ” от полученной выручки от реализации сельхозпродукции (приложение 5).
Поступление и выбытие денежных средств необходимо учитывать в кассовой книге, записи в которую кассир делает сразу после получения или выдачи средств по каждому ордеру или документу, который его заменяет. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копирку. Первый экземпляр остается в кассовой книге, а второй - должен быть отрывной и являться отчетом кассира.
Контроль за поддержанием кассовой дисциплины можно разделить на внутренний и внешний.
Внутренний контроль осуществляется специальной инвентаризационной комиссией, назначенной приказом руководителя. Ревизия кассы в первую очередь предусматривает инвентаризацию наличия денежных средств и других ценностей, которые есть в кассе предприятия. Инвентаризация проводится при обязательном участии кассира.
Перед инвентаризацией кассир обязан составить отчет с документами за текущий день и дать расписку, где указано, что деньги, которые поступили в кассу, оприходованы и соответственно отображены как в приходных, так и в расходных кассовых ордерах, а все наличные документы предоставлены инвентаризационной комиссии. Данный отчет подается в бухгалтерию.
Дальнейшей процедурой является перерасчет наличности. Его сначала проводит кассир, а потом член инвентаризационной комиссии. Во время ревизии в кассе могут находиться ведомости на зарплату, выплата по которым не окончена (3 дня). В таком случае проверяющий пересчитывает фактически выплаченные суммы и в акте ревизии их отмечают отдельной строкой. Отдельной строкой в акте указывается также количество и сумма наличных в кассе денежных документов, к которым относятся почтовые марки, марки государственной таможни, ценные бумаги по их номинальной стоимости.
Определенная в процессе инвентаризации сумма денежных средств и денежных документов отображается в специальном документе формы №-инв. -15 «Акт инвентаризации денежных средств». Он складывается в трех экземплярах (1-й – остается на предприятии, 2-й – у проверяющей организации, 3-й – у соответствующей налоговой службы). В этой форме указывается результат инвентаризации: недостача (списывается на материально ответственную особу) или излишек (который зачисляется в доход предприятия). На каждый случай отклонения кассир обязан дать о его причинах пояснение.
Проверки кассовой дисциплины осуществляются также внешними контролирующими органами. К этим органам принадлежит: Государственная налоговая администрация Украины, Государственная контрольно-ревизионная служба Украины, Министерство внутренних дел и финансовые органы.
В случае отсутствия кассира по уважительной причине, назначается специальная комиссия в составе руководителя, главного бухгалтера, ревизора и представителя общественности.
Для контроля за правдоподобностью операций с наличностью контролирующие органы могут применять соответствующие встречные документальные проверки, которые осуществляются непосредственно на предприятиях-покупателях и поставщиках, путем привлечения соответствующих первичных документов и взаимной сверки кассовых документов.
Ниже приведены размеры штрафных санкций за нарушение кассовой дисциплины.
Санкции за нарушение кассовой дисциплины
| № п/п | Вид нарушения | Размер финансовой штрафной санкции |
| 1 | Превышение установленных лимитов остатков наличных денег в кассе | 2-кратная сумма превышения лимита |
| 2 | Неоприходование (неполное оприходование) наличных денег в кассе | 5-кратный размер неоприходованной суммы |
| 3 | Расходование наличности из выручки, полученной от реализации продукции (работ, услуг) и других кассовых поступлений на выплату заработной платы, материального поощрения, пособий всех видов, компенсации при наличии налоговой задолженности | В размере осуществленных выплат |
| 4 | Превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности. За выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности по ранее выданным денежным средствам | 25% выданных под отчет сумм |
| 5 | Проведение наличных расчетов без представления получателем денежных средств платежного документа, подтверждающего уплату покупателем наличных средств | В размере уплаченных денежных средств |
| 6 | Использование полученных в учреждении банка наличных средств не по целевому назначению | В размере израсходованной наличности |
Синтетический учет по счету 30 ”Касса” ведется в журнале-ордере №1 и ведомости 1 (приложение 6). С лицевой стороны в журнале-ордере отражают кредит счета 30, а с обратной - дебетовые обороты по кассе.