Если фирма не сможет представить эти документы (или их часть), руководителю придется писать объяснение. Этот факт будет отражен в акте проверки.
Инспектор вправе проверять лишь те машины, которые установлены в торговых точках, указанных в поручении на проверку. В этом же документе устанавливается и продолжительность периода, за который проводится проверка.
Проверять операции за тот период, который не указан в поручении, проверяющие не могут (п. 4.5 Рекомендаций). Вместе с тем разработчики Рекомендаций советуют снимать фискальные отчеты не только за проверяемый период, но и за три последних года, предшествующих проверке (п. 5.1.3 Рекомендаций). Такие советы, мягко говоря, нельзя признать правомерными. Для подобной проверки руководитель налоговой инспекции должен выписать новое поручение.
Если при проверке будет установлено расхождение сумм кассовой выручки и сумм, указанных в фискальных отчетах, инспектор отразит это в акте. Причем если проводится внезапная проверка, то используется акт по форме № КМ-9 (утвержденный Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).
Если обнаружится, что наличных денег в кассе больше, чем по показаниям счетчиков, кассир (продавец) или руководитель фирмы должны будут письменно объяснить этот факт и указать причину, по которой образовался излишек. Обнаружив "лишние" деньги, проверяющий должен передать их на ответственное хранение либо руководителю (предпринимателю), либо другому материально ответственному лицу фирмы. Сумма излишка через ККМ не пробивается. Однако ее нужно оприходовать. В бухгалтерском учете для этого делается запись:
Дебет 50 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"
- оприходованы излишки наличных денег в кассе.
Одновременно сумму излишка нужно отразить в журнале кассира-операциониста и в кассовой книге.
Сам по себе излишек, образовавшийся в кассе, ненаказуем. Но если эти деньги не будут оприходованы, то виновные будут привлечены к административной ответственности по статье 151 КоАП РФ за нарушение порядка ведения кассовых операций. Сумма штрафа может составить от 4000 до 5000 руб. для руководителя и от 40 000 до 50 000 руб. для фирмы.
Обнаруженную недостачу инспектор также укажет в акте. Чтобы отразить ее в учете, надо сделать проводку:
Дебет 94 Кредит 50
- учтена недостача денежных средств.
Если виновник недостачи обнаружен, бухгалтер должен сделать запись:
Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94
- списана сумма недостачи за счет виновного лица.
Выявленные в ходе внезапной проверки нарушения по учету наличных денег могут стать основанием для проведения плановой или тематической проверки.
Плановую или тематическую проверку сотрудники налоговой инспекции также проводят на основании поручения своего руководителя.
При проведении таких проверок, в частности, контролируется:
- применение ККМ при приеме наличных денег от населения;
- соблюдение установленных лимитов кассового остатка;
- правильность ведения учетных кассовых документов.
Если при проверке будет выявлено превышение установленных лимитов кассового остатка, проверяющие должны известить об этом банк, обслуживающий вашу фирму. Аналогично они поступят и при обнаружении других нарушений Порядка ведения кассовых операций. Как мы уже отмечали, исполнение этого Порядка, а также соблюдение предельных размеров наличных расчетов между фирмами контролируют банки. И только по их заключениям налоговые инспекции могут привлечь фирму к административной ответственности.
При плановой (тематической) проверке также контролируется соблюдение правил эксплуатации ККМ и порядок сдачи денег инкассаторам. Кроме того, в обязанности проверяющих входит контроль межремонтного обслуживания кассовых аппаратов и их подготовки к следующему рабочему дню.
Все выявленные нарушения (включая даже те, которые не влияют на учет наличных денег) инспектор отразит в акте проверки. Полный перечень таких нарушений приведен в пункте 5.3.2 Рекомендаций. Вот некоторые из них, касающиеся ведения журнала кассира-операциониста:
- пропуски записей;
- отсутствие записей о возвратах денег;
- отсутствие показаний суммирующих счетчиков;
- несоответствие записей в журнале записям в кассовой книге.
Нарушением правил ведения кассовой книги также считается суммарное отражение выручки, поступившей за день от нескольких торговых точек (итоговая запись, подтвержденная одним приходно-кассовым ордером).
Нарушения могут обнаружить и при оформлении актов о возврате денег покупателям (форма № КМ-3). Например, деньги по акту могут быть проведены через одну ККМ, а чек, приложенный к акту, может быть пробит на другой машине.
Неправильное оформление возврата денег покупателям встречается чаще всего. Порядок действия кассира в такой ситуации прописан в пунктах 4.2-4.3 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 № 104.
Согласно этим правилам, из операционной кассы деньги по чеку, возвращенному покупателем, могут быть выданы только в день покупки. Причем кассир вправе вернуть деньги только по чеку, подписанному директором (заведующим) или его заместителем.
Затем составляется акт по форме № КМ-3. В нем указываются наименование отдела, который пробил чек, номер чека и возвращенная сумма. В акте делается ссылка на руководителя (заместителя руководителя), разрешившего вернуть деньги. Приложенный к акту чек нужно погасить (например, поставить штамп "оплачено"), наклеить на лист бумаги и сдать в бухгалтерию. После этого суммы, выплаченные по возвращенным чекам, надо зафиксировать в журнале кассира-операциониста. На эти суммы бухгалтер должен уменьшить выручку.
Фирма "Весна" получила 25 сентября наличную денежную выручку в сумме 10 584 руб. (в т. ч. налог с продаж - 502 руб., НДС - 1680 руб.).
В тот же день покупатель вернул товар, купленный им за 756 руб. (в т. ч. - налог с продаж - 36 руб., НДС - 120 руб.). Эта сумма была возвращена через операционную кассу. В акте по форме № КМ-3 комиссия записала, что величина дневной выручки уменьшена на 756 руб.
Оприходовав возвращенный товар, бухгалтер должен уменьшить начисленный НДС и налог с продаж. Таким образом, сумма выручки за 25 сентября составит 9828 руб. (10 584 - 756), сумма начисленного НДС -1560 руб. (1680 - 120), сумма налога с продаж -466 руб.
(502 - 36).
Если возврат денег документально не подтвержден (нет чека ККМ, не составлен акт и т. п.), то выручку уменьшать нельзя.
По всем нарушениям, отраженным в акте проверки, должны быть сделаны выводы и даны предложения о привлечении фирмы или ее должностных лиц к ответственности. Если в акте отсутствуют ссылки на нарушенные статьи и нормы законов или Типовых правил, то выводы проверяющих можно оспорить, указав на некачественное оформление материалов проверки.
Акт проверки составляется в двух экземплярах по форме, приведенной в приложении 5 к Рекомендациям. Первый экземпляр акта передается в налоговую инспекцию и хранится в отделе оперативного контроля. Копии этих актов могут использоваться при проведении выездных проверок. Второй экземпляр акта вручается руководителю фирмы или индивидуальному предпринимателю.
2.10. Проверки при снятии ККМ с регистрации
Если фирма прекращает пользоваться ККМ, налоговые органы снимают машину с учета. Чаще всего это происходит, когда истекает срок эксплуатации устаревшей модели, меняется собственник машины или ККМ изношена настолько, что ремонтировать ее невыгодно.
Основанием для списания машины является акт налоговой инспекции. Перед составлением акта инспекторы ИМНС должны снять показания счетчиков за весь период регистрации и проверить ряд документов. Их перечень приведен в пункте 5.4 Рекомендаций. В частности, проверяются журналы кассира-операциониста, технический паспорт и карточка регистрации ККМ. Кроме того, инспектор обязательно проверит итоговые показатели суммирующих счетчиков и фискальный отчет за период регистрации.
При проверке опять-таки будут сверять выручку, зафиксированную в фискальной памяти машины, с записями в журнале кассира-операциониста. Стоит отметить, что при снятии ККМ с учета налоговые органы не должны проверять кассовую книгу, чеки и другие документы, которые проверяются в ходе плановых проверок.
Результаты проверки каждой машины указывают в акте. В нем обязательно должно быть отражено, установлены или нет расхождения между суммами наличных денег, указанными в журнале, и данными фискальных отчетов. Эти расхождения показываются как по отдельным дням, так и в целом за проверяемый период.
После проверки проверявший инспектор должен поставить в журнале кассира-операциониста подпись, дату проведения проверки и печать налоговой инспекции.
Список используемой литературы
1. «Методические рекомендации по осуществлению налоговыми органами контроля за соблюдением порядка ведения операций с денежной наличностью, получаемой с применением контрольно-кассовых машин и бланков строгой отчетности, при реализации товаров и оказании услуг населению»
2. Письмо Управления Министерства по налогам и сборам по г. Москве от 28.08.2002 №29-08/1/39567
3. Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях Закон РФ от 30.12.2001 №195-ФЗ
4. Закон РФ от 18.06.1993 №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».
5. Письмо Минфина РФ от 30.08.1993 №104 «Типовые правила эксплуатации ККМ»
6. Указ Президента РФ от 23.05.1994 №1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».
7. Закон РФ от 29.12.1995 №222-ФЗ «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства»
8. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.03.1993 №40.