Сьогодні на великих підприємствах широко застосовується журнально-ордерна форма обліку. Вона ґрунтується на застосуванні журналів-ордерів, де збираються і систематизуються дані первинних документів, необхідні для синтетичного і аналітичного обліку. Для кожного рахунку у відповідному журналі-ордері зазначаються суми всіх господарський операцій, що проходять по кредиту цього рахунку, а також номери рахунків, дебет яких змінюється в результаті цієї операції. Всі господарські операції записуються в хронологічному порядку на підставі первинних документів. Однак при великій кількості документів, які відображають однорідні операції, ведуться накопичувальні (допоміжні) відомості, а в кінці місяця їх підсумкові дані переносять до журналів-ордерів. В кожному журналі-ордері відображаються господарські операції по одному або по декількох взаємопов'язаних синтетичних рахунках. Підсумки журналів-ордерів переносяться в Головну книгу, в якій виводяться кінцеві залишки по всіх рахунках, необхідні при складанні нового балансу за звітний період.
Аналітичний облік ведеться за допомогою книг аналітичного обліку або карток.
Відповідно до статті 11 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та статті 5 Закону України "Про державну підтримку малого підприємництва суб'єкти малого бізнесу можуть застосовувати спрощену форму бухгалтерського обліку, порядок ведення якої встановлено Вказівками про склад та порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 31 травня 1996 року N 112
Спрощена форма бухгалтерського обліку може застосовуватися за:
простою формою (без використання регістрів обліку майна малого підприємства);
формою бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку майна малого підприємства.
Малі підприємства, які здійснюють за місяць не більше 100 господарських операцій, не мають виробництва продукції і робіт, пов'язаних з великими матеріальними затратами, застосовують просту форму бухгалтерського обліку.
Якщо суб'єкти малого бізнесу обрали просту форму бухгалтерського обліку, то, за наявності у них основних засобів, матеріальних цінностей, готової продукції і товарів, рекомендується для ведення аналітичного обліку такого майна використовувати (вести)
При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведеться в одному бухгалтерському регістрі - Книзі обліку господарських операцій за формою N К-1. Поряд з Книгою обліку господарських операцій для обліку розрахунків по оплаті праці з працівниками та бюджетом по прибутковому податку, мале підприємство веде Відомість обліку заробітної плати за формою N В-8
Малі підприємства, на балансі яких обліковуються власні основні засоби, виробничі запаси, товари і готова продукція та які здійснюють за місяць понад 100 господарських операцій, ведуть бухгалтерський облік з використанням таких облікових регістрів:
Відомості підписуються особами, що проводили записи. Зміна оборотів у поточному місяці по операціях, які відносяться до минулих періодів, відображається у регістрах звітного місяця додатковим записом (зменшення оборотів – способом сторно).
Звичайно, що всі положення облікової політики повинні розроблятися і прийматися у відповідності з вимогами діючого законодавства.
П(С)БО 1 встановлено, що підприємство повинно висвітлювати вибрану облікову політику шляхом описання принципів оцінки статей звітності та методів обліку відносно окремих статей звітності та розкривати облікову політику у примітках до фінансових звітів.
Рекомендації щодо встановлення облікової політики підприємств викладено у Листі Мінфіну №31-34000, в якому, зокрема, зазначено, що. прийнята облікова політика підприємства повинна бути оформлена розпорядчим документом, який розробляється виконавчим органом управління підприємством та погоджується з власником чи затверджується ним. Таким розпорядчим документом може бути наказ, розпорядження, положення тощо.
Обов'язкового щорічного прийняття такого документу не встановлюється, так як до облікової політики застосовується принцип послідовності, тобто незмінність її на протязі діяльності підприємства. При необхідності розпорядчий документ доповнюється необхідними положенням чи до нього вносяться зміни, щоб підтримувати його актуальність.
Можна виділити основні правила, яких має дотримуватись підприємство при її формуванні.
1. Облікова політика - це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності (ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99р. N 996-XIV і П(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»).
Згідно з принципом послідовності підприємства мають постійно (із року в рік) застосовувати обрану облікову політику. Аналогічну за змістом норму закріплено і в п. 11 П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», згідно з якою облікова політика застосовується до подій та операцій з моменту них виникнення.
Облікова політика підприємств державного, комунального секторів економіки визначається у приписувальному документі, що приймається підприємством та погоджується з органом, до сфери управління якого воно належить, або уповноваженим органом згідно із засновницькими документами (див. Положення про порядок бухгалтерського обліку окремих активів та операцій підприємств державного, комунального секторів економіки та господарських організацій, які володіють та/або користуються об'єктами державної, комунальної власності, затверджене наказом МФУ від 19.12.2006 р. N 1213).
2. Облікова політика може змінюватися лише тоді, коли:
- змінюються статутні вимоги;
- змінюються вимоги органу, що затверджує П(С)БО;
- якщо зміни забезпечать достовірне відображення подій чи операцій у фінансовій звітності підприємства (п. 9 П(С)БО 6).
3. Форму документа, що регламентує облікову політику підприємства, нормативно не встановлено, тому, як правило, таким документом є наказ, складений та затверджений відповідно до загальноприйнятих вимог діловодства.
4. Зважаючи на обставини, перелічені вище (пп. 1 і 2), стає зрозуміло, що наказ про облікову політику не потрібно перевидавати щороку. Можна видати безстроковий наказ і, за потреби, уносити до нього зміни і доповнення.
Разом із тим ніде не заборонено видавати наказ про облікову політику щороку - на підтвердження її незмінності. Яким шляхом піти - вирішувати адміністрації підприємства.
5. В обліковій політиці не слід відображати заходи щодо організації бухгалтерського обліку, а саме: правила організації документообігу на підприємстві, застосування чи незастосування рахунків класу 8 «Витрати за елементами», запровадження додаткових субрахунків, порядок проведення інвентаризації активів підприємства тощо. Усе це, як правило, оформляють окремим документом - наказом щодо організації бухгалтерського обліку на підприємстві з дотриманням установлених норм чинного законодавства.
6. В обліковій політиці підприємства відображають методи, принципи та процедури обліку, право вибору яких запропоновано нормами бухстандартів. Якщо методи оцінки, механізми розрахунків чітко прописано в П(С)БО (права вибору немає), то й відображати їх в обліковій політиці немає потреби. Так, у наказі про облікову політику немає сенсу зазначати, що запаси в обліку відображаються за первісною вартістю. Ця імперативна норма встановлена п. 8 П(С)БО 9 «Запаси» і в будь-якому випадку має дотримуватися підприємством. Водночас П(С)БО 9 дає право вибрати метод оцінки вибуття запасів. Саме цей вибір і потрібно зробити в наказі про облікову політику.
Кожне підприємство вибирає елементи облікової політики виходячи з особливостей своєї діяльності. Так, торговельному підприємству немає сенсу визначати в наказі про облікову політику методи оцінки ступеня завершеності робіт за будівельним контрактом.
На нашу думку, в розпорядчому документі про облікову політику перед безпосереднім висвітленням облікової політики підприємства повинні бути зазначені основні положення з організації бухгалтерського обліку, а саме:
- обрана форма організації обліку;
- обрана форма бухгалтерського обліку та технологія обробки облікової інформації;
- права працівників на підпис документів (список працівників наводиться у додатку до розпорядчого документу);
- затвердження правил документообігу і технології обробки облікової інформації, відповідальність працівників за порушення даних правил (правила наводяться у додатку до розпорядчого документу, витяги з правил та графіки надаються безпосередньо виконавцям);
- система і форми внутрішньогосподарського обліку, затвердження розроблених власних форм внутрішніх та первинних документів (затверджені форми наводяться у додатку до розпорядчого документу);
- наявність філій, представництв, відокремлених підрозділів, (затверджені Положення, на основі яких діють такі підрозділи);