Перечень и сроки хранения типовых документов утверждены в централизованном порядке. Согласно этому перечню годовые бухгалтерские отчеты, балансы и объяснительные записки к ним хранятся постоянно, квартальные отчеты и балансы – 5 лет, переписка об утверждении отчетов и балансов – 5 лет. Лицевые счета рабочих и служащих хранятся до достижения ими 75 лет, расчетно – платежные ведомости – 5 лет (в случае, если они заменяют лицевые счета рабочих и служащих, - до 75 лет). Срок хранения 5 лет установлен для большинства видов бухгалтерских документов и регистров: главных книг, журналов – ордеров, разработочных таблиц, вспомогательных и контрольных книг, журналов, карточек, кассовых книг, оборотных ведомостей, документов о проведении инвентаризаций, ревизий, актов проверок кассы, первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, документы по учету труда, товарно – материальных ценностей и т.д.). Срок хранения 5 лет установлен для актов о проведении документных ревизий финансово – хозяйственной деятельности, переписки о паспортизации зданий и сооружений, договоров о материальной ответственности (после увольнения соответствующих лиц). Некоторые документы хранятся до тех пор, пока минует надобность в них (но не менее 5 лет): исполнительные листы, поручения – обязательства за товары, полученные в кредит, и переписка по ним, документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям, образцы подписей материально ответственных лиц [10, ст. 22 –21].
3. Учет финансовых вложений в организации
3.1 Задачи учета финансовых вложений
Бухгалтерский учет финансовых вложений должен обеспечить выполнение следующих задач:
- правильное оформление документов и своевременное отражение в учете операций по приобретению финансовых вложений и их выбытию;
- своевременное проведение переоценки финансовых вложений;
- правильное отражение формирования первоначальной стоимости финансовых вложений при их приобретении и выбытии;
- контроль сохранности финансовых вложений, принятых к бухгалтерскому учету;
- правильность начисления доходов по операциям с финансовыми вложениями;
- контроль за созданием и использованием резервов под обесценение финансовых вложений;
- правильное исчисление налогов, связанных с проведением операций с финансовыми вложениями;
- проведение инвентаризации финансовых вложений с целью выявления излишков и недостач;
- формирование полной и достоверной информации в бухгалтерской отчетности по наличию и движению финансовых вложений.
Учет финансовых вложений осуществляется на активном счете 58 «Финансовые вложения», к которому могут быть открыты следующие субсчета:
58-1 «Паи и акции»;
58-2 «Долговые ценные бумаги»;
58-3 «Предоставленные займы»;
58-4 «Вклады по договору простого товарищества» и др.
3.2Оценка финансовых вложений
В статьях бухгалтерской отчетности определение и использование в статьях бухгалтерской отчетности стоимостной или иной количественной меры финансовых вложений. К финансовым вложениям относятся инвестиции организации в государственные ценные бумаги, облигации и иные ценные бумаги других организаций в уставные (складочные) капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы. Финансовые вложения принимаются к учету в сумме фактических затрат для инвестора. По долговым ценным бумагам разрешается разницу между суммой фактических затрат на приобретение и номинальной стоимостью в течение срока их обращения равномерно по мере начисления причитающегося по ним дохода относить на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации либо уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.
Организации, действующие в качестве профессиональных участников рынка ценных бумаг, могут производить переоценку вложений в ценные бумаги, приобретаемые с целью получения дохода от их реализации, по мере изменения котировки на фондовой бирже. Объекты финансовых вложений (кроме займов), не оплаченные полностью, показываются в активе бухгалтерского баланса в полной сумме фактических затрат их приобретения по договору с отнесением непогашенной суммы по статье кредиторов в пассиве бухгалтерского баланса в случаях когда к инвестору перешли права на объект.
В остальных случаях суммы, внесенные в счет подлежащих приобретению объектов финансовых вложений, показываются в активе бухгалтерского баланса по статье дебиторов. Вложения организации в акции других организаций, котирующиеся на фондовой бирже, котировка которых регулярно публикуется, при составлении бухгалтерского баланса отражаются на конец отчетного года по рыночной стоимости, если последняя ниже стоимости, принятой к бухгалтерскому учету. На указанную разность производится образование в конце отчетного года резерва под обесценение вложений в ценные бумаги за счет финансовых результатов у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
Вклады в уставные капиталы других организаций, котирующихся на фондовой бирже, котировка которых регулярно публикуется, при составлении бухгалтерского баланса отражаются на конец отчетного года по рыночной стоимости, если последняя ниже стоимости, принятой к бухгалтерскому учету. На указанную разность производится образование в конце отчетного года резерва под обесценивание вложений в ценные бумаги за счет финансовых результатов организации.
Резерв создается по каждому виду ценных бумаг в отдельности на разницу между учетной и рыночной стоимостью при условии, что рыночная стоимость ценных бумаг оказывается ниже их учетной стоимости.
Образование резерва отражается по дебету счета 91 «Прочие расходы и доходы» и кредиту счета 59 «Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги». Сумма резерва используется для формирование балансовой стоимости финансовых вложений, которая выступает как разница между учетной стоимостью и созданным резервом.
Если по итогам года рыночная я стоимость ценных бумаг под которые был создан резерв, повысилась, то на сумму повышения происходит корректировка созданного резерва. При этом дебетуют счет 59 «Резервы под обеспечение вложений в ценные бумаги» и кредитуют счет 91 «Прочие доходы и расходы». Аналогична запись делается при списании с баланса ценных бумаг.Если резерв под обесценение вложений в ценные бумаги до конца года, следующего после года создания будет в какой - то мере не использован, эта сумма будет присоединена к финансовым результатам организации.
Вклады в уставные капиталы других организаций учитывают на счете 58 «Финансовые вложений», субсчет 1 «Паи и акции».
Вклады могут быть внесены в виде денежных средств или в виде имущества, оцененного по договоренности сторон на основе реальных рыночных цен.
Денежные вклады списываются с кредита счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета» в дебет счета 58. При передаче имущества дебетуют счет 58 и кредитуют счета 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция».
Со счетов 01 и 04 имущество списывается по остаточной стоимости. Одновременно сумму амортизации по переданным основным средствам и нематериальным активам списывают в дебет счетов 02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов» с кредита счетов 01 и 04. Со счетов 10, 20, 23, 29, 41, 43 имущество списывают по учетным ценам.
Разница между оценкой вклада, отраженной по счету 58 и стоимостью переданного имущества отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве операционного дохода или операционного дохода.
При начислении доходов на вклады в уставные капиталы других организаций следует иметь в виду, что доходы от долевого участия в других организациях, дивидендов и процентов по акциям и облигациям, выпущенным на территории России, за исключением доходов по государственным облигациям, облагаются налогом в размере 15% дохода (для банков – 18%). Налог удерживается у источника выплаты дохода и зачисляется в федеральный бюджет. В связи с этим объявленные суммы дохода, дивидендов, процентов при начислении следует уменьшить на 15%. Начисление доходов отражается по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
При поступлении доходов дебетуют счета 51 или 52, и кредитуется счет 76.
3.4 Учет финансовых вложений в ценные бумаги.
Акция – это ценная бумага, подтверждающая внесение ее владельцем средств в уставный капитал акционерного общества, дающая право на получение дохода от его деятельности, распределение остатков имущества при ликвидации общества и, как правило, на участие в управлении этим обществом. Акции являются частными ценными бумагами, выпускаются только негосударственными организациями на длительный период и не имеют установленных сроков обращения.
Акции бывают именными и на предъявителя; обыкновенными и привилегированными.
Именные акции содержат имя собственника. Их движение отражают в книге регистраций акций с указанием в ней данных о каждой именной акции, времени ее приобретения и о количестве акций у отдельных акционеров.
По акциям на предъявителя в книге записывают только общее их количество.
Обыкновенные акции не дают владельцу преимущественных прав на получение дивидендов, но дают право голоса в акционерном обществе.