Документы для учета расчетов с персоналом по оплате труда:
- расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная ведомость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53), предназначенные для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.
Крупным организациям для расчета (начисления) заработной платы рекомендуется использовать расчетную ведомость (форма № Т-51), а для учета выплат заработной платы - платежную ведомость (форма № Т-53). Одновременно сведения о начислениях и выплате заработной платы работникам отражаются в их лицевых счетах (форма № Т-54 или Т-54а). Средним и малым организациям рекомендуется использовать расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49), которая выполняет функции и расчетного, и платежного документа.
Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов:
- табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12) или табеля учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- личной карточки работника (форма № Т-2);
- закрытых нарядов на работу, актов приемки работ, маршрутных листов, сменных рапортов о выработке, листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.
В ведомости проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда и другие выплаты, производится расчет всех удержаний и определяется сумма, подлежащая к выплате.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. В конце указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. По истечении срока выплаты против фамилий работников, которые не получили заработную плату, в соответствующих графах ведомости делается отметка «Депонировано». На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.
Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а), который ведется работником бухгалтерии.
С работниками, не входящими в штат организации, но привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может выполнить своими силами, трудовые взаимоотношения, как правило, оформляются договорами гражданско-правового характера (подряда, поручения, аренды и др.). Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку организации, выполняют работу в любое удобное для себя время, их отношения с организацией регулируются ГК РФ. Первичные документы по заработной плате передаются в бухгалтерию хозяйства в установленные сроки. По мере поступления первичных документов работники бухгалтерии проверяют правильность оформления документов. Если при проверке бухгалтер установил, что заполнение документа не соответствует предъявленным требованиям, документ возвращается обратно для внесения соответствующих поправок и изменений.
Первичным документом по учету численности рабочих и служащих в хозяйстве являются приказы о приеме на работу, увольнении и переводе на другую работу. В хозяйстве на всех рабочих и служащих принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заполняется личная карточка. Личная карточка заполняется на основании паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома. Записи в личной карточке должны соответствовать записям в трудовой книжке.
Для учета затрат труда, выполненных работ и начисления заработной платы в СПК «Колхоз Рассвет» используется несколько форм первичных документов. Для контроля за трудовой дисциплиной и с целью анализа степени использования рабочего времени применяется табельный учет. Данные табельного учета служат также основанием для начисления заработной платы работникам с повременной оплатой труда. Табельный учет ведут в табеле учета рабочего времени форма № 140-АПК по месту работы, заведующие соответствующим подразделением хозяйства. В табель записывается весь личный состав подразделения в установленной последовательности с указанием табельных номеров (лицевых счетов) присвоенных работникам. В табеле ежедневно отмечают выход на работу, количество отработанных часов. В конце месяца в табеле подводят итоги об отработанном времени, после этого его сдают в бухгалтерию.
В растениеводстве для учета затраченного труда, объема выполненных работ, начисления заработка используются различные формы учетных листов. В СПК «Колхоз Рассвет» для учета полевых и стационарных работ, выполненных тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами, применяют учетный лист тракториста-машиниста, который заполняют на каждого тракториста-машиниста отдельно. При открытии учетного листа указывают год, месяц, наименование хозяйства, номер бригады, а также фамилию тракториста-машиниста, его табельный номер, марку трактора и его инвентарный номер. Учет ведется по мере выполнения работ по видам с указанием, под какие культуры они выполнялись. На каждый вид работ и культуры отводится одна строка, на которой последовательно по датам записывают: агротехнические условия выполнения работ, бригаду - заказчика, единицу измерения, количество отработанных часов, норму выработки, расценку, фактический объем выполнения работы в натуре, перевод работы в условные эталонные гектары, расход горючего фактически и по норме за единицу работы. В разделе о движении горючего отражают остаток горючего на дату выдачи и дату сдачи учетного листа и количество выданного горючего. Учетный лист тракториста-машиниста ведет бригадир, подписывает тракторист и утверждает агроном. По данным, отраженным в учетном листе, производится начисление оплаты труда трактористу-машинисту. Путевой лист трактора используют для работы тракторов на транспортных работах. В этом документе отражают количество отработанных часов и дней, пробег всего и в том числе с грузом, количество перевезенных грузов, сделанных тонно-километров, отработанных машино - дней, выполненных условных эталонных гектаров работ, расход горючего по норме и фактически, сумы начисленной оплаты труда по ее видам.
Для учета ручных работ используют учетный лист труда и выполненных работ формы 66 и формы 66а. Форма 66а предназначена для учета труда и работ, выполненных бригадой, а форма 66 используется для учета затрат труда и работ, выполненных отдельным членом бригады. По мере выполнения работ ежедневно в заголовках отдельных граф этой формы указывают числа месяца, наименование культуры и виды выполненных работ, единицу измерения, расценку, нормы выработки. При приемке работ против каждого работающего отмечают количество отработанных часов и объем фактически выполненных работ. Если в течение одного дня звено было занято несколькими видами работ, то для каждой их них предназначается отдельная графа в учетном листе. Для определения сумм оплаты труда расчеты производятся по каждой строке учетного листа.
В животноводстве заработную плату начисляют в зависимости от количества и качества получаемой продукции и некоторых других показателей. Поэтому для учета
выработки и подсчета заработка используют данные первичных документов по учету движения животных.
Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства форма 69 применяется для начисления заработной платы работникам животноводства с учетом отработанного времени и объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки. В этом расчете записывается фамилия, имя и отчество основных и подменных работников, количество отработанных дней, расценки и объем выполненных работ. Расчет составляет заведующий фермой и бригадир. В конце месяца подписывается зоотехник, затем документы поступают в бухгалтерию для составления расчетно-платежных ведомостей.
В ТНВ «Заря – Игнатенков и Компания» для учета выполненных работ, затрат труда и начисления заработной платы широко используют наряды на сдельную работу. Наряд на сдельную работу формы 70 применяют с целью учета объема выполненных работ, затраченного времени и начисления заработной платы членам бригады в растениеводстве. Наряд выписывается сроком на месяц. В течение месяца в нем отмечают выполненные работы и на оборотной стороне наряда ведут табель, в котором учитывают время, отработанное каждым членом бригады. В наряде указывается объем выполненных работ за день и расценка на каждый вид работы. По окончании месяца рассчитывают общую сумму оплаты труда.)
Путевой лист грузового автомобиля является первичным документом по учету работы грузового автотранспорта и основанием для начисления оплаты труда шоферам. В ТНВ «Заря – Игнатенков и Компания» используют путевой лист грузового автомобиля формы 4с. Путевой лист выписывается на один день (при дальних рейсах на один рейс), но иногда и на несколько дней (будут указаны числа месяца). В нем приводят данные о количестве перевезенного груза, расстоянии, расходе горючего и другие показатели, необходимые для учета и анализа работы грузовых автомобилей.
При начислении заработной платы шоферам грузового автотранспорта используется накопительная ведомость. Эта ведомость служит для обобщения данных путевых листов по каждому водителю автомобиля. Водителю начисляют процентную надбавку за классность.
Путевой лист легкового автомобиля формы 3 предназначен для первичного учета работы легкового автотранспорта и начислении оплаты труда шоферам. Путевой лист выдается в хозяйстве на несколько дней.
На основании перечисленных документов бухгалтер начисляет заработную плату рабочим и служащим. При начислении заработной платы бухгалтер руководствуется положением об оплате труда и премировании, нормами выработки, расценками, тарифными ставками, установленными должностными окладами.