На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения (п. 4 Положения по применению ККМ).
Согласно п. 6 Положения по применению ККМ чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.
Для продавцов, пользователей контрольно-кассовой техники первичными документами являются фискальные отчеты. Существует два основных отчета."Х-отчет; Z-отчет. (Приложение АЕ)
Х-отчет представляет собой ведомость показаний и позволяет контролировать текущее состояние кассы по каждому отделу (секции) или кассиру.Z-отчет — вывод контрольной ленты (отчет о закрытии смены). Показатели Z-отчета на начало и конец рабочего дня ежедневно записываются в журнал кассира-операциониста (Приложение АМ).
Кроме того, с помощью ККТ можно выводить краткий и полный фискальные отчеты, а также фискальные отчеты по датам и номерам смен и т.п. В различных ситуациях заполняются следующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 таблица 11
Таблица 11
Первичные документы, оформляемые при работе с ККТ на
ООО ПКФ «Славита и К»
| Наименование | Унифицированная форма | Назначение | |
| 1 | Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрация контрольных счетчиков ККМ (приложение АЖ) | КМ-1 | Применяется при вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой Мишины и при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков |
| 2 | Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (Приложение АК) | КМ-2 | Применяется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра техничнского обслуживания контрольно-кассовых машин или при передачн для работы в другую органгизацию. |
| 3 | Акт о возврате денежных сумм покупателям 9клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (Приложение АЛ) | КМ-3 | Применяется для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. В том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. |
| Наименование | Унифицированная форма | Назначение | |
| 4 | Журнал кассира-операциониста (Приложение АМ) | КМ-4 | Применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег(выручки) по контрольно-кассовой машине. А также является контрольно-регистрирующим документом показаний счетчиков |
| 5 | Справка-отчет кассира операциониста (Приложение АВ) | КМ-6 | Применяется для составления отчета кассира о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручеке за рабочий день (смену). |
| 6 | Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации | КМ-7 | Применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольных машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату |
| 7 | Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (Приложение АП) | КМ-8 | Применяется при невозможности устранения неисправностей силами кассира , для проведения специалистом центра техничнского обслуживания плановых технических осмотров. Включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины |
| 8 | Акт о проверке наличных денежных средств кассы (Приложение АР) | КМ-9 | Применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе. |
Согласно п. 11 Положения по применению ККМ на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой контрольно-кассовой машине ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.
Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет руководитель организации.
Общий порядок возврата денежных средств по неиспользованным кассовым чекам изложен в пунктах 4.2 и 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Более подробно порядок оформления возврата денежных средств был разъяснен в письме Управления МНС России по г. Москве от 17.03.2000 № 30-08/1/10843 «О порядке оформления организациями возврата товара покупателем».
Если возврат денег покупателю происходит в тот же день, что и покупка товара (до закрытия смены и снятия Z-отчета), то он производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора или его заместителя. При этом на сумму возврата в одном экземпляре оформляется акт о возврате товара по форме №КМ-3.
Данный акт составляется на основании чеков, возвращенных покупателями (клиентами), либо на основании ошибочно пробитых чеков. Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 и сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число). Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в журнал кассира-операциониста, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.
В случае предъявления покупателем кассового чека на несколько наименований товара ООО ПКФ «Славита и К» может выдать покупателю копию чека, заверенную администрацией. Прием товара от покупателя оформляется накладной, составляемой в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, а другой передается покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.
Если возврат денег за товар производится не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятии Z-отчета), то в этом случае ООО ПКФ «Славита и К» следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.
В соответствии с п. 5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей» при возврате потребителем товара ненадлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определения полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведен без предъявления покупателем кассового чека, но только в том случае, если установлен и доказан покупателем факт покупки и ее условия. Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являться другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условий покупки. Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет (л. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).
В этом случае возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении паспорта или документа, его заменяющего. Для возврата денег покупателю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) также с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность.
Согласно ст. 15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридические лица - от 40 000 до 50 000 руб.
Операционный работник банка при приеме денежной наличности от предприятий и организаций руководствуется Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным приказом Банка России от 09.10.2002 № 199-П (далее - Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях). Сдача денежной наличности ООО ПКФ «Славита и К» в приходную кассу банка производится по объявлению на взнос наличными по форме № 0402001 (далее - объявление на взнос наличными) (Приложение АС). Оно представляет собой сводный документ, состоящий из объявления, ордера и квитанции. ООО ПКФ «Славита и К» может вносить наличные деньги только на свой банковский счет (п. 2.1.1 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях).