Таким образом, сформулированные Файолем принципы являются универсальными. Хотя он сам утверждал, что система принципов никогда не может быть завершена, напротив, она всегда остается открытой для дополнений, изменений, преобразований, основанных на новом опыте, его анализе, осмыслении, обобщении. Поэтому число принципов управления неограниченно. Также Файоль отмечал, что применение принципов на практике – «это трудное искусство, требующее вдумчивости, опыта, решительности и чувства меры». Многие из приведенных выше принципов не утратили своей актуальности и в настоящее время, несмотря на изменения в экономике, произошедшие за последние несколько лет.
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНОЙ ДОКТРИНЫ А. ФАЙОЛЯ
2.1. ЭЛЕМЕНТЫ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ
Файоль впервые предложил рассматривать собственно управление как особый вид деятельности и, соответственно, как отдельный объект исследования, чего никто до него не делал. Он выделил пять основных элементов, из которых, по его мнению, складываются функции администрации:
Первый элемент - планирование - один из компонентов процесса управления, в ходе которого формулируются цели, создаются образцы и эталоны, составляющие основу управленческого контура в организации. При этом важно, чтобы не только планировались общие цели, но и обозначались этапы их достижения, обосновывались ресурсные возможности для достижения целей и обеспечения выполнения нормативов. По словам Файоля, предвидеть – означает исчислять будущее и подготавливать его; предвидеть – это уже почти действовать. Предвидение составляет наиболее значительную часть управления. Разработка программы действий, под которой понимается конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход, занимает основное место в планировании. Для разработки программы действий необходимо знание:
- ресурсов предприятия (денежный капитал, недвижимость, оборудование, материалы и сырье, трудовые ресурсы, величина производственной мощности, конъюнктура рынка и т.д.);
- ведущих направлений развития предприятия;
- возможных изменений внешних условий, сроки наступления которых нельзя определить заранее
По мнению Файоля, составление эффективной программы действий требует от руководящего персонала следующих качеств:
- искусство управлять людьми;
- определенного нравственного мужества;
- большой активности;
- достаточной устойчивости;
- известной компетенции в производственной области;
- наличия достаточного опыта в делах.
Планирование основано на соединении целей организации и ее подразделений со средствами для их достижения. Вместе с тем планирование косвенно является инструментом контроля, так как оно не только устанавливает цели, нормативы и эталоны деятельности, но и определяет границы отклонений от норм, нарушение которых обусловливает принятие координирующих решений.
Второй элемент управления - организация, благодаря которому «предприятие получает все необходимое для своего функционирования: сырье, инструмент, капитал и персонал» [21,53]. Файоль обращает внимание на организационную структуру предприятия, и полагает, что форма, которую принимает организация, зависит от количества сотрудников. Количество присущих организации функций напрямую зависит от роста и усложнения организации. То есть, чем больше работников, тем больше нужно закрепить контролирующих функций. К тому же Файоль выделял материальную и социальную организацию. Материальная организация включает в себя обеспечение предприятия необходимым материалом, капиталом, оборудованием. А социальная – обеспечение предприятия людьми. Для осуществления производственного процесса на предприятии социальный организм должен быть способен выполнять все необходимые операции. Этому способствует эффективное управление людьми, включающее в себя такие этапы, как: установление программы действий; определение задач, целей и потребностей предприятия и установление соответствия между ними и материальными и социальными организмами; наблюдение за выполнением программы; осуществление руководства компетентным и энергичным руководителем; правильный подбор административного аппарата; точное определение функций персонала; согласование усилий для выполнения намеченной работы; ясное, отчетливое и точное формулирование решений; поощрение ответственности и инициативы; предупреждения ошибок и недоразумений; всеобщий контроль и борьба с злоупотреблениями в регламентации, с бумажной волокитой [18, 63].
Третьим элементом является распорядительство. Его цель – «получение от работника максимальной отдачи и в интересах всего концерна» [21, 97]. То есть наниматель должен получить от работника наибольшую пользу. Успех в управлении будет достигнут тогда, когда будут сочетаться личные качества и знание общих принципов управления. К тому же руководитель, который выполняет распорядительную функцию, должен в совершенстве знать своих подчиненных, увольнять неспособных работников – бороться с некомпетентностью, знать все условия, которые связывают предприятия и служащих, подавать хороший пример, проводить периодические проверки предприятия, проводить совещания с ведущими работниками организации, чтобы согласовать общие направления и усилия, устанавливать в коллективе такую атмосферу, которая бы порождала единение, активность, преданность, инициативу работников, а также не уделять большого внимания деталям, а концентрировать свое внимание на решении более важных вопросов.
Координирование – четвертый элемент по Файолю. Главной целью данного элемента является достижение соответствия и согласованности между различными частями предприятия путем установления рациональных связей в производстве. По своему содержанию связи могут быть экономическими, техническими, организационными, вязи между различными ступенями управляемого объекта. Кроме того, сюда относят связь между производством с одной стороны, и процессами распределения, обмена и потребления - с другой. Координация используется для того, чтобы облегчить работу организации, а функционирование сделать наиболее успешным [25, 100]. Этот элемент позволяет сбалансировать различную деятельность организации, например, чтобы соблюдалась пропорциональность доходов и расходов, сбыта и производства, закупок оборудования и производственных нужд, запасов товаров и потребления. И для того, чтобы этого достичь Файоль предлагал проводить еженедельное совещание руководителей отделов, на котором необходимо обсуждать проблемы кооперации различных отделов и решать различные вопросы, представляющие общий интерес, примечательно то, что периодом определения текущих приоритетов для проведения подобных совещаний является неделя, не больше.
Последним, пятым элементом, который выделял А. Файоль, является контроль. Контроль - наиболее важная функция управления, конечный итог всей управленческой деятельности. Задача контроля – проверка исполнения в соответствии с принятой программой. Основными моментами осуществления контроля являются следующие: выбор способа контроля, например, руководитель может изначально выбрать жесткие способы контроля выполнения заданий или, наоборот, предоставить подчиненным реализацию функций контроля (через групповое давление и правила соблюдения групповых норм); выбор масштаба контроля или частоты и силы вмешательства руководителя в процесс изготовления продукта; выбор метода положительного или отрицательного стимулирования для достижения наименьшего отклонения от плановых норм. Файоль полагал, что эти нормы контроля наиболее важны и вообще единственно значимы для руководителя (в частности, он считал все остальные работы не свойственными руководителю), однако современный руководитель дополняет ролевые требования другими функциями управления.
На основе выделения основных функций в 1923г. Файоль дал определение понятию «управление».
Управлять – значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать; предвидеть- учитывать грядущее и вырабатывать программу действия; организовывать – строить двойной материальный и социальный организм предприятия; распоряжаться – заставлять персонал надлежаще работать; координировать – связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия; контролировать – заботиться о
том, чтобы все свершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям [18, 65].
Классифицированные Файолем элементы управления предприятием могут быть применены к руководству в организациях в любых отраслях промышленности. Все менеджеры, включая президентов промышленных компаний, генералы, руководители университетов должны планировать, организовывать, координировать, руководить и контролировать, отсюда можно сделать вывод, что все эти элементы являются универсальными и применить их может любой управляющий.
Таким образом, можно прийти к выводу, что главной идеей административной доктрины Файоля с точки зрения элементов управления является рассмотрение им теории управления, как универсального процесса, который состоит из пяти функций управления: предвидение, организация, распорядительство, координирование и контроль. И если указанные функции на предприятии выполняются, то менеджер, который действует рационально, сможет добиться единства организации, подчинить ее себе, что позволит данной организации более эффективно выполнять свои функции и получать более высокую прибыль. Можно прийти к выводу, что если на предприятии каждая из предложенных функции Файолем будет соблюдаться, то в организации могут быть реализованы все замыслы путем изучения будущего и прогнозирования, организована деятельность для достижения цели, мобилизованы ресурсы, а все это можно добиться благодаря разумному руководству и контролю.