Отпуск в законодательстве республики беларусь. экономический и правовой аспекты
В соответствии со ст. 149 ТК работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных настоящим Кодексом. Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом. Предоставляемые работникам отпуска для целей бухгалтерского учета можно классифицировать по различным признакам .
Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (ст. 153 ТК), т. е. всегда оплачиваемый. Что же касается социальных отпусков, то они могут быть как оплачиваемыми, так и не оплачиваемыми. Оплата социальных отпусков может быть предусмотрена непосредственно ТК, либо локальными актами нанимателя (коллективным договором, положением об оплате труда и т.п.).
Аспекты учетной политики
В соответствии с п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 № 62 (с учетом изменений от 12.11.2003 № 152) учетная политика организации включает в себя:
· описание принятых способов ведения бухгалтерского учета;
· план счетов бухгалтерского учета организации;
· применяемые организацией формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых;
· регламентацию движения первичных документов и регистров в бухгалтерском учете организации (график документооборота).
Следовательно, применительно к операциям, связанным с предоставлением работникам отпусков, также необходимо учесть эти аспекты. Остановимся более подробно на некоторых из них.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета организации
В соответствии со ст. 2 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" от 18.10.1994 (в ред. от 29.12.2006 № 188-З) (далее - Закон № 188-З) план счетов бухгалтерского учета организации - систематизированный перечень счетов, разработанный организацией на основе типового плана счетов бухгалтерского учета с учетом отраслевых и других особенностей хозяйственной деятельности. Согласно Типовому плану счетов и Инструкции по применению Типового плана счетов, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89 организация может предусмотреть один из следующих вариантов учета расчетов по оплачиваемым отпускам:
- без формирования резерва для начисления оплаты отпусков;
- формирование резерва для начисления оплаты отпусков. В этом случае к счету для обобщения информации о состоянии движении сумм, зарезервированных в установленном порядке для урегулирования финансовых результатов посредством равномерного включения расходов в издержки обращения организации, предназначен сч. 96 "Резервы предстоящих расходов". Поскольку аналитический учет по сч. 96 ведется в разрезе отдельных видов резервов, то к сч. 96 в рабочем плане счетов организации открывается отдельный субсчет "Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам".
Чтобы правильно формировать резерв должен быть составлен расчет. С этой целью рассчитывается сумма, которая будет предположительно израсходована за год на оплату труда (без учета отпускных), а какая - на оплату отпусков. С обеих сумм исчисляется сумма отчислений в Фонд социальной защиты населения. Затем определяется процент ежемесячных отчислений в резерв. Для этого предполагаемую сумму на оплату отпусков и причитающихся от них отчислений в Фонд социальной защиты населения нужно поделить на величину планируемой годовой зарплаты сотрудников и умножить результат на 100 процентов. Этот документ служит основанием для ежемесячных отчислений в бухгалтерском учете сумм в резерв.
Документация по оформлению отпусков
Согласно требованиям ст. 2 Закона № 188-З бухгалтерский учет - система непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации методом двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции (ст. 2 Закона № 188-З). Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков - Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 188-З). Следовательно, необходимо выяснить, какие именно из документов, которыми оформляется предоставление и оплата отпуска, являются типовыми (табл. 1), а какие организация разрабатывает самостоятельно.
Таблица 1
Типовые первичные документы по оформлению отпусков
| № п/п | Документ | Что оформляется | Кем и когда утвержден |
| 1 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) | Применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК, действующим законодательством, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию | Приказ ЦСУ ССС от 09.09.1980 № 443 |
| 2 | Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) | Применяются для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию | Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 |
| 3 | Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13) | Применяется для использования рабочего времени (без подсчета заработка) | Приказ ЦСУ ССС от 17.12.1972 № 902 |
| 4 | Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) | Применяется для расчета и выдачи заработной платы и пенсии всем категориям работающих. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии на основании данных "Лицевого счета" (форма № Т-54). Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, доплатных листков и других документов. Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выдаче | Приказ ЦСУ ССС от 17.12.1974 № 902 |
| 5 | Расчетная ведомость (форма № Т-51) | Применяется для расчета заработной платы и пенсии всем категориям работающих. При этом "Лицевой счет" (форма № Т-54) не ведется. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии | Приказ ЦСУ ССС от 17.12.1974 № 902 |
| 6 | Платежная ведомость (форма № Т-53) | Применяется для учета выдачи заработной платы и пенсии. На титульном листе формы указывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа | Приказ ЦСУ ССС от 17.12.1974 № 902 |
| 7 | Лицевой счет (форма № Т-54) | Лицевой счет применяется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды и пенсии. Заполняется работником бухгалтерии. Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данных лицевого счета составляется расчетно-платежная ведомость формы № Т-49 | Приказ ЦСУ ССС от 17.12.1974 № 902 |
| 8 | Лицевой счет (форма № Т -54а) | Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы. Содержание граф машинограммы лицевого счета может быть напечатано на третьей странице формы или на самой машинограмме. Вторая и четвертая страницы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний. Свободные графы в верхней таблице могут быть использованы для разных необходимых записей | Приказ ЦСУ ССС от 17.12.1974 № 902 |
| 9 | График отпусков | В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Республики Беларусь очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза. График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников | Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28.12.1999 |
| 10 | Записка об отпуске | Используется при оформлении работнику отпуска. В ней приводится информация о продолжительности в календарных днях трудового отпуска предоставляемого в соответствии с законодательством, предусмотренные коллективным договором, соглашением, нанимателем или трудовым договором, а также социальные отпуска с указанием периода отпуска | Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18.10.2000 № 110 |
В отношении тех документов, которые не имею типовых форм целесообразно разработать унифицированные внутрифирменные документы. Их заполнение позволит избежать ошибок и неточностей, а также сократит время при заполнении (оформлении), уменьшит расход бумаги. Такие документы могут быть размножены в типографии либо на ксероксе, либо иметь электронный вариант, который заполняется при формировании документа. К числу таких документов относится в первую очередь непосредственно расчет сумм, причитающихся работнику за период отпуска и заявление на отпуск. Форма расчета сумм, причитающихся работнику за период отпуска, зависит от того, отработал он последние двенадцать месяцев полностью, либо были периоды, в которых неполный месяц (например, отпуск без сохранения заработной платы).