Отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, предоставляемый по договоренности между работником и нанимателем также оформляются на основании заявления работника. Однако в этом случае в заявлении работник указывает уважительную причину. Является ли причина уважительной - решает наниматель. Он же с учетом интересов производства определяет возможность предоставления отпуска в указанное работником время, а также продолжительность предоставляемого отпуска.
Отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемые по инициативе нанимателя, инициируются нанимателем. В этом случае работник должен дать письменное согласие на такой отпуск. В противном случае наниматель могут расцениваться как простой. Согласно ст. 34 ТК для целей оплаты труда простоем признается временное (сроком не более 6 месяцев) отсутствие работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.). Оплата труда работников в случае простоя не по их вине не может быть ниже 2/3 установленной тарифной ставки (оклада) (ст. 71 ТК).
Подчеркнем, что работник, получив отпуск без сохранения заработной платы, может в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность нанимателя.
Как и трудовые отпуска, отпуска, без сохранения заработной платы, оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Примерная форма записки об отпуске устанавливается Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 152 ТК).
Руководитель (директор) идет в отпуск
Понятно, что организация не может нормально функционировать, если отсутствует ее руководитель (директор, генеральный директор и т.п.) (далее - руководитель) и при этом его функции ни кем не исполняются. Следовательно, необходимо правильно документально оформить этот аспект. Такое оформление зависит от организационной структуры самой организации, а также организационно-правовой формы организации (унитарное предприятие, ООО, ОДО, ЗАО и др.).
Если у руководителя имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией. Если же организация небольшая и у руководителя нет заместителя, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска по общему правилу издается приказ, которым назначается временно исполняющий обязанности. При временном отсутствии (в связи с отпуском, болезнью и по другим причинам) директора (руководителя), т.е. первого лица, приказом вышестоящей организации, приказом по организации либо протоколом собрания учредителей выполнение обязанностей директора возлагается на другое лицо. Здесь есть одна особенность, если в отпуск отправляется директор частного унитарного предприятия, являющийся одновременно его учредителем, то он заявление на отпуск не пишет. В этом случае оформляется приказ на отпуск, в котором назначается временно исполняющего обязанности на время отсутствия руководителя.
Для подтверждения полномочий осуществления хозяйственной и финансовой деятельности предприятия этому работнику директором или собранием учредителей выдается доверенность на осуществление управленческих функций. В соответствии со ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Если в карточке с образцами подписей и оттиска печати в банке оформлена как первая или единственная подпись директора, то для выполняющего обязанности директора также следует предусмотреть право распоряжения счетом и подписания расчетных документов.
Как правило, при отсутствии руководителя, работник, назначенный исполняющим обязанности руководителя, получает доплату в размере разницы между его фактическим окладом и должностным окладом директора (без персональной надбавки).
В отпуск идет главный бухгалтер
Как и в случае с руководителем организации, если у главного бухгалтера имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия главного бухгалтера, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией. В ином случае на период отпуска (или отсутствия по другим причинам) главного бухгалтера приказом по организации назначается лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета и отчетности.
Если подпись главного бухгалтера оформлена в карточке с образцами подписей и оттиска печати в банке, следует внести соответствующие изменения аналогично рассмотренному выше порядку в отношении руководителя организации. Исполняющий обязанности главного бухгалтера будет подписывать первичные и прочие документы, налоговые декларации, расчеты, отчеты и т.п. На время отсутствия главного бухгалтера приказом об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника дополнительные функции возлагаются на другое лицо, как правило, бухгалтера.
Пример
В отпуске - один из работников, работающих по специально установленному графику сменности.
Как правило, такая ситуация возникает у сторожей, дежурных электриков и других категорий работников, работающих по специально установленному графику сменности на условиях суммированного учета рабочего времени. При этом выполнение обязанностей временно отсутствующего работника приказом возлагается на другого работника или распределяется пропорционально между остальными работниками.
Во втором случае следует предусмотреть установление несколько иного графика сменности - такого, чтобы обеспечивался непрерывный цикл функционирования той службы организации, в которой данный работник работает.
Работнику (или нескольким) назначается доплата за дополнительные обязанности в размере до 100% оклада отсутствующего работника (или пропорционально распределенная между работниками) в соответствии с количеством отработанных часов. Кроме того, все часы, отработанные работниками сверх установленной на месяц нормы продолжительности рабочего времени, должны быть оплачены как сверхурочные.
Бухгалтерский учет
Отражение сумм расчетов уходящему в отпуск работнику отражается на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в зависимости от закрепленного в учетной политике метода. Если резерв создавался, то в бухгалтерском учете начисленные суммы отражаются непосредственно на счете 96 "Резервы предстоящих расходов" субсчета "Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам" (табл. 4), а если не создавался, то без участия этого счета (табл. 5).
Таблица 4
| № п/п | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 1 | 20, 23, 26 и др. | 96 | Формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков |
| 2 | 96 | 70 | Начислены отпускные в соответствии с трудовым законодательством за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков |
| 3 | 84 | 70 | Начислены отпускные в соответствии с коллективным договором за счет средств фонда потребления |
| 4 | 96 | 69 | Начислены отчисления в Фонд социальной защиты населения на отпускные за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков |
Таблица 5