Методы получения и обработки информации о ситуации принятия управленческого решения (стр. 4 из 5)

Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.

Точность информации - это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.

Актуальность информации - это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает «скорость» получения информации. Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность - выбор средств сбора и передачи информации [5].

Для того чтобы извлечь информацию из сообщений и данных, она должна пройти тройной фильтр:

1.Фильтр (канал связи) обладает заданной пропускной способностью. Канал связи – это часть материальной среды, по которой передается сообщение (но это не обязательно цепь и канал связи в физическом смысле).

Если орган управления (или отдельный его работник) не в состоянии воспринимать все поступающие сообщения, то часть из них теряется вследствие так называемого физического шума.

2. Фильтр, где обеспечивается понимание сообщения. Все непонятные данные будут потеряны вследствие семантического шума.

3. Фильтр, где оценивается полезность данных. Та часть сообщения, которая не будет признана полезной для дела, теряется из-за прагматического шума [6].

Таким образом, информация – новые сведения, воспринятые, понятые и оцененные как полезные для решения тех объем иных задач.

Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта [7].

Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом. ^[8]

Обучение, или формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все информационные потоки на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не производят.

Вырабатывая управляющие информационные потоки, системы не заботятся о том, чтобы самим же изготавливать адекватные им обучающие информационные потоки. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.

Обучающие информационные потоки направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими информационными потоками и нейтральными информационными изделиями.

При подготовке управленческого решения выработка возможных вариантов должна согласовываться также и с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.

Отношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).

Прямой и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем. [9]

Если управляющая система регламентирует поведение предприятия только в случае соответствия его состояния определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие информационные потоки. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие информационные потоки можно разделить соответственно на нормативные и методические.

Информационный потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов информационных потоков, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.

Глава 3. Анализ методов получения и обработки информации для принятия управленческого решения (на примере факультета очного обучения университета).

3.1. Анализ объекта исследования

Одно из основных предназначений организации — решение стоящих перед ней задач в соответствии с её миссией, стратегическими и тактическими целями, либо в соответствии с её концепцией устойчивого развития и выживаемости.

Рассмотрим процесс принятия решения внутри факультета очного обучения университета. Так как университет представляет собой бюджетную организацию, в связи с этим главной целью организации определим оказание качественных услуг в сфере образования, главная же задача факультета заключается в обеспечении необходимых условий для этого в течение всего учебного процесса.

Одним из основных свойств организации, влияющих на реализацию решений и планов, является иерархическая структура управления. Рассмотрим иерархическую структуру факультета (рис.2):