Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

· носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

· объем входной и выходной информации по указанным носителям;

· объемы вычислительных работ;

· сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

· формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, а также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы; улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы; соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом; комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ; экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

· определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

· установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

· формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

· определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

· выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

· проведение сравнительного анализа технических средств;

· обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

· принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

3.2 Выбор технических средств

Для оперативной работы с документами в офисе необходимо установить следующую технику:

Ноутбук для руководителя

Ноутбук ASUS: U6SCore2DuoT7700 2.4G/ 200Gb/ 2048MB/ DVD/ LAN/ BT/ WiFi/ camera/ 12.1 WXGAGlare/mouse/bag/VistaBusiness.

Мобильный, легкий и производительный ноутбук незаменим в офисе, дома, в поездках.

Многофункциональное устройство: цветное лазерное Xerox Phaser 6115MFP (копир/принтер/сканер/факс, А4, 20 стр./мин.).

Небольшое по габаритам многофункциональное устройство предназначено для черно-белой и цветной печати, копирования и сканирования, а также для работы с факсами. Устройство подключается в локальную сеть и доступно для всех сотрудников офиса, добавление цвета в документы позволяет выгодно выделить предложения фирмы на фоне конкурентов.

Компьютеры персональные для сотрудников:

Системный блок ПС dx С430/ 1Gb/ 80Gb/ DVD-RW/ FDD/ LAN/ XPPro/ mATX.

Монитор LCD 19 Samsung 940N.

Персональные компьютеры сочетают в себе хорошую производительность, высокую надежность (гарантийный срок 2 года), низкий уровень шума и невысокую стоимость. Компьютеры решают самые разнообразные офисные задачи. На компьютеры уже установлена лицензионная операционная система MS Windows XP Pro.

Сетевое оборудование

Маршрутизатор беспроводной Linksys WRT54G.

Коммутатор Linksys SR224 24-Port.

Современное сетевое оборудование объединяет все компьютеры в единую локальную сеть и дает возможность использовать в том числе и беспроводное подключение мобильных устройств.

Сервер. Сервер HP ProLiant ML150T03 E5310 Tower XeonQC 1.6Ghz/ 2x512Mb/ SAS 2х72G/ Windows Svr Std 2003.

ИБП APC Black Smart-UPS 1000VA, SUA1000I.

Надежный и производительный сервер эффективно производит обработку, хранение и резервирование данных, позволяет управлять пользователями локальной сети, а также решать другие серверные задачи.

Что касается программного обеспечения для комплексной системы управления предприятием, то здесь лучше применить систему SalesLogix - CRM-cистема для среднего и малого бизнеса

Она позволяет существенно поднять уровень организации работы за счет внедрения эфективных методик управления временем, отношениями и информацией.

Эта CRM cистема используется в более чем 4600 организациях по всему миру, и лидирует на российском рынке по числу инсталляций.

Основными преимуществами системы SalesLogix являются:

быстрый возврат инвестиций (ROI);

простота в использовании;

модульное масштабируемое построение, т.е. может "расти" вместе с организацией;

легкость и быстрота настройки;

превосходство над аналогичными продуктами по критерию цена/качество.

3.3 Технологическое оснащение рабочего места руководителя

Рабочее место руководителя - место приложения труда руководителя, оснащенное соответствующим оборудованием и другими принадлежностями, необходимыми для эффективного выполнения возложенных на него обязанностей.

Рабочее место руководителя оборудуется в отдельном кабинете и, как правило, состоит из трех функциональных зон: рабочей зоны, зоны совещаний и зоны отдыха.

Система обслуживания рабочих мест руководитей, как правило, включает средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ).

Система связи комплектуется телефоном, телетайпом, факсом, переговорными устройствами, диспетчерскими и прикладными телевизионными установками, электронной почтой.

АСИ комплектуется техническими средствами АСУ, такими как, регисторы производства, входные и выходные устройства ЭВМ, которые передают, накапливают, хранят и перерабатывают варианты управленческих решений. Этот комплекс может дополняться телевизионными диалоговыми устройствами, промышленными телевизионными установками, магнитофонами.

Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.

Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.

Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.

Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня.

Широкое распространение получили в менеджменте так называемые автоматизированные места руководителя (АРМ). Состав АРМ комплектуется персональной ЭВМ, имеет алфавитную записную книжку для адресов и телефонов, электронный дневник, средства для сохранения и хранения корреспонденции, систему контроля за ходом выполнения принимаемых решений.

Таким образом, к средствам труда руководителя относят:

1. мебель и оборудование (рабочий стол, стол для компьютера, книжный шкаф, кресло руководителя, кресла для посетителей и пр.);

2. технические средства (персональный компьютер, коммутатор внутренней связи, телефонный аппарат (факс), канцелярские принадлежности и пр.).

Заключение

Для эффективного функционирования современного производства, основанного на применении сложной техники и технологии, характеризуемого большим количеством внутрипроизводственных связей, необходимы четкая организация рабочего места.

Рабочее место должно быть в максимальной степени приспособлено для высокопроизводительной, эффективной работы с минимальными затратами времени и усилий.

Под организацией рабочего места понимается технологическая и организационная их оснастка, планировка и обслуживание. Работа по организации рабочего места зависит от типа производства и содержания трудового процесса.

Технологическая оснастка рабочих мест включает приспособления, инструменты, приборы для ведения и контроля технологического процесса.

В эпоху Интернета стираются границы между странами и формируется международный рынок труда. Стремительное развитие технологической базы приводит к тому, что в мире уже сейчас наблюдается нехватка специалистов с хорошим знанием современных информационных технологий. В последнее время активно развиваются виды деятельности, при которых результаты выполненной работы передаются по глобальной сети. В этих условиях будет востребован не тот сотрудник, который находится рядом, а тот, который работает эффективнее.

Сегодня существует огромное количество программ делового назначения. На предприятии может быть внедрена своя система автоматизированного рабочего места, своя система автоматизации склада или бухгалтерии и т. п. Электронные и иные коммуникации приобретают в современном деловом мире все большее значение. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие предпринимательских фирм банковских структур, государственных предприятий, других организаций и их сотрудников без современных средств телекоммуникации и связи, без информационных и компьютерных сетей. Без наличия таких средств никакой персонал офиса не может обеспечить оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место.