Необходимость управления адаптацией предопределяется большим ущербом как для производства, так и для работников, а его возможность доказана опытом отечественных и зарубежных предприятий и организаций.
Разработка мер, положительно влияющих на адаптацию, предполагает знание как субъективных характеристик рабочего (пол, возраст, его психофизиологические характеристики, а также образование, стаж и др), так и факторов производственной среды, характера их влияния (прямое или косвенное) на показатели и результаты адаптации. Поэтому при оптимизации процесса адаптации следует исходить из имеющихся возможностей предприятия (в части условий труда, гибкого рабочего времени, организации труда и т.д.) и ограничений в изменении рабочего (в развитии тех или иных способностей, в освобождении от отрицательных привычек и т.п), необходимо также учитывать различия на новом и на прежнем месте работы, особенности новой и прежней профессий, ибо они могут быть существенными, что послужит серьезным барьером для профессиональной мобильности и проведения кадровой политики предприятия.
Адаптация работника на производстве, эффективное управление этим процессом требуют большой организационной работы. Поэтому на многих предприятиях страны создаются специализированные службы адаптации кадров. Однако организационно это делается по-разному: в зависимости от численности персонала предприятия, структуры управления предприятием, наличия и организации системы управления персоналом, нацеленности администрации предприятия на решение социальных задач в сфере управления производством и других моментов.
Службы адаптации работника могут выступать как самостоятельные структурные подразделения (отдел, лаборатория) или же входить в состав других функциональных подразделений (как бюро, группа и отдельные работники) — в отдел кадров, социологическую лабораторию, отдел труда и заработной платы и т.п. Иногда должность специалиста по адаптации вводится в штатное расписание цеховых управленческих структур. Важно, чтобы служба адаптации была составным звеном общей систем, управления кадрами на предприятии.
Задачами подразделения или специалиста по управлению адаптацией в области организации технологии процесса адаптации, по Кибанову, являются:
организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;
проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;
интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь вступающих в должность;
специальные курсы подготовки наставников;
использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;
выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;[8]
Глава 3. Методы адаптации персонала
В большинстве нынешних компаний и организаций вопросам адаптации персонала уделяется очень мало внимания. Множество руководителей, применяют довольно простую схему ознакомления работников с их прямыми обязанностями и вопросами работы, путем выдачи должностных инструкций и регламентов. Проблема при таком подходе к адаптации персонала в том, что большинство работников, при выполнении своих обязанностей столкнувшись с вопросами и проблемами по работе, не всегда могут самостоятельно их разрешить и найти соответствующую информацию быстро. Помимо этого, большую роль в освоении нового коллектива играет и культурная составляющая организации. Ведь всем известно, что во многих организациях к новым работникам по началу относятся пренебрежительно.
Система адаптации обычно включает в себя ряд мероприятий, которые посещает новый сотрудник (welkome-тренинг, общение с наставником), а еще документы, с которыми он должен ознакомиться. Это может быть и краткая "Памятка новичка", или красочный буклет "Книга нового сотрудника". На тренинге рассказывается об истории предприятия, его корпоративной культуре, составе холдинга, важных лицах дирекции и их полномочиях. Т.е. сразу же новому сотруднику преподносится информация, которая в дальнейшем поможет ему избежать промахов, неловкости, адаптироваться и построить свою карьеру. (как зовут директора, как принято наказывать за опоздания, дресс-код организации, ознакомление с "картой офиса" и т.д.) Но главное конечно, если наставника правильно мотивировать. Только тогда они действительно будут помогать "новичку". Главными методами адаптации персонала является наставничество и коучинг.
Наставничество. Для успешного прохождения периода адаптации и разгрузки руководителя, в чей отдел приходят новенькие, очень эффективно использовать систему наставничества. Наставничество считается одним из самых старых и эффективных способов передачи знаний и навыков молодым сотрудникам компаний, в процессе их адаптации в новом коллективе. При работе с новыми кадрами наставничество носит характер постоянного метода обучения сотрудников непосредственно на рабочем месте.
Сам процесс обучения, проходит непосредственно в коллективе организации, в качестве рабочих примеров по обучению выступают профессиональные задачи и обязанности, которые возложены на нового работника, и который решает поставленные задачи под руководством опытного специалиста, т.е. его наставника. Наставники работают с новыми кадрами, уровень знаний и подготовки которых, может быть очень широк и разнообразен. Наставничество как метод адаптации персонала получил еще большее распространение на фоне понятия «обучающаяся компания». Подобная компания празднует успех на общем рынке, и становиться сильнее конкурентов, благодаря быстрому и правильному ответу на изменения деловой среды. Руководители подобных компаний, внедряют новейшие технологии, которыми заботятся о профессиональном успехе своих подчиненных.
Все вышеописанные особенности требуют создание обучающейся компанией эффективной системы обучения сотрудников, в которой учитывались бы все возможные способы обучения сотрудников за пределами рабочего места, а также возможности передачи профессиональных знаний и умений на рабочем месте. Теоретическая часть обучения проходит в виде организованной внутренней школы, путем проведения лекций, семинаров и тренингов специалистами. Внедрение теоретических знаний на практике, происходит методом наставничества, при чем в роли учителей уже будут выступать опытные сотрудники самой организации.
В тех компаниях, которые имеют внутренние школы, теоретическая подготовка сотрудников проходит раз в полгода. Вновь принятым сотрудникам теоретический курс лекций и семинаров, проводят впервые 3 месяца их работы. Наставничество как метод адаптации и обучения персонала решает важнейшие задачи, в их числе:
Является эффективным способом передачи знаний и умений от высококвалифицированных работников вновь принятым на работу сотрудникам;
Способствует более быстрому освоению новичком сложившихся в коллективе корпоративных ценностей и командного духа;
Повышает мотивацию самого наставника к выполнению возложенных на него обязанностей по обучению новых работников, т.к. в лице вышестоящего начальства удостоился за личные и профессиональные заслуги звания наставника, что также укрепляет и его авторитет в коллективе.
К задаче наставникаотносится не только быть всегда рядом с его учеником и оказывать поддержку, но также показывать своим примером нужный подход к выполняемой работе. На первом этапе наставник проводит теоретическую подготовку нового сотрудника, предоставляет ему необходимую информацию о работе. Далее наставник старается глубже внедрить стажера в практическую составляющую обучения, при этом на практике могут использоваться реальные рабочие ситуации, с разбором и обсуждением всех особенностей работы. Наставник, за выполнение возложенных на него функций, получает ряд привилегий со стороны вышестоящего руководства. К их числу можно отнести, прежде всего, доверие со стороны руководителей компании, статус лидера в коллективе и повышение собственной репутации. Кроме этого, наставник получает материальное вознаграждение в виде надбавки к зарплате за добросовестное выполнение возложенных не него функций, а хорошо зарекомендовавшие себя наставники со временем будут включены в резерв управленческого состава компании.
Коучинг. Второй инструмент адаптации персонала – коучинг, который подразумевает не столько самообучение работника, сколько раскрытие сотрудником своего внутреннего потенциала и большой отдачи в работе. Коучинг направлен в первую очередь на то, чтобы раскрыть в человеке как можно больше способностей в работе, повысить качество его работы и умений учитывая, что в каждом работнике этот потенциал есть, его лишь нужно раскрыть, основываясь на том, что каждый человек обладает гораздо большим способностями, чем он думает.
У коучинга при управлении адаптацией персонала есть ряд неоспоримых преимуществ, в частности он экономит много рабочего времени, которое затрачивается на адаптацию работником в новом коллективе и управленческие решения. Кроме того, сам коучинг требует совсем немного времени, а работнику достаточно постоянно и без «перегрузок», применять основные принципы метода при работе с новым коллегой, и это совершен точно занимает меньше времени, по сравнению с прочитыванием различных инструкций, правил, регламентов, памяток и указаний.
Коучинг – термин, введенный в обращение бизнес-сферы в начале 90-х годов прошлого столетия английским консультантом Джоном Уитмором. Дословно «коучинг» переводится как «тренировать, наставлять»[9]. Коучинг в общем смысле слова понятие более емкое, сочетающее в себе психологию, логику, менеджмент и самоорганизованность, коучинг процесс, ориентированный на достижение различных жизненных целей.
Успех данного метода осуществления адаптации работников, заключается в высокой эффективности и универсальности коучинга.