Роль руководителя в организации (стр. 4 из 7)
В-седьмых, к отделу производства помимо представленных подразделений следует отнести цех мебельного производства. В представленной схеме этот цех относится к отделу заместителя директора по коммерческим вопросам, основное направление деятельности которого обеспечение сбыта продукции. Деятельность же данного цеха противоречит согласно имеющейся схеме функциям зам. директора по коммерческим вопросам и относится к изготовлению продукции, а не к ее реализации.
В-восьмых, исходя из проанализированных функций отдела маркетинга и рекламы следует, что его нужно переименовать в отдел снабжения, который бы относился к отделу обслуживания основного производства. Но в данное время он осуществляет переговоры с другими организациями, т.е. занимается внешними связями предприятия, поэтому данный отдел относится к коммерческому отделу, а не к отделу главного инженера.
В-девятых, профком следует переименовать в социальный отдел. К социальному отделу согласно представленной схеме также следует отнести отдел по жилищно-коммунальному управлению, занимающемуся предоставлением коммунальных услуг населению и здравпункт, который занимается предоставлением медицинских услуг работникам предприятия.
На основании выявленных несоответствий в структуре управления организацией делаем вывод о том, что она является устаревшей и подлежит пересмотру с учетом всех изменений. Новая структура управления предприятием, разработанная на основе вышеперечисленных изменений, представлена на рисунке 2.3
Рисунок 2.3 – Действующая организационная структура управления ОАО «Лесосибирский ЛДК №1»
3 Организация управления в отделе сбыта
3.1 Структура отдела сбыта
Отдел сбыта на деревообрабатывающем предприятии выполняет следующие функции:
1) продажа, т.е. сбыт товарной продукции;
2) оформление договоров на сбыт готовой продукции;
3) разработка планов реализации готовой продукции, графиков её отгрузки потребителям в соответствии с заключёнными договорами;
4) организация отгрузки готовой продукции, оформление отгрузочной документации, контроль и учёт выполнения планов реализации готовой продукции;
5) организация рассмотрения претензий заказчиков на поставленную продукцию предприятия;
6) участие в разработке нормативов запасов готовой продукции, контроль за их соблюдением;
В подчинении отдела сбыта находится железнодорожная линия, т.е. отдел распоряжается вагонами, заказывает, отправляет с готовой продукцией до потребителя.
Сбыт товарной продукции осуществляется на два рынка: внутренний и внешний.
Структура управления отдела сбыта «ЛЛДК №1», представлена на рисунке 3.1
 |  |
Рисунок 3.1 – Структура управления отдела сбыта «ЛЛДК №1»
В отделе сбыта линейная структура управления. Во главе отдела сбыта находится начальник, наделённый всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчинёнными ему работниками и сосредотачивающий в свих руках все функции управления. Начальник отдела сбыта подчиняется непосредственно заместителю директора по коммерческим вопросам.
Инженеры непосредственно подчиняются начальнику отдела сбыта. Инженеры занимаются заключением контрактов, подписывают документы, отслеживают поступление денежных средств, предоплаты за товарную продукцию, оформляют отгрузочные документы, накладные. Один инженер занимается сбытом на внутреннем рынке, другой на внешнем. В соответствии с этим разделением деятельности начальник отдела сбыта распределяет работу. Отсутствует подчинённость между инженерами, т.е. нет в отделе таких должностей как старший и младший инженер. В случае отсутствия одного из инженеров по причине отпуска, болезни, его работу выполняет оставшийся инженер.
Предприятию важно знать зависимость между предложением своего товара и его сбытом на рынке. В реальных условиях предприятие сравнивает существующий объём продаж с ёмкостью рынка, ожидаемым спросом и рыночным потенциалом.
Детализируя количественную и качественную оценку предложения конкретного товара необходимо анализировать: структуру предложения, степень обновления ассортимента, уровень цен, долю других предприятий, оценку перспектив развития предложения с учётом тенденций развития мирового рынка.
Анализ сбыта, важен по ряду причин:
1. сбыт определяет расчёт других показателей;
2. показатели сбыта, важны для сравнения с конкурентами;
3.планирование сбыта определяет планирование снабжения и производства;
4. сбыт - важный показатель роста предприятия.
В процессе разработки политики сбыта предприятие должно принимать решения о каналах или путях сбыта, выбирая централизованный или децентрализованный сбыт, собственные или сторонние органы продажи, прямой или косвенный канал сбыта, разрабатывать систему физического перемещения товара по выбранному каналу сбыта (систему сбытовой логистики).
3.2 Определение взаимосвязи отдела сбыта с другими подразделениями предприятия
Отдел сбыта взаимодействует со многими подразделениями предприятия. Рассмотрим подразделения, с которыми взаимодействует отдел сбыта.
С техническими отделами. Отдел сбыта получает сведения о предстоящем снятии с производства устаревших конструкций, сведения о новых изделиях.
С отделом технического контроля. Отдел сбыта получает сведения о поступивших рекламациях на продукцию. Представляет: заполненные упаковочные листы или ярлыки по установленному образцу.
С главной бухгалтерией. Отдел сбыта получает данные об остатках готовой продукции (по видам и типам) на 1-е число каждого месяца; сличительные ведомости по результатам инвентаризации; сведения о неплатёжеспособности отдельных заказчиков; сведения о поступивших аккредитивах, извещения об изменении банковских санкций к получателям и заказчикам.
С производственно-технологическим отделом. Отдел сбыта получает сведения о ходе выполнения важнейших заказов и предполагаемых сроках их изготовления; сведения о восполнении недодела за прошлый период; сведения о планируемых сроках освоения новых конструкций. Представляет: сведения о необходимости ускорения изготовления изделий по полученным постановлениям, распоряжениям руководства предприятия. Вывод: отдел сбыта должен информировать производственно-технологический отдел в случае уменьшения сбыта товарной продукции.
С планово-экономическим отделом. Отдел сбыта получает годовые, квартальные и месячные планы производства по объёму и номенклатуре, обоснование цен на комплектные устройства, отгружаемые потребителям. Представляет: до начала планируемого периода предложения, по корректировке планов исходя из наличия заказов, накладные поставки на сдачу продукции с проверенными ценами. Вывод: сбыт продукции определяет объём производства, поэтому отдел сбыта представляет предложения, по корректировке планов исходя из наличия заказов
С юридическим отделом. Отдел сбыта получает заключённые предприятием договоры на сбыт продукции (товаров), в том числе договоры, подлежащие частичному исполнению в согласованных размерах; решения арбитражных органов, принятые по спорным условиям договоров; копии решений руководства по признанным претензиям и искам путём досылки или замены продукции (товаров). Представляет: проекты договоров; обоснованные заключения с приложением необходимых документов по протоколам разногласий, претензиям и искам в связи с поставкой продукции (товаров); копии актов планового распределения и другие документы, являющиеся основаниями договорных взаимоотношений, а также копии договорной переписки, необходимой для предъявления исков в органы арбитража. Вывод: юридический отдел в основном выполняет консультативную функцию, оформляет, предоставляет, проверяет документы на соответствие юридическим нормам.
С цехами основного производства. Отдел сбыта получает информацию о выполнении отдельных заказов и сроках их изготовления; акты на сдачу готовой продукции.
Вывод: необходимо включить в положение раздел обязанности, первый подраздел которого будет следующим: представлять предприятие в вышестоящих и других хозяйственных организациях при обсуждении вопросов сбыта и реализации продукции предприятия, вести соответствующую переписку. Второй подраздел будет выглядеть следующим образом: ставить в известность заместителя директора по коммерческим вопросам о всех нарушениях сроков изготовления и сдачи на склад готовой продукции.
4 Анализ должностной инструкции начальника отдела сбыта
Должностная инструкция представляет собой перечень основных обязанностей, требующих знаний и навыков, а также прав работника.
В связи с отсутствием должностной инструкции начальника отдела сбыта на предприятии разработаем её самостоятельно.
Должностная инструкция должна состоять из следующих разделов: общие положения, обязанности, права и ответственность.
Для менеджеров среднего уровня важны данные, связанные с отделом – производительность, прибыль, доход, затраты, качество процессов, достижения и трудности. Кроме того, он должен знать хорошо работу подчинённых. Особое направление составляют характеристики личной деятельности – навыки, знания, способности, предложения ожидания, достижения и трудности. Обычно менеджеры оценивают только труд служащих, оставляя в стороне собственные усилия, но если они хотят улучшить результаты, то должны стремиться к самосовершенствованию. Для этого необходимо проанализировать требования должности, свою нагрузку, производительность, сервисные затруднения, предложения, достижения и трудности, а также оценку его деятельности служащими и высшим руководством.