1) Постановка целей и задач в управленческой деятельности. Первое, что менеджер должен уметь делать – это ставить цели перед началом работы. Из результатов наблюдения видно, что руководитель умеет ставить перед собой цели и задачи. Она в свою очередь, чтобы поставить цель всегда думает о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути. Для данной организации главными целями являются достичь высокого товарооборота и получить максимальную прибыль. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”. Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятия и его успешное будущее.
2) Эффективность использования рабочего времени. У любого руководителя ненормированный рабочий день, поэтому он может придти на работу раньше, а уйти позже. Это, прежде всего, зависит от объема работы, который руководителю нужно сделать.
Руководитель начинает свой рабочий день с проверки плана дня. Потом анализирует свежие данные по торговым точкам, выясняет причины положительных и отрицательных цифр, дает рекомендации. Также обзванивает торговые точки, интересуется, как идут дела по продаже продукции. Руководитель или же менеджер выделяет среди рабочего дня небольшое время для отдыха и питания. Оно продолжается 1 час 30 минут, что вполне хватает отдохнуть и отвлечься от своих служебных обязанностей. Большое количество времени у руководителя уходит на телефонные звонки и поездки. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени. Поэтому руководителю нужно иметь правильный организованный справочный аппарат. В него должно входить: список абонентов городской телефонной сети (телефоны организаций, предприятий, служб); список телефонов сотрудников своей фирмы. В общем можно сказать, что руководитель вполне справляется со своей работой и не оставляет незаконченные дела на завтра, т. к. поддерживает один и тот же темп работы.
Таким образом, можно смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.
При планировании времени разработаем несколько основных рекомендаций:
· при составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободным, т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20%-спонтанное время;
· необходимо документировать потраченное время, при этом надо указывать, как и на что оно было потрачено;
· ведение задач воедино – план действий, т.е. чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах;
· регулярность – системность – последовательность;
· реалистичное планирование, т.е. необходимо планировать лишь тот объём задач, с которым ты реально можешь справиться.
3) Планирование личной работы. Как уже выяснили, планирование – это ключевое занятие руководителя или же менеджера. Поэтому рекомендуют строить планы развития своей фирмы на годы, месяца, недели и дни.
После определения целей руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. Потом она выясняет, сколько времени потребуется для их достижения. План индивидуальной работы руководитель составляет на квартал, месяц, неделю. Также она составляет план на каждый день. Например, сегодня она едет в Пермь, а завтра в Кунгур. И обязательно сообщает своему заместителю о планируемой поездке и своих планах.
4) Работа с документацией. У руководителя на столе всегда много различных документов. Поэтому нужно хорошо знать, где какой документ лежит, чтобы легко его найти. Например, все приказы ООО «Птица» делятся на 4 вида: приказы, касающиеся производства, премии, кадров, и отпусков. Все они находятся в отдельных папках-скоросшивателях. Также руководитель работает с формами 1,2,3, анализирует все данные, составляет протоколы, отчеты.
Документальная информация охватывает все стороны деятельности предприятия от того, насколько хорошо спроектированы формы документов, организованы их движение и обработка, во многом зависит эффективность управленческого труда.
5) Методы и средства накопления информации и контроля. У руководителя данной организации нет на столе компьютера и прочей компьютерной техники. Ей это не нужно. Поэтому более доступным средством для нее является деловой блокнот, в котором имеются специальные разделы для ручной записи. Это намного облегчает работу, очень наглядно и компактно отображает ход ведения и исполнения приказов и распоряжений. Для быстрой записи он использует специально нарезанные маленькие листочки бумаги, чтобы не забыть только что полученную информацию. Также удобным средством контроля доведения распоряжений и приказов до многих исполнителей является журнал оперативного контроля. Он содержит такие графы: срок доведения и исполнения, число срока доведения приказа или распоряжения, число доклада об исполнении, промежуточный контроль, исполнители.
6) Ответы на вопросы. Руководитель отвечает на вопросы быстро, четко и понятно. Если ей звонят по телефону, то она сначала выслушает, а потом уже говорит свою точку зрения. Когда проводятся планерки и собрания, руководитель говорит внятно и спокойно, отвечает на вопросы сотрудников спокойным тоном, не повышая голос, тем самым предотвращает все разногласия.
7) Планирование командировок. Можно сказать, что руководитель данной организации затрачивает на командировки (деловые поездки) в среднем 12-20% своего рабочего времени. Поэтому нужно тщательно планировать поездки, и повышать их эффективность. В основном руководитель выезжает не на большие расстояния. И выезжает не одна, а с кем-то из своих сотрудников. Правильная организация командировки обеспечивает своевременное прибытие на место назначения, гарантирует достаточный срок для решения служебных вопросов и исключает нерациональные затраты времени.
8) Творческий подход к решению проблем. Любой руководитель должен иметь творческий подход к решению проблемы. У руководителя ООО «Птица» он есть. Она всегда при принятии решения пользуется своими способностями, развитым кругозором, интеллектом. Иногда использует скорей интуицию, чем творчество.
Для развития творческих качеств руководителя предлагается воспользоваться несколькими рекомендациями:
· прислушивайтесь к своему «внутреннему голосу»;
· относитесь к себе как к творческой личности;
· ищите способ наилучшего решения проблемы;
· продолжайте поиск других вариантов решений даже после того, как с вашей точки зрения, проблема уже решена;
· верьте не только в свои силы, но и в собственные идеи;
· следует всегда помнить, что, возможно, лучшее, более творческое решение, еще впереди.
9) Организация рабочего места. Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В ООО «Птица» не полностью развита организация рабочего места, т.к. предприятие еще молодое и этот процесс еще находится на стадии роста. В основе любой планировки рабочего места руководителя лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (переговоров). В данной организации этого нет. Стол руководителя стоит буквой «Т», по бокам стулья. У нее всегда идеальным порядок на рабочем столе, т.е. на нем находятся лишь нужные для работы документы. Кроме того, в служебном помещении своевременно проводится уборка. Также в кабинете имеется отдельный шкаф для верхней одежды и шкаф для документов, книг и другой деловой литературы. В кабинете нет компьютера и другой орг. техники. В помещении преобладает оптимальми температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п. Можно сделать вывод, что при планировании рабочего места руководителя и других сотрудников не вошла во внимание именно рациональная расстановка мебели.
3 Правовое обеспечение работы
1. Трудовой кодекс РФ: Раздел IV. Рабочее время, глава 15. Общие положения статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени.
2. Трудовой кодекс РФ: Раздел IV., Рабочее время, глава 16. Режим рабочего времени, статья 100. Режим рабочего времени.
3. Трудовой кодекс РФ: Раздел IV., Рабочее время, глава 24. Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность, статья 166. Понятие служебной командировки.
4. Постановление Минтруда РФ от 17 июня 2003 г. № 36. «Об утверждении правил по охране труда».
5. Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ, ст. 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда.
6. ГОСТ Р 630-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
7. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Собрание законодательства РФ. 1995 г. №8. Ст. 609.
8. Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении положения о военном учете».
Заключение
Посредством планирования мы переносим будущее в настоящее
и тем самым имеет возможность
сделать что-нибудь в отношении
него уже сейчас.
Алан Лейкин
Курсовая работа состоит из введения, теоретической части, исследовательской части и заключения. В первой главе курсовой работы раскрыта сущность планирования индивидуальной работы менеджера. В исследовательской части описана диагностика умения планировать рабочий день на примере ООО «Птица».