3 Организация документооборота в ОАО «Сахарный завод «Жердевский»
Документооборот в бухгалтерском учете представляет собой создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработку и передачу в архив [4]. Принятая система документирования хозяйственной деятельности в ОАО «Сахарный завод «Жердевский» обеспечивает полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, способствует выявлению скрытых резервов. Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования.
Документация обеспечивает тождественность данных аналитического и синтетического учета, позволяет оптимизировать налогообложение организации.
Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Для целей оформления документов в бухгалтерском учете согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, применимы только бумажные или машинные носители информации [17].
Документы бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных, их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.
В целом документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.
Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
В ходе прохождения практики были частично исполнены обязанности кассира-операциониста и заполнены некоторые кассовые документы. Необходимо отметить, что при заполнении кассовых документов следует быть особенно внимательными, так как в них не допускаются исправления. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами [15].
Приход денежных средств оформляется приходным кассовым ордером по форме № КО-1 [Приложение З]. Бланк состоит из 2-х частей: ордер и отрывная квитанция. Данные в них по большей части дублируются.
В верхней части ордера и квитанции указывается наименование предприятия – ОАО «Сахарный завод «Жердевский». Далее в ордер пишется номер документа и дата составления. Ниже следует табличная часть, предназначенная для организаций, ведущих бухгалтерский учет. Она содержит бухгалтерские проводки и сумму. Например:
Д 50.1 К 62.1 16-00 (руб. коп.) – работником куплена гашеная известь.
В строку "Принято от" вносятся полностью ФИО лица, передающего деньги. В строке "Основание" указывается содержание операции. К примеру, "Возврат подотчетных сумм". Сумма заносится прописью, а копейки - цифрами. После вписанной суммы (рублей) в строке обязательно следует поставить прочерк, чтобы дополнить ее в дальнейшем не было возможности. Если оформляется поступление денег от покупателей, по строке "В том числе" цифрами указывается сумма НДС, уплаченная клиентом. Когда реализуемая продукция не облагается налогом, в строке делается запись "без налога (НДС)". В строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы. Например, счет-фактура.
Выдача наличных оформляется расходным кассовым ордером по форме № КО-2 [Приложение И]. Он представляет собой единый бланк без каких-либо отрывных квитанций. В целом расходный кассовый ордер похож на приходный и заполняется аналогично.
В верхней части пишется наименование организации, далее номер и дата ордера. Нумерация ордеров (приходных и расходных) осуществляется раздельно в течение года. С 1 января каждого года она начинается заново. Далее идет табличная часть, аналогичная приходному ордеру. Например:
Д 70 К50.1 607-40 (руб. коп.) – окончательный расчет с работником
Внизу, после подписей руководителя и главного бухгалтера или двух подписей коммерсанта, в строку "Получил" получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой укажет выданную ему сумму: рублей - прописью, копеек - цифрами. Он же строкой ниже ставит дату и подпись. Далее в строке "По" пишутся наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег, чаще всего это паспорт. Расходный ордер оформляется в 1 экземпляре, печать на нем не ставится.
Т.к. бухгалтерский учет на предприятии является автоматизированным, конце дня все приходные и расходные операции отражаются в журнале «Касса» [Приложение K]. Там отражаются номера документов, ФИО участвовавших лиц, номера корреспондирующих счетов, суммы прихода и расхода, остатки на конец дня. Внизу ставится подпись кассира и проверившего правильность заполнения кассовой книги бухгалтера.
В ходе прохождения практики возникла необходимость учета расчетов с подотчетными лицами. Для отчета об использованных средствах подотчетными лицами используется унифицированная форма № АО-1 Авансовый отчет [Приложение Л]. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов. После проверки авансового отчета, в случае признания расходов обоснованными, руководитель организации ставит на авансовом отчете свою подпись. При оформлении авансовых отчетов обязательно необходимо проследить, чтобы к оправдательным документам, подтверждающим траты, были приложены кассовые чеки, которые являются главным оправдательным документом.
Заработная плата на предприятии 25-го числа каждого месяца выплачивается по платежной ведомости № Т-53 [Приложение М]. На титульном листе данной формы указывается общая сумма, подлежащая выплате (равняется выплаченной и депонированной заработной плате в совокупности). Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации. Далее идет таблица, в которой указан номер по порядку, табельный номер, ФИО, сумма, подпись и примечание. В графе "Примечание" в случае необходимости указывается номер предъявленного документа. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. По истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших зарплату, в соответствующих графах делается отметка "Депонировано".
По завершении заполнения платежной ведомости сразу после последней записи заполняется итоговая строка для проставления общей суммы ведомости.
На выданную сумму заработной платы требуется составить расходный кассовый ордер по форме № КО-2, номер и дату которого надлежит проставить на последней странице платежной ведомости.
Для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года, на предприятии применяется специализированный документ – лицевой счет по форме № Т-54 [Приложение H]. При этом форма № Т-54 необходима для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты [15].
Также во время прохождения практики был усвоен порядок оформления операций по учету основных средств, в частности прием и списание ОС.
При поступлении на склад оборудования, которое после выполнения монтажных работ будет использоваться как основное средство, то для его учета используется форма № ОС-14 "Акт о приеме (поступлении) оборудования". Она содержит реквизиты организации-получателя, организации-поставщика, сведения о времени приемки оборудования, сведения о поступившем оборудовании. При поступлении объекта обязателен его тщательный осмотр членами комиссии на предмет повреждения, некомплектности, дефектах. Внизу идет информация о доверенном лице, принявшем объект на ответственное хранение, подписи членов комиссии и главного бухгалтера.
Акт составляется комиссией по приему основных средств в двух экземплярах и утверждается руководителем.
В процессе эксплуатации основные средства изнашиваются и происходит их списание. Списание - это оформление факта выбытия имущества по причине его непригодности для дальнейшего использования, осуществляемое посредством заполнения типовых форм первичной учетной документации. В качестве такой типовой формы на предприятии используется форма ОС-4 "Акт на списание основных средств". В нем фиксируется факт выбытия объекта из сферы производства (и со склада), снятия его с учета и прекращение материальной ответственности работников организации за его порчу или пропажу. В этом значении понятие "списание имущества" используется как оформление факта выбытия имущества по причине его износа.