· объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а также выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы;
· постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;
· прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.
Исходя из этого можно сказать, что главной целью анализа финансово-хозяйственного состояния организации является подготовка информации для принятия управленческих решений на всех ступенях иерархической лестницы.
Основные задачи, решаемые при проведении диагностики финансово-хозяйственного состояния предприятия:
· проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки);
· объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг (по данным учета и отчетности);
· комплексная оценка хозяйственной деятельности;
· анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;
· анализ зависимости «затраты — объем производства — прибыль»;
· оценка эффективности функционирования производственных подразделений;
· обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;
· анализ труда и заработной платы;
· анализ эффективности использования материальных ресурсов;
· анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;
· анализ себестоимости продукции;
· анализ прибыли и рентабельности;
· анализ финансового состояния;
· выявление и измерение внутренних резервов (на всех стадиях производственного процесса);
· испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).
Это далеко не полный перечень задач, решаемых при проведении диагностики организации, он может быть дополнен в зависимости от целей исследования.
Источники информации для диагностики финансово-хозяйственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные.
Учетные источники информации:
· бухгалтерский учет и отчетность;
· статистический учет и отчетность;
· управленческий учет и отчетность.
Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скорректировать деятельность предприятия для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.
Положительным при использовании данных бухгалтерского учета и отчетности является тот момент, что анализ финансово-хозяйственного состояния предприятия может проводить независимый специалист (что важно для небольших фирм, не способных содержать собственную аналитическую группу). При отсутствии на предприятии статистических оперативных данных у руководителя всегда есть возможность получить аналитические показатели по данным бухгалтерского учета, так как ведение бухгалтерского учета и отчетности является обязательным для всех юридических лиц.
Статистический учет и отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и т. д.
Управленческий учет и отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистической и бухгалтерской отчетностью получение необходимой информации для анализа.
Внеучетные источники информации:
· материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;
· данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля;
· результаты проверок налоговой службы;
· материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива;
· средства массовой информации;
· внутренние документы и переписка со сторонними организациями;
· сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями.
Организационная диагностика предназначена для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля.
Для того, чтобы диагностика обеспечивала достижение целей системы управления, она должна обладать несколькими важными свойствами.
· Стратегическая направленность диагностики.
Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты системы и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу «затраты — эффект» никогда не должна служить критерием для решения — нужно ли вводить механизм диагностики.
· Ориентация на результаты.
Конечная цель диагностики состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед системой. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. При этом бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если она не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Таким образом, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть интегрирована с другими функциями управления.
· Своевременность диагностики.
Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть своевременной. Своевременность диагностики заключается не в исключительно высокой скорости или частоте ее проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует диагностируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала диагностики определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью диагностики остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективной диагностики — это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.
· Гибкость диагностики.
Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то диагностика становится ненужной. Диагностика, как и планы, должна быть достаточно гибкой и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе диагностики.
· Простота диагностики.
Как правило, наиболее эффективная диагностика — это простейшая диагностика с точки зрения тех целей, для которых она предназначена. Простейшие методы диагностики требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система диагностики слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее — такая система диагностики не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Поэтому для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой диагностики и реализующих ее.
· Экономичность диагностики.
Очень редко стремятся достичь при помощи диагностики полного совершенства в работе системы, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Таким образом, если суммарные затраты на систему диагностики превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему диагностики вообще или ввести менее тщательную диагностику. Вообще, поскольку в диагностике скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, то для того, чтобы диагностика была экономически оправданной, отношение затрат к возможной прибыли у нее должно быть довольно низким.