Грамотно составленная учетная политика облегчает ведение бухгалтерского учета и позволяет составить достоверную бухгалтерскую отчетность.
Под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.
К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.
Эти два определения даны в ПБУ 1/08 "Учетная политика организации". В этом же ПБУ закреплено, что принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому.
Напомним, что обособленные подразделения организации не разрабатывают учетную политику, а используют ту учетную политику, которая применяется в целом по организации.
В настоящее время в процессе формирования учетной политики для целей бухгалтерского учета можно выделить два основных направления:
организационно-технические аспекты;
учетная политика для целей финансовой внешней отчетности.
Первое направление предполагает принятие и утверждение:
рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
форм первичных учетных документов, не предусмотренных типовыми формами первичной учетной документации и составленных с учетом требований ст.9 Федерального закона от 21.11.2006 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
положения о бухгалтерской службе организации;
должностных инструкций работников бухгалтерии;
плана (графика) документооборота;
порядка внутреннего контроля сохранности ресурсов, их эффективного использования.
Второе направление предполагает принятие решения о способах ведения бухгалтерского учета, к которым, в частности, относятся способы амортизации основных средств, нематериальных активов, способы оценки производственных запасов, незавершенного производства, готовой продукции, порядок списания общехозяйственных расходов и т.д.
Разработка учетной политики на предстоящий финансовый год - сложный многоступенчатый процесс, и относиться к нему следует с большой ответственностью.
Обязанность формирования учетной политики лежит на руководителе организации и главном бухгалтере. Последний разрабатывает учетную политику и все приложения к ней, а руководитель утверждает разработанные документы.
Несмотря на то что бухгалтерский учет регламентируется общими для всех организаций нормативными документами, у каждой из них есть свои особенности. Поэтому каждая организация должна разработать свою учетную политику (п.3 ст.5 Закона N 129-ФЗ). При этом главному бухгалтеру нужно не только выбрать способ ведения учета, но и обосновать свой выбор законодательно установленными нормами (п.1 ПБУ 1/08).
Все нормативы действующего законодательства по бухгалтерскому учету можно разделить на две группы: одновариантные и многовариантные.
При одновариантном нормативе установлен однозначный порядок учета конкретных операций, который обязателен для всех.
При допущении законодательством нескольких способов ведения бухгалтерского учета в учетной политике отражается один из них. Когда главный бухгалтер формирует учетную политику, ему нужно выбрать один из предложенных способов и закрепить его в учетной политике.
Если же способ учета какой-то хозяйственной операции вообще не регламентирован, то необходимо самостоятельно разработать вариант учета и указать его в учетной политике.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.
Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.2007 N 835 вышеперечисленные формы обязательны к применению в организациях независимо от формы собственности.
Ведомственные формы первичной учетной документации обязательны к применению только в организациях, подчиненных этим ведомствам, однако если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут ее использовать.
Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности фирмы. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учетные задачи. В ряду основных требований к форме первичного документа следующие:
1) достоверность описания единичных фактов хозяйственной жизни организации;
2) неизменность структуры документа в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны;
3) недопустимость двусмысленности толкования содержащейся в документе информации;
4) кодирование сообщения для удобства обработки и обеспечения безопасности информации;
5) обеспечение необходимой достоверности, точности и понятности сведений измерителями информации, содержащейся в документе (денежными и/или натуральными). Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной;
6) недопустимость дублирования других документов;
7) обеспечение удобства обработки документа в среде применяемой формы бухгалтерского учета;
8) обеспечение удобства формы документа для представления и обработки в электронной среде (на ЭВМ);
9) использование единой формы для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные);
10) своевременное составление.
Очевидно, что нормативное регулирование первичной документации отсутствует в тех сферах деятельности организации, которые специфичны для отдельного хозяйствующего субъекта. В этих направлениях компаниям предоставлена значительная свобода в разработке и применении первичных учетных документов. Кроме того, в случае необходимости унифицированные формы по учету основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и прочие могут быть дополнены формами, разработанными на предприятии, если они не обеспечивают потребности учета и управления в информации.
При разработке форм первичных учетных документов следует учитывать положения ст.9 Закона о бухгалтерском учете, п.2 которой гласит: первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы; кроме того, затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчетному периоду для целей финансового и налогового учета);
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции (неточное описание факта хозяйственной деятельности влечет возникновение хозяйственных и налоговых споров);
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Пересмотр неунифицированных форм первичных учетных документов целесообразно производить не реже одного раза в несколько лет и в обязательном порядке при модернизации или развитии производства, расширении или переориентации финансово-хозяйственной деятельности.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, к которым, в частности, относятся кассовые книги, товарные отчеты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учетные регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчетность.
В п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ указывается, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в указанном пункте.
Разрабатывать формы собственных первичных документов по учету хозяйственных операций можно, ориентируясь на формы, утвержденные Госкомстатом, путем включения в эти образцы дополнительных реквизитов. Формы первичных документов, разработанные организацией, необходимо утвердить в учетной политике.