Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Приведем примерную форму такого перечня.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ
генеральный директор ООО "Темпера"
Головин А.Д. ______ /подпись/ _
05.10.2009
Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов в ООО "Темпера"
| Наименование документа | Полномочия | Должность и фамилия | Образец подписи |
| Платежное поручение | Разрешение на перечисление денежных средств с расчетного счета | Первая подпись - генеральный директор Головин А. Д.Первый заместитель генерального директора Пожарнов И.И.Вторая подпись - главный бухгалтер Долганов П.В.Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. | подпись подпись подпись подпись |
| Расходный кассовый ор- дер | Разрешение на вы - дачу денежных средств | Первая подпись - генеральный директор Головин А. Д.Первый заместитель генерального директора Пожарнов И. И.Вторая подпись - главный бухгалтер Долганов П. В.Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. | подпись подпись подпись подпись |
| Выдача денежных средств | Кассир Боровикова К.Е. | подпись | |
| Приходный кассовый ордер | Разрешение на по - лучение денежных средств | Главный бухгалтер Долганов П. В.Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. | подпись подпись |
| Авансовый отчет | Утверждение отчета | Генеральный директор Головин А.Д. | подпись |
| Подтверждение целесообразности произведения рас - ходов | Руководители структурных подразделений:Отдел 1 - Зайцев И. В.Отдел 2 - Конев П. Р.Цех 1 - Ванин Р. Н.Бухгалтерия - Петрова А.Х. | подпись подпись подпись подпись | |
| Проверка отчета и приложение к нему документов | Главный бухгалтер Долганов П. В.Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. | подпись подпись | |
| Требование - накладная Лимитно - заборная карта | Затребование материальных ценностей | Руководители структурных подразделений:Отдел 1 - Зайцев И. В.Отдел 2 - Конев П. Р.Цех 1 - Ванин Р. Н.Бухгалтерия - Петрова А.Х. | подпись подпись подпись подпись |
| Разрешение на от - пуск ТМЦ со склада | Начальник ОМТС Парамонов Н.Т. | подпись | |
| Отпуск ТМЦ со склада | Кладовщик Вудсворд М.И. | подпись | |
| Получение ТМЦ | Материально ответственные лица структурных подразделений:Отдел 1 - Феин И. В.Отдел 2 - Перов П. Р.Цех 1 - Санин Р. Н.Бухгалтерия - Королева П.В. | подпись подпись подпись подпись | |
| Главный бухгалтер _ /подпись/_ Долганов П.В. | |||
Если документ подписан ненадлежащим лицом (то есть лицом, не указанным в Перечне, или лицом, которое в силу закона не имеет права подписи), действительность такого документа является спорной. В частности, п.5 ст.185 ГК РФ определяет, что лицо, действующее от имени юридического лица при заключении сделок, должно быть уполномочено выданной от имени юридического лица доверенностью за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Если хотя бы одно из условий не выполнено, каждая из сторон сделки может настаивать на ее недействительности. Это положение содержится в ст.183 ГК РФ, которая гласит, что следствием подписания документов (заключение сделки) неуполномоченным лицом - при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий - сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.
Статья 982 ГК РФ определяет последствия одобрения заинтересованным лицом действий в его интересе: если лицо, в интересе которого предпринимаются действия без его поручения, одобрит эти действия, к отношениям сторон в дальнейшем применяются правила о договоре поручения или ином договоре, соответствующем характеру предпринятых действий, даже если одобрение было устным.
В ст.986 ГК РФ приводится норма, касающаяся последствий сделки в чужом интересе: обязанности по сделке, заключенной в чужом интересе, переходят к лицу, в интересах которого она совершена, при условии одобрения им этой сделки и если другая сторона не возражает против такого перехода либо при заключении сделки знала или должна была знать о том, что сделка заключена в чужом интересе. При переходе обязанностей по такой сделке к лицу, в интересах которого она была заключена, последнему должны быть переданы и права по этой сделке.
Следовательно, если организация одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, подтверждением этого могут служить:
документы об оприходовании или использовании материальных ценностей;
платежные документы, связанные со сделкой;
документы (приказы, распоряжения, утверждение авансового отчета и т.п.) или свидетельские показания, подтверждающие одобрение совершенной работником сделки;
иные документы.
Аналогично, если противная сторона сделки начала осуществлять действия по выполнению своих обязательств по сделке или приняла оплату в связи со сделкой, считается, что сделка ею одобрена.
Пример 2. Рабочий Сидорчук В.В. принял материалы для нужд участка в отсутствие бригадира, уполномоченного принимать материалы. Материалы были приняты в переработку, о чем имеются записи в соответствующих первичных документах, учетных регистрах и на счетах бухгалтерского учета. Таким образом, сделка в данном случае совершена неуполномоченным работником, но одобрена.
Пример 3. Договор на поставку материальных ценностей подписан лицом, не уполномоченным на совершение сделки от имени юридического лица, однако материальные ценности получены на склад организации и их оприходование отражено в приемо-сдаточной накладной, карточках складского учета, учетных регистрах. По истечении определенного по сделке срока поставщик выставил организации требование оплатить полученные ценности, однако последовал отказ, мотивированный тем, что сделка была заключена не уполномоченным на то лицом.
В данном случае оснований для признания сделки недействительной и отказа от оплаты нет, так как сделка была фактически одобрена юридическим лицом в момент принятия ценностей к учету.
Пример 4. На лимитно-заборной карте на отпуск в цех ценных материалов подпись начальника подразделения, истребовавшего материалы, заменена подписью его помощника. Кладовщик отказался принимать документ к исполнению вследствие его ненадлежащего оформления.
Кроме вышеуказанных обязательных реквизитов документа, можно ввести следующие дополнительные реквизиты:
номер документа (нумерация внутренних документов имеет контрольное значение, исключая возможность дублирования документов и их утери);
адрес организации;
основание для совершения хозяйственной операции (в качестве дополнительного аргумента при проведении финансовых проверок);
наличие и сумму возмещаемых налогов в стоимости активов (для контроля правильности отнесения затрат и начисления налоговых платежей).
В целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции. Системы кодирования могут разрабатываться в организации с учетом ее организационной структуры и условий деятельности.
Пример 5. Отпуск материалов в производство кодируется кодами группы 1000:
1001 - отпуск материалов со склада в цех N 1;
1002 - то же - в цех N 2;
1003 - то же - в цех N 3.
Выдача денег из кассы кодируется кодами группы 5000:
5001 - выдача денег на заработную плату;
5002 - выдача денег под отчет и т.д.
Применение кодов особенно полезно, если данные подвергаются компьютерной обработке.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Лица, составившие и подписавшие эти документы, должны обеспечить своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе, перед организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной операции. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться недостаточно.
Может случиться так, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.
В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 АПК РФ при помощи:
письменных доказательств (документов, прямо или косвенно подтверждающих факт осуществления хозяйственной операции. Например, при отсутствии накладной на отпуск продукции на сторону косвенным подтверждением факта отгрузки могут служить подписанный покупателем счет-фактура, документы о последующей оплате, документы об оприходовании этой продукции на баланс покупателя и т.п.);