Важным элементом контроля затрат на обеспечение качества является его оценка, которая основывается на различной информации, поступающей от членов администрации фирмы. При этом любая информация должна быть отражена в письменной форме, так как это имеет важное психологическое значение.
В рамках всеобщего контроля затрат на качество, который начинается с разработки изделия и заканчивается тогда, когда оно попадает в руки потребителя, возникает необходимость разработки системы нормативного учета, который предполагает расчет на научной основе норм издержек на материалы, рабочую силу и накладные расходы. При соотнесении фактических издержек со стандартными нормами создается система контроля за издержками. Применение стандартов позволит выявить те участки предприятия, которые мешают его эффективному функционированию и естественно препятствуют выпуску качественной и конкурентоспособной продукции, т.е. они должны отражать все технологические изменения в работе предприятия.
Одним из методов контроля затрат на качество является составление перечня всех возможных изменений, классифицированных по основным статьям расходов: спецификация материалов, производственные участки, конкретное оборудование. Необходимо, чтобы бухгалтерские отчеты были динамичными, четкими. Они должны быть написаны простым языком, содержать понятные термины, четкие показатели, отражать процентные соотношения отклонений от первоначальных расчетов. Учет издержек, составление перечня изменений по каждому элементу себестоимости с указанием ответственных за это участков – такова методика контроля, связанного с нуждами управления.
Для статистического контроля затрат на качество необходимо определить производственные центры или участки, что дает возможность определить, какой из этих участков несет ответственность за отклонения в качестве.
В процессе исследования нами выделены четыре метода проверки состояния менеджмента качества: внешний и внутренний аудит, самооценка и анализ со стороны руководства.
Внутренний аудит проводится сотрудниками предприятия или от его имени (первой стороной), а внешний – внешними по отношению к предприятию организациями-заказчиками продукции (вторая сторона) или независимой от предприятия и заказанной организацией (третьей стороной), например органом сертификации.
Результатом проведения внутреннего или внешнего аудита, а также самооценки по требованиям стандарта ИСО 9001:2000 «СМК. Требования» является перечень выявленных несоответствий, исправление которых позволит поддерживать определенный уровень процессов. Гораздо большие возможности дает сравнение деятельности организации с моделью стандарта ИСО 9004:2000 «СМК. Рекомендации по улучшению деятельности или моделями делового совершенства». Основными объектами улучшений в организации являются ее продукция и процессы. Можно выделить четыре направления улучшений: 1) совершенствование продукции, то есть улучшение ее характеристик чаще всего в ответ на требования потребителей; 2) инновации в продукцию, т.е. создание ее новых видов или внесение в уже выпускаемую продукцию значительных усовершенствований; 3) совершенствование процессов, т.е. улучшение их характеристик, таких как затраты времени и средств на проведение процесса, процент выхода годных изделий (доля ошибок); 4) инновации в процессах, т.е. разработка совершенно новых процессов, овладение новыми подходами, методами, технологиями.
В стандарте ИСО 9004:2000 записано, что политика в области качества должна быть основой для установления измеримых целей, которые развертываются по подразделениям и по функциям. Обратная связь при этом устанавливается через распределение ресурсов и анализ со стороны руководства. Результативность анализа со стороны руководства зависит в первую очередь от творческого потенциала руководителей предприятия, а именно от их знаний, опыта, интуиции, аналитических способностей, а также прогрессивности применяемых методов.
Аудит качества ведется на соответствие требованиям определенных документов. Проверка соблюдения соответствия осуществляется посредством так называемых модулей, представляющих собой совокупность способов доказательств, в том числе таких, как декларация поставщика о соответствии, контроль технической документации, испытания, оценка системы качества и др.
Одним из принципов, заложенных в основу стандарта ИСО 9000:2000, является применение процессного подхода, необходимого для постоянного улучшения деятельности с учетом требований всех заинтересованных сторон.
В п. 5.1 «Обязательства руководства» указано, что высшее руководство должно обеспечивать выполнение своих обязательств по постоянному повышению качества и эффективности посредством выделения необходимых ресурсов, к которым относятся инфраструктура, производственная среда, людские, информационные, природные и финансовые ресурсы, а также поставщики и партнеры. Для того чтобы реализовать эти требования, необходимо учитывать и анализировать затраты на качество любой деятельности (процессов) в рамках СМК. При этом учет затрат на качество по видам деятельности позволит обеспечить оперативный контроль над используемыми ресурсами, выявить неэффективные виды деятельности, а также оценить инвестиции.
В п. 5.6 «Анализ со стороны руководства» и п. 8.2.2 «Внутренний аудит» указано, что методы экономического анализа необходимо использовать при проведении оценивания СМК.
На сегодняшний день получили широкое развитие современные концепции управленческого учета: AВС; калькуляция на базе жизненного цикла; ценообразование по целям; ВSС – сбалансированная система показателей. На данный момент именно концепция ВSС в наибольшей степени позволяет сориентировать управленческий учет на использование информации о происходящем как внутри предприятия, так и в окружающей его внешней среде. ВSС основана на управлении ключевыми бизнес-про-цессами, закрепленными за центрами ответственности организации в соответствии с поставленными целями, количественно и качественно выраженными в целевых значениях оценочных показателей в разрезе четырех проекций – финансы, клиенты, внутренние бизнес-процессы, обучение и рост.
Внедрение автоматизации операций прогнозирования, планирования, учета и анализа в системе управленческого учета предприятия позволит добиться соответствующего уровня интеграции данных с другими информационными базами предприятия и снизить издержки на сбор и обработку информации. Это позволит внедрить систему Стратегического Управления Затратами, которая представляет собой наиболее прогрессивный метод управления затратами. Данная система имеет ряд преимуществ над традиционными методами, самыми существенными из которых являются:
1) Система Стратегического Управления Затратами делает возможным выработку мер по сокращению затрат, т.к. она не только указывает на места возникновения затрат, но и отражает информацию о причине возникновения затрат. При этом считается, что в своем движении внутри предприятия продукт/услуга потребляет различные виды деятельности подразделений предприятия и, тем самым, генерирует/порождает затраты.
2) Система Стратегического Управления Затратами дает возможность менеджеру получить точное представление о себестоимости отдельных видов продукции. Это возможно благодаря тому, что она использует внутри подразделений множество критериев/баз распределения накладных расходов, основанных на специфике различных видов деятельности.
3) Она дает возможность проводить многомерный анализ затрат по нескольким аспектам.
4) Но она может существовать лишь в компьютерной форме. Требуя значительных первоначальных вложений (в закупку оборудования и программного обеспечения, подготовку персонала и проч.), дает большую экономию средств на текущих расходах предприятия, т.к. эта система проста для пользователя и нетрудоемка.
В качестве основы для регламентации управленческого учета деятельности центров ответственности, реализации бизнес-процессов и операций рекомендуется использовать:
1) внешние стандарты и нормы – гражданское, таможенное, налоговое, экономическое законодательство, лицензирование и т.д.;
2) стандарты и требования на функциональность бизнес-процессов предприятия, в которые включаются международные, национальные и отраслевые стандарты систем качества (ИСО 9000, ГОСТ Р ИСО 9000-2001, ГОСТ Р ИСО 9004-2001), систем планирования производственных ресурсов (MRP, ЕRP), логистики (SCM, SIТ), организации систем закупок и т.д.;
3) внутренние (корпоративные) регламенты и стандарты, которые определяют основные аспекты корпоративной политики организации – взаимоотношение с заказчиками, совместную разработку центрами ответственности услуг, заключение договоров, мотивацию персонала и т.д. – в соответствии с внешними и функциональными (международными, национальными и отраслевыми) стандартами и нормами. Для осуществления постоянного контроля реализации стратегии на всех уровнях управления производится оперативный учет фактического исполнения утвержденных показателей, программ, планов и бюджетов в разрезе требуемой аналитики.