Отдельные выдержки из графика документооборота главной бухгалтерии и структурными подразделениями Компании представлены в таблице 1.
Таблица 1
График документооборота
| Документы, представляемые в главную бухгалтерию | Документы, выдаваемые главной бухгалтерией |
| Экономическое управление контролинга и акционерной деятельности | |
| - плановые калькуляции по изделиям | - отчетные калькуляции по изделиям, фактическую себестоимость изделий |
| - плановые сметы, общезаводских и непроизводственных затрат | - объемы товарной продукции |
| - расходы на содержание оборудования | -фактические затраты |
| - оптовые цены на выпускаемую продукцию | - сведения о незавершенном производстве |
| - извещение о приостановке аннулированию заказов | - сведения об отгруженной и оплаченной продукции |
| -практические суммы амортизационных отчислений | |
| УМТС, УК и КП | |
| - приемные акты (приходные ордера) на поступившие материалы, комплектующие | - сведения о движении материальных ценностей в стоимостном выражении |
| - сведения о поступлении и выдаче материалов, комплектующих со складов | - сведения о реализации сверхнормативных остатках |
| - документы на реализованные на сторону материалы, комплектующие | - сведения о месячных остатках материалов, комплектующих на складах |
| - сведения об остатках материалов, комплектующих на складах | |
| - инвентаризационные ведомости | |
| ВЗП, производственные отделы | |
| - оборотные ведомости движения деталей в производстве | - данные о фактических затратах на производство |
| - сведения об остатках неиспользованных материалов, полуфабрикатах и т.д. | - затраты на содержание и эксплуатацию оборудования |
| -первичную документацию для учета движения и использования основных средств, материальных ценностей, незавершенного производства (требования, накладные, лимитные карты и т.д.) | - затраты по расходам сырья, материалов, всех видов энергии и т.д. |
| - методические материалы, инструкции по ведению бухгалтерского учета и отчетности | |
| -результаты проведения ревизий, проверок | |
Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
На основе первичных документов составляются мемориальные ордера, в которых указывается бухгалтерская проводка. К мемориальным ордерам подшиваются все документы, на основании которых они составлялись.
Оформленные мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал. После регистрации бухгалтерских проводок производится разноска (запись) операций в контрольный журнал, который ведется по дебету и кредиту синтетического счета, субсчета. Для каждого синтетического счета, субсчета ведется «Главная книга». Это отдельный развернутый лист. В левой стороне листа отражается запись по дебету счета, в правой – по кредиту. Итоговые данные с контрольного журнала переносятся в главную книгу.
Итоги дебетовых и кредитовых оборотов по счетам, субсчетам главной книги переносятся в оборотный баланс синтетических счетов, субсчетов, используемого в дальнейшем для составления сальдового баланса на 1-е число следующего месяца.
Основные показатели по сумме выручки от выполненных работ и себестоимости этих работ отражаются в формах бухгалтерской отчетности: балансе и отчете о прибылях и убытках.
Аналитический учет ведется на карточках, расшифровках, книгах по всем счетам, субсчетам параллельно синтетическому. Итоги оборотов по карточкам, расшифровкам, книгам аналитического учета сверяются с итогом оборота контрольных журналов, а сальдо сверяется с главной книгой.
2.2 Бухгалтерский учет ремонта основных средств на предприятии
Традиционно в зависимости от объема и периодичности выполняемых работ различают три вида ремонтов: текущий, средний и капитальный.
Основная задача текущего ремонта – профилактическая. Его проводят, чтобы предохранить объекты основных средств от преждевременного физического износа. Обычно такие ремонты производят систематически, например раз в квартал.
Средний ремонт делается с той же целью, что и текущий: он нужен, чтобы основные средства не изнашивались раньше времени. Отличие среднего ремонта от текущего состоит в том, что он проводится реже (как правило, раз в год). При этом в ремонтируемом объекте заменяют часть основных деталей.
Наконец, капитальный ремонт. Его название говорит само за себя. Например, когда проводят капремонт машины, то чинят ее корпус, полностью разбирают силовой агрегат, а затем меняют все изношенные детали и узлы на новые и более современные. При капремонте здания все его изношенные конструкции (за исключением каменных и бетонных фундаментов, а также других основных конструкций) заменяются более прочными и экономичными.
Насколько часто нужно делать капитальный ремонт, зависит от того, как интенсивно эксплуатируют данный объект основных средств. Но, как правило, такой ремонт производят не чаще одного раза в несколько лет.
Любой ремонт делается с одной целью – поддержать основные средства в рабочем состоянии. При этом ни текущий, ни средний, ни даже капитальный ремонт никак не улучшают технических характеристик, не изменяют назначения и не придают новых качеств отремонтированным объектам. Если же это все-таки происходит, то речь идет уже не о ремонте, а о достройке, дооборудовании, модернизации или реконструкции объекта основных средств. Это очень важно помнить, ведь затраты на проведение таких работ следует включать в первоначальную стоимость улучшенных объектов. Такое правило действует и в бухгалтерском (п. 14 ПБУ «Учет основных средств»), и в налоговом учете (п. 2 ст. 257 Налогового кодекса РФ). Расходы же на ремонт первоначальную стоимость основных средств не изменяют.
В Налоговом кодексе РФ средства, истраченные на текущий, средний или капитальный ремонт, разрешено включать в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход. Причем сделать это можно в том квартале, в котором данный ремонт был произведен. Такое правило установлено п. 1 ст. 260 Налогового кодекса РФ.
Можно учесть при налогообложении прибыли расходы по ремонту арендованных основных средств. Но здесь необходимо соблюсти два условия.
Во-первых, в договоре с арендодателем должно быть указано, что он не будет возмещать арендатору средства, истраченные на подобные ремонты.
Во-вторых, в налоговом учете у арендодателя отремонтированные основные средства должны числиться в составе амортизируемого имущества. Это означает, что вы не сможете включить в состав прочих расходов сумму, которую ваша организация потратила, ремонтируя, например, арендованный копировальный аппарат, первоначальная стоимость которого не превышает 10 000 руб.
Как сказано в Методической рекомендации по применению главы 25 НК РФ (утверждены приказом МНС России от 26 февраля 2002 г. N БГ-3-02/98), неважно, какой ремонт будет проводиться: текущий или капитальный. Главное, чтобы ремонтом не «обозвали» модернизацию и реконструкцию, потому что последние учитываются по-другому. Они увеличивают стоимость основного средства и через амортизацию уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Если основное средство ремонтируют свои работники, то к ремонтным расходам относятся начисленная им зарплата, запчасти и расходные материалы, а также прочие затраты, связанные с ремонтом. Если для работ привлекается сторонняя фирма, то к ремонтным расходам относится оплата выполненных ею работ (п. 1 ст. 324 НК РФ). Если фирма определяет доходы и расходы кассовым методом, то ремонтные затраты уменьшат налогооблагаемую прибыль после того, как организация их оплатит.
Как уже сказано, расходы на ремонт списываются в тот момент, когда они фактически были произведены. Это выгодно, если предприятие не планирует тратить крупные суммы на приведение в порядок своего оборудования (помещений), а собирается ограничиться текущим ремонтом. В этом случае организации, как правило, обходятся собственными силами.
Пример 1.
ЗАО «АСТЕЯ плюс» рассчитывает налогооблагаемую прибыль, основываясь на данных бухгалтерского учета. В 2007 г. организация отчислила в резерв предстоящих расходов по ремонту основных средств 500000 руб. - по 125000 руб. (500000 руб. : 4 кв.) в квартал. Эта сумма была рассчитана по правилам, установленным ст. 324 Налогового кодекса РФ.
По данным бухучета в 2007 г. ЗАО «АСТЕЯ плюс» истратило на ремонт основных средств 470000 руб. Для целей налогообложения сумма расходов оказалась такой же. Все затраты были сделаны в ноябре и списаны за счет зарезервированных средств.
Отчисляя средства в резерв расходов по ремонту основных средств, бухгалтер ЗАО «АСТЕЯ плюс» сделал в марте, июне, сентябре и декабре 2007 г. следующую проводку:
Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства»,
К-т сч. 96 «Резерв предстоящих расходов и платежей», субсчет «Резерв расходов по ремонту основных средств»
– 125 000 руб. - отчислены средства в резерв предстоящих расходов по ремонту основных средств.
Затраты на ремонт основных средств, произведенные в ноябре 2007 г., были отражены в бухучете следующими записями:
Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства»,
К-т сч. 10 (70, 69 ...)
– 470 000 руб. - отражены затраты на ремонт основных средств;
Д-т сч. 96 «Резерв предстоящих расходов и платежей», субсчет «Резерв расходов по ремонту основных средств»,
К-т сч. 23 «Вспомогательные производства»