- составление расписания исходя из объемов работ, квалификации и производительности ресурсов
- три вида сетевых диаграмм
- организационные диаграммы для представления иерархий работ и ресурсов
- плавное масштабирование диаграмм
- табличные и графические отчеты
- встроенная система учета.
2.5 Рекомендации по повышению эффективности
процесса принятия решений
Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией для достижения стратегических целей компании.
Информационная система управления проектами (ИСУП) представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами, в основе которого лежит комплекс специализированного программного обеспечения. Система управления проектами включает в себя комплекс методологических, нормативных документов, а также программно-аппаратных решений.
Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет существенно повысить эффективность реализации проектов компании.[14] Основными преимуществами использования информационной системы управления проектами являются:
- возможность регламентирования процедур управление проектами;
- определение и анализ эффективности инвестиций;
- использование математических методов расчета временных, ресурсных, стоимостных параметров проектов;
- централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
- возможность быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
- обеспечение структуры контроля выполнения работ проектов;
- учет и управление рисками проектов;
- обеспечение контроля качества работ;
- управление и контроль поставок и контрактов при обеспечении проектной деятельности;
- определение информационных потоков проектной деятельности;
- возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;
- поддержка использования архива проектов и накопления знаний.
Система управления проектом создается для каждого проекта с учетом его особенностей. Однако быстрое и эффективное построение системы управления конкретным проектом возможно лишь в том случае, если основные элементы данной системы разработаны и утверждены в корпорации, имеется обученный персонал, информационная инфраструктура и культура применения методов управления проектами.
Повышение эффективности системы управления проектами достигается за счет разумной формализации процедур подготовки, принятия и организации исполнения управленческих решений, форм взаимодействия участников проекта, контроля и отчетности.
Корпоративная система управления проектами (КСУП) предполагает, что инициация, организация и исполнение любого проекта опирается на использование корпоративных стандартов организационной структуры проекта, управленческих процедур, отчетности и информационного обеспечения участников проекта. Действия участников проектов регламентируются в соответствии с их ролями и этапами проекта, и подкрепляются принятыми в рамках единых корпоративных стандартов методиками, инструкциями, шаблонами нормативных документов и инструментарием.
В основе КСУП лежит корпоративная модель системы управления проектами, которая обеспечивает менеджеров проектов средствами быстрого и эффективного создания системы управления каждым конкретным проектом. Корпоративная модель утверждается положением по управлению проектами в корпорации и включает:
- классификацию проектов;
- формализованное описание стандартных процедур управления проектами, структурированных по типам проектов, уровням принятия решения и стадиям жизненного цикла проектов;
- корпоративные стандарты по управлению проектами (перечни методик, инструкций, шаблонов нормативных документов, рекомендуемых к использованию на разных этапах жизненного цикла проектов);
- формальное описание ролевых функций участников проектов в привязке к процессам управления проектами, методикам их выполнения и нормативным документам;
- описание функциональности и руководства по применению инструментальных средств поддержки процессов управления проектами.
Современные системы управления проектами способны инструментально воплотить идеальную модель решения проблем и принятия решений. Менеджер проекта или другое лицо, уполномоченное решить проблему, сводит все мнения к единому решению.
Расширение представлений о проблеме возможно только при поддержке этого процесса технической системой (корпоративной системой управления проектами).[15]
Уровни решения проблем проекта внутри организации:
- простые проблемы вовлекают в процесс решения менеджера проекта, функционального менеджера, технических экспертов;
- умеренные проблемы вовлекают небольшую группу лиц, причастных к выполнению проектной задачи, поскольку проблема несколько увеличивается в размерах и требуется больше ресурсов для ее решения;
- решение сложных проблем чаще всего предусматривает сотрудничество многих различных участников сети проекта, включая удаленных подрядчиков (т.е. совместное решение).
Уровень решения проблем определяет менеджер проекта или куратор проекта.
Цель решения проблем проекта:
- устранение текущей проблемы в задаче проекта
- уменьшение степени влияния проблемы на проект
- восстановление исходного состояния (до возникновения проблемы)
- уменьшение последствий влияния проблемы на проект
- идентификация и устранение корневой проблемы в деятельности по проекту
Совместное решение проблем проекта предусматривает несколько шагов, которые, по сути, являются практическим воплощением реалистичной модели сотрудничества группы участников проекта (менеджер проекта, куратор проекта, начальник стройки, руководители функциональных подразделений и др.):
- все шаги в этой модели взаимосвязаны, каждый шаг основывается на информации, полученной в предыдущем шаге, и готовит информацию для выполнения следующих шагов;
- сбор информации об источниках и признаках проблемы осуществляется как «виртуальный» обход всех участников, приглашенных для анализа проблемы и поиска решений, и сбор (регистрацию и хранение) их представлений о проблеме проекта, при этом используется механизм «организационной координации» - система уведомлений об открытии проблемы (дискуссия о проблеме, прикрепленная к той задаче проекта, в которой проблема обнаружена);
- понимание проблемы и причин, поддерживающих ее существование в проекте, осуществляется через анализ зафиксированных представлений и мнений участников группы. важность этого шага заключается в том, что в реальном масштабе времени мы учитываем (не пропуская) мнения всех причастных лиц, а не только присутствующих на традиционных «совещаниях по решению проблем». большинство руководителей, которые начинают решать проблему проекта на планерках, не успевают проводить сбор всех мнений;
- общая тенденция состоит в том, чтобы перескочить через стадию сбора мнений, анализа и сразу перейти в стадию принятия «быстрого решения», обязательным условием нашего процесса является то, что менеджер проекта, или сотрудник, которому делегированы полномочия по решению проблемы, не должен пытаться сформировать решение, пока все условия, окружающие проблему, не поняты до конца;
- эффективность процесса решения проблем характеризует «здоровье проекта», а также эффективность усилий менеджмента. тренды в решении проблем задач проекта отражены в интегрированных отчетах по проблемам проекта, чем меньше нерешенных проблем, тем лучше. [16]
Решение задач в отдельных областях управления проектами должны базироваться на более общих, интегральных решениях уровня всей организации. Для руководства организации, система управления проектами (СУП) является одним из источников информации, используемой для анализа и принятия решений на высшем уровне управления организацией.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проведенного исследования можно сделать выводы, что внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП) дает компании возможность автоматизировать процессы проектного управления, тем самым повысив эффективность планирования и контроля отдельных ведущихся проектов, а также прозрачность всей проектной деятельности организации.
Корпоративная Система управления проектами способствует достижению стратегических целей компании, обеспечивая руководство компании действенными механизмами принятия обоснованных решений по проектам
- формируются постоянно действующие органы по управлению проектами, обеспечивающие согласованность действий всех участников всех проектов компании, накопление опыта по проектам и дальнейшее развитие системы управления проектами компании
- применяются прозрачные методы планирования, позволяющие формировать долгосрочные программы развития компании с учетом возможностей финансирования планируемых проектов и их обеспеченности ресурсами
- применяется единая система показателей реализации проектов и унифицированные формы отчетности по проектам, что позволяет получать сводную информацию о выполнении всех проектов компании, анализировать и оценивать состояние проектов на всех уровнях управления
- ведется постоянный контроль реализации проектов, направленный на снижение объемов затрат и нецелевого использования средств, своевременное выполнение работ с соответствующим качеством, предотвращение наступления рисковых событий
- применяются современные программные средства, облегчающие выполнение множества трудоемких процессов, связанных с планированием работ по проектам, оптимальным распределением ресурсов, загрузкой производственных мощностей, подготовкой отчетности