Стратегический контроль. Задачей такого контроля является оценка и регулирование деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложный, так как стратегия организации зависит от изменений в окружающей среде. Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров, а следовательно, и само проведение контроля.
Тактический контроль. Нацелен на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по предприятию, так и по ключевым подсистемам. Периодичность совпадает с длиной периода, на который составлены планы тактического развития. Главная задача: своевременное выявление отклонений от стандартов и проведение корректировочных мер.
Оперативный контроль. Осуществляется по периодам характерным для проведения отдельных проектов или работ. Может осуществляться ежедневно. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг, и выполнение всех видов процессов организации.
Оперативный контроль в свою очередь подразделяется на:
· Предварительный (упреждающий). Осуществляется до фактического начала работы. Основным средством осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется в трех ключевых областях: По отношению к человеческим ресурсам (Анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, отбор наиболее квалифицированных кадров. Контроль курса предварительного обучения уже в процессе работы.); материальным ресурсам (Выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок соответствия этому качеству. Обеспечение запасов материалов на должном уровне.); финансовым ресурсам (важнейшее средство контроля - бюджет. Обеспечение уверенности в средствах и установление предельного уровня затрат.)
· Текущий (производственный). Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Необходимо наладить систему обратной связи, для своевременного получения данных о результатах. Руководитель воздействует на систему, внося вовремя изменения.
· Заключительный (последующий). Проводится по окончании работы. Имеет две важные функции: Дает руководству организации информацию, необходимую для планирования аналогичных работ, способствует мотивации работников, достигших определенного уровня результативности. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании. [15,435]
II. По функциональным подсистемам.
В организации выделяются такие функциональные области, как производство, финансы и учет, персонал, маркетинг. Здесь указаны лишь основные из них, но в соответствии с организационной структурой их может быть намного больше. И в каждой функциональной области существуют свои объекты контроля. В производстве например это качество, затраты времени на единицу продукции, удельные издержки, уровень использования оборудования и т.д. Каждое предприятие определяет свои объекты контроля для той или иной функциональной области. [20,272]
К основным системам контроля относят:
1. Бюджетный контроль
Бюджетный контроль – составная часть финансового контроля, посредством которого в процессе составления проекта бюджета, его анализа и при составлении отчета о его исполнении проверяется образование, распределение и использование бюджетных средств.
Бюджет служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. [17,205]
2. Стандартная калькуляция себестоимости
Это технология, связанная с обеспечением контрольной информацией о стоимости продуктов или деятельности. в то время, как бюджетный контроль позволяет сравнивать итоговые цифры, стандартная калькуляция себестоимости рассматривает цену отдельной единицы товара.
Система используется специально для идентификации отличий в цене закупки материалов или в использовании материалов (это является превосходным способом быстрой идентификации неприемлемого уровня потерь). Это также применяется для контроля затрат на оплату рабочей силы, где существуют некоторые определенные стандарты продолжительности рабочего времени и оплаты за работу
3. Контроль качества
Чаще всего идет речь в основном о «Всеобщем контроле качества» (TQM – Total QualityManagement), нежели о непосредственном контроле качества продукта. Для контроля качества лучше всего убедиться, что для каждого процесса, независимо от того, идет ли речь о конкретном производственном процессе или о какой-то процедуре в офисе, качество на выходе должно соответствовать какому-либо предопределенному стандарту качества. Более того, некоторые организации обнаружили, что они должны обзавестись формальным признанным сертификатом качества — таким, как Британский Стандарт (BS) 5750 или его международным эквивалентом ISO 9000 для того, чтобы заказчики продолжали работать с ними.
Каждое возможное место для возникновения дефекта качества и каждый потенциальный тип дефекта должен быть предметом внимания персонала по контролю за качеством. В некоторых ситуациях верной оказывается поговорка, что предупредить — лучше, чем бороться с последствиями. Хорошая система контроля качества — эта та, которая основана на тщательно проработанных параметрах, планах и процедурах, так что снижается риск производства некачественной продукции.
4. Контроль запасов
Чаще всего этот контроль называется логистикой. Все проблемы могут быть связаны с сырьем, компонентами, упаковкой, полуфабрикатами и завершенными продуктами, Системы контроля запасов должны минимизировать потери. Эффективный контроль запасов может быть обеспечен, если он встроен в общую систему стандартной калькуляции себестоимости, если он имеет отношение к контролю закупочной функции, а также связан с контролем качества.
Важность эффективной системы контроля запасов связана с тем, что каждая организация располагает лишь ограниченным объемом денежных ресурсов. Если они расходуются на приобретение материалов и производство быстрее, нежели поступают от продаж, то рано или поздно наступит кризис наличности. Это известно как проблема работающего капитала или как кризис наличных средств, и нередко возникает в результате излишне оптимистичных закупок («фантастическая сделка») или накапливания готовых изделий («со дня на день наступит бешеный спрос»). В установлении оптимального соотношения и состоит контроль запасов
5. Системы, основанные на применении компьютеров
Применение компьютеров привело к чрезвычайно быстрому росту систем контроля, использующих все преимущества быстрой обработки и хранения данных. Обычно такое развитие свойственно большим организациям, где ощущают, что затраты могут оцениваться в терминах потенциальной экономии, которой можно добиться.
В последнее время, с появлением микрокомпьютеров и распространенностью бюро компьютерных услуг, появилась реальная возможность даже для самых небольших организаций иметь системы контроля, Информация, полученная с помощью компьютеров, или компьютерные системы контроля могут обеспечить эффективные ответы на многие из проблем, с которыми сталкиваются компании,
6. Общий контроль
Общий контроль организации осуществляется примерно так же, как и контроль за различными подразделениями. Это достигается за счет сравнения общего функционирования с планами, обычно с помощью таких отчетов, как торговые счета, счета прибыли и убытков, балансов, анализа, насколько это важно для компании; подсчет прибылей и убытков для общественных организаций, занимающихся предоставлением услуг, обществ и клубов. Данные традиционные системы счетоводства сами по себе не позволяют наблюдать развитие ситуации, но если они имеют отношение к бюджету организации, отклонения в общем функционировании могут быть замечены оперативно. [16,242]
Так же в менеджменте известны следующие подходы к разработке систем контроля:
1. Рыночный. Для установления стандартов используют внешний рыночный механизм, такой, как ценовая конкуренция и относительная доля рынка. Обычно применяется организациями, продукция или услуги которых имеют четкие спецификации и выделяются на рынке сбыта, а так же компаниями которые работают в условиях жесткой конкуренции.
2. Бюрократический. Упор на организационные полномочия, на административные и иерархические механизмы, такие как правила, процедуры, инструкции, политика, стандартизация операций, четкие описания рабочих заданий и точные бюджеты с помощью которых и обеспечивается желаемое поведение работников и их работа в соответствии с установленными нормами и стандартами эффективности.
3. Клановый. Поведение сотрудников регулируется на основе общих ценностей, норм, традиций, ритуалов, легенд, другими аспектами организационной культуры. Используется в организациях, в которых распространены командные методы работы, а применяемые технологии часто меняются.
Приведенные виды и методы проведения контроля являются классическими и наиболее часто используемыми. Но применяемые вместе они образуют систему, которая индивидуальна для каждого предприятия. Идеальная система контроля для одних организаций может лишь скрыть существующие проблемы и стать губительной для других. Поэтому, какой бы вид и метод контроля не выбрал руководитель, он всегда должен учитывать особенности присущие организации.
Каждая организация сама решает какие методы, формы и виды контроля использовать, но принципы построения системы контроля универсальны для всех. Различные авторы по разному видят процесс контроля