Распределение денежных средств в соответствии со структурой плановой калькуляции должно распространяться на все поступающие суммы со стороны, пока не будет получена вся выручка (по методу оплаты) или закрыта вся дебиторская задолженность денежными средствами (по методу отгрузки).
Отсюда следует: для того чтобы не было путаницы, что оплачивать в первую очередь — сырье и материалы, заработную плату или налоги, — необходимо строго придерживаться принятой структуры сводной калькуляции и не допускать использования одних источников в ущерб другим.
Такое представление механизма образования и использования сначала заемных, а затем собственных денежных средств делает «прозрачным» процесс движения денежных средств, а каждая статья затрат получает конкретное содержание. При этом по каждой статье устанавливается верхний предел, выход за который может привести к перерасходу предусмотренного источника и, следовательно, уменьшению прибыли и собственного капитала в денежной форме.
Но целевое распределение денежных средств возможно только в случае, если:
1) калькуляции на отдельные виды продукции (работ, услуг) составлены верно и экономически обоснованы;
2) сводная калькуляция на весь планируемый выпуск продукции учитывает все затраты, что подтверждается анализом отчетных данных и фактического расхода на плановый объем производства;
3) сводная калькуляция на стадии составления планового портфеля заказов позволяет определить точку безубыточности, учесть отпускные цены, а в случае необходимости — скорректировать отдельные калькуляции и статьи затрат;
4) фактические затраты находятся в соответствии с плановой калькуляцией и строго контролируются;
5) оплата постатейных затрат производится в рамках имеющегося источника, необходимость в установлении очередности платежей отпадает, а работа предприятия становится ритмичной.
При таком подходе на основе сводной калькуляции создается и сводный баланс движения денежных средств. Поступления и расходования этих денежных средств в увязке с временны2м графиком и установленными ограничениями способствуют тому, что денежные потоки систематизируются и находятся в соответствии с принятыми договорными обязательствами перед сторонними организациями, рабочими и служащими, бюджетом и фондами, банками и акционерами как по сумме обязательств, так и по срокам их исполнения.
В результате в одном и том же балансе движения денежных средств одновременно сочетаются:
- поступления денежных средств от покупателей продукции (работ, услуг) как по суммам, так и по срокам;
- расходования денежных средств по оплате продукции (работ, услуг) сторонних организаций в соответствии с установленными сроками и суммами;
- платежный график по расчетам с рабочими и служащим;
- платежный график по расчетам с бюджетом и фондами;
- платежный график по оплате процентов за кредит и возврату самого кредита.
Следовательно, из такого баланса непосредственно вытекают дни или периоды, когда необходимо осуществлять платежи, а собственных средств для этого нет. Отсюда возникает потребность в кредите, которая получает экономическое обоснование. И наоборот, если имеется избыток собственных средств, то может быть поставлен вопрос об их выгодном вложении.
Таким образом, работа с плановой калькуляцией и составление баланса движения денежных средств дают все основания для организации и осуществления оперативного управления финансовой устойчивостью предприятия. Результативность этого управления прослеживается через внутренние формы отчетности, анализа и аудита.
2.3. Оперативное управление финансовой устойчивостью предприятия
При проведении анализа финансово-экономического состояния предприятия предполагается, что имеется особый инструментарий, который позволяет давать оценку финансовой устойчивости в данный момент времени — внутренние формы отчетности, анализа и аудита.
Основная задача этих документов — получить наглядную и объективную картину финансово-экономического состояния предприятия за определенный период, а приводимую информацию представить в читабельном, понятном и доступном виде.
Несмотря на то, что в настоящее время ощущается объективная потребность в таком анализе, оперативное управление финансовой устойчивостью предприятия не проводится в полном объеме в силу ряда обстоятельств:
- несовершенства сложившегося на предприятии документооборота:
1) принятая на предприятии внутренняя отчетность является больше бухгалтерской, чем управленческой, поэтому круг пользователей этой информации существенно сужается;
2) линейный или функциональный руководитель, менеджер, экономист или финансист в силу субъективных причин порой ограничены в доступе к бухгалтерской базе данных и поэтому вынуждены вести параллельную базу, которая может существенно отличаться от бухгалтерской базы;
3) актуальность принятия управленческих решений руководством предприятия теряет всякий смысл в данный момент времени из-за запаздывания и несвоевременности внесения и обработки исходной информации;
- несоответствия действующей отчетности потребностям аналитики:
1) в ней содержатся показатели исключительно в стоимостном выражении, когда чаще необходимо знать именно натуральные показатели при анализе остатков материалов, комплектующих и основных средств;
2) дебиторская и кредиторская задолженность, а также задолженность подотчетных и материально ответственных лиц дается укрупненно и без расшифровки, при этом длительность этой задолженности не раскрывается;
3) разным руководителям обработанная информация требуется с разным уровнем группировки — виды деятельности, объекты, участки, службы и подразделения;
4) разным руководителям обработанная информация требуется с разным уровнем детализации. Если руководителю предприятия необходима информация в максимально сжатом виде, то линейному или функциональному руководителю — более подробная, но не такая детальная, как, скажем, бухгалтеру материальной части, кладовщику или менеджеру по продажам или закупкам;
5) в целом отсутствует единая система справочников (по материалам, объектам, контрагентам, подразделениям, материально ответственным и подотчетным лицам), что препятствует получению полного представления о движении материальных, финансовых и документарных потоков;
-отсутствия взаимосвязи и дублирования полномочий между структурными подразделениями внутри финансово-экономической службы:
1) отсутствует схема внутреннего документооборота и взаимодействия как в самой финансово-экономической службе, так и между другими службами;
2) отсутствуют стандарты на внутренние документы и порядок их перемещения;
3) не установлены права доступа, порядок внесения и передачи исходной и обработанной информации.
Эти и другие причины частичного применения или полного отсутствия управления финансовой устойчивостью предприятия в режиме реального времени могут быть сняты, если будет внедрен и объективно заработает оперативный учет финансовой устойчивости предприятия.
Для решения этой задачи предлагается комплекс мероприятий, который охватывает ряд аспектов.
Организационный аспект:
1) на базе действующей бухгалтерской программы создается отдельный встроенный блок для финансово-экономической службы предприятия;
2) создаются сводные рапорты внутренней отчетности, анализа и аудита;
3) получение этих рапортов и оперативная работа с ними осуществляются в режиме реального времени пользователями со своих рабочих мест;
4) устанавливается порядок движения документов;
5) устанавливаются конкретные сроки представления, обработки и передачи информации внутри той или иной службы, а также между службами.
Методический аспект:
1) разрабатываются перечень, внутреннее содержание и формат типовых рапортов;
2) определяется уровень аналитики для каждого пользователя (1 — большие группы, 2 — подгруппы, 3 — учетная единица);
3) устанавливается продолжительность периода анализа (день, неделя, месяц, квартал, год).
Аналитический аспект:
1) определяется перечень анализируемых объектов (участок, объект, подразделение, бизнес-единица, материально ответственное или подотчетное лицо);
2) разрабатываются справочники в разбивке по видам объектов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), поставщиков и покупателей, налогов и банков, сотрудников, учредителей и т.д.;
3) устанавливаются единый доступ, порядок заполнения и обновления справочников (в целях устранения дублирования).
Правовой аспект:
1) рапорты предназначены для служебного пользования специалистами финансово-экономической службы и руководящего состава предприятия;
2) в соответствии с решением директора предприятия для каждого специалиста устанавливаются уровень детализации и права доступа к информации (полный, ограниченный, частичный);
3) устанавливается определенный перечень рапортов для конкретного пользователя.
Технический аспект:
1) соответствующими техническими службами прокладывается сеть, устанавливается необходимое оборудование, проводятся технические и другие работы;
2) решается вопрос об увеличении рабочих мест за счет расширения числа пользователей;
3) проводится подключение рабочих мест к единой базе данных.
Только решив данный комплекс задач, можно говорить о постановке оперативного учета финансовой устойчивости предприятия.
Разумеется, оперативное управление предприятием в целом и финансовой устойчивостью в частности тесно связано с бухгалтерским, финансовым и управленческим учетом, поскольку через систему сводных рапортов наиболее наглядно проявляется взаимосвязь между бюджетированием, учетом, анализом и контролем, с одной стороны, и движением материальных, финансовых и документарных потоков — с другой. Тем самым, на основе сводных рапортов создается мощный информационный блок, который вбирает в себя всю оперативную информацию о: