Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.
Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:
- важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;
- на важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%;
- менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.
Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:
- составить список всех предстоящих задач.
- систематизировать их по важности и установить очерёдность.
- пронумеровать эти задачи.
- оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.
- задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.
- задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.
- оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.
Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» - она работает с тем, что должно быть сделано[13]. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.
1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.
Таблица 2
«Ступенчатая пирамида Б.Франклина»
| |
| |
| |
| |
| |
Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...
Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.
Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
2) Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.
Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.
Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.
4) Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.
Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.
В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.
5) Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.
6) Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на один день.
Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.
Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным - наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:
- План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
- Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
- Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
- Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель - привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Все сделанные дела заносят в таблицу в которой дела записаны по приоритетности их выполнения.
Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.
ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ОСНОВА УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ
1. Ведите запись.Одной из самых распространённых ошибок управления временем является ваша попытка использовать память с целью отслеживания большого количества деталей. Это приводит к информационной перегрузке и путанице в вашем мозгу. Ведя записи, вы берёте под контроль свои проекты и задачи, становясь более организованным.
2. Список приоритетов.Определение приоритетов и составление списка приоритетов способствует вашему сосредоточению на тех вещах, которые для вас имеют большое значение.
3. Планирование недели.Уделите себе время в конце или начале каждой недели, чтобы составить план своих действий на ближайшие семь дней
4. Носите с собой блокнот.Будучи вне своего офиса или дома, где-нибудь в автобусе или в машине, вы можете быть озарены гениальной идеей или мыслью, которую следует обязательно сохранить.
5. Научитесь говорить нет.Многие из нас бывают перегруженными слишком большим объёмом работы из-за своей привычки говорить «да», когда следовало бы говорить нет. Научитесь говорить «нет», если запрос другого человека имеет очень низкий уровень приоритетности.
6. Думайте, прежде чем действовать.Бывало ли, что вы говорили «да», но позже жалели об этом? Перед решением какой-либо задачи задумайтесь о её последствиях и её важности.
7. Постоянно совершенствуйтесь.Определите время в своём недельном плане на совершенствование своих знаний, навыков и способностей. Например, вы можете посетить семинар, прочесть книгу или посмотреть обучающее видео.
8. Будьте осознанны в том, что вы делаете.Регулярная оценка того, как вы тратите своё время, может принести ощутимую пользу. Так, вы можете прийти к выводу, что ваши нынешние действия уже не служат вашей цели, поэтому вы сможете тратить своё время на что-то более ценное, что-то, что способствует достижению ваших целей.