Содержание
Введение
Глава 1. Работа в текстовом процессоре MS Word 2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MS Word
1.1. Основные возможности текстового процессора
1.2. Слияние писем
1.3. Отправка персонального сообщения по электронной почте…
1.4. Создание и печать наклеек
Глава 2. Создание комплекса документов средствами MS Word на примере предприятия ООО «Актив»
2.1. Слияние документов в деятельности ООО «Актив»
2.2. Создание письма при помощи слияния документов
2.3. Создание наклеек при помощи слияния
2.4. Работа секретаря с результатами слияния документов
Заключение
Список литературы
Приложение 1. Пример основного письма для слияния
Приложение 2. Результат слияния письма
Приложение 3. Письмо-оповещение о новом поступлении товара
Приложение 4. Анкета владельца дисконтной картой
Приложение 5. Письмо об утере подарочных сертификатов
Приложение 6. Результат создания наклеек при помощи слияния
Приложение 7. Инструкция по работе с результатами слияния
Введение
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и аппаратного обеспечения позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль [3].
Обработка текстов, подготовка различного вида документов составляют значительную часть работ, выполняемых в настоящее время на ПК специалистами многих профессий.
Для работы с этими текстами используются так называемые текстовые редакторы. Главная задача любого текстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователя условий по созданию и обработке документов [10].
Обилие различных типов документов привело к многообразию существующих текстовых редакторов. Наиболее распространенным из них является текстовый редактор MicrosoftWord, который имеет широкий диапазон применения и многообразие возможностей для работы с документами.
Вследствие всего этого можно сказать, что данная тема достаточно актуальна. MSWord является одним из ведущих текстовых процессоров в России и умение работниками использовать его возможности в своей деятельности может облегчить им работу и сократить затраты времени и энергии.
Цель данной курсовой работы – рассмотреть процесс создания комплекса документов в MSWord при помощи функции слияния на примере ООО «Актив».
Для достижения цели работы перед нами были поставлены следующие задачи:
1. Ознакомится с текстовым редактором MSWord. Определить его
функции и возможности. Рассмотреть отличия приложения MSWord 2007 от версии 2003 года, его преимущества и недостатки.
2. Определить понятие слияния. Рассмотреть эту опцию с точки зрения ее функциональности, рассмотреть этапы процесса слияния документов.
3. Рассмотреть процесс создания письма, электронного сообщения и листа наклеек при помощи опции слияния документов.
4. Выявить документы, для создания которых может использоваться опция слияния на примере ООО «Актив».
5. На примере документов ООО «Актив» рассмотреть технологию создания документов при помощи слияния в MSWord 2007.
6. Определить положительные стороны опции слияния в деятельности секретаря в ООО «Актив».
Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав (теоретической и практической части), заключения и списка литературы.
В первой главе описана характеристика текстового редактора MSWord, его функции, особенности. Рассказано об отличиях версии 2007 года от версии 2003 года, даются основные понятия, касающиеся функции слияния документов, расписан процесс создания письма, электронного сообщения и листа наклеек при помощи опции слияния.
Во второй главе описана организация ООО «Актив», ее сфера деятельности и виды услуг. Определен комплекс документов в организации, в которых возможно применение функции слияния. Рассмотрена технология создания таких документов с помощью слияния и описаны преимущества этого процесса. Упрощение работы с опцией слияния при помощи написания макросов. Обозначен порядок работы секретаря с результатами слияния документов.
Для написания курсовой работы использовалась литература по делопроизводству и документационному обеспечению управления, учебники, учебные пособия и методический материал, касающиеся информатики и информационных технологий.
И.Г.Пащенко «Word 2007». Знакомство с основными возможностями текстового редактора MicrosoftWord 2007. В.М. Матюшка «Информатика для экономистов». Раскрывает основные понятия теории информации, виды аппаратного и программного обеспечения ПК и компьютерных сетей. Особое внимание уделено совместному использованию приложений MicrosoftOffice. Т.М. Елизаветина «Делопроизводство на компьютере». Отражено использование комплекса программ MSOffice для создания и оформления наиболее часто используемых организационно-распорядительных документов, внешней и внутренней корреспонденции и оправке документов по электронной почте. Кокс Джойс, Преппернау Джоан «MicrosoftOfficeWord 2007». В данной книге досконально изучается рабочая среда Word 2007. Ю.К.Щипин, А.М.Телепин, С.В. Колков «Информатика для гуманитарных вузов». Содержит основные положения информатики и прикладные вопросы информационных технологий.
Также была взята информация из интернет ресурсов, таких как http://office.microsoft.com/ru-ru - веб-узел «Мой Office Online», http://www.x-master.ru - официальный сайт ООО «Актив», Компьютерра online. Секреты Word. – http://www.computerra.ru.
Глава 1. Работа в текстовом редакторе MSWord 2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MSWord
1.1. Основные возможности текстового процессора
Текстовый процессор MicrosoftWordявляется многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.
Создания документа в текстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям:
1)Создание пассивного документа - происходит посредством набора текста с последующим его оформлением (форматированием);
2) Создание типового документа - осуществляется на основе шаблонов (интерактивной формы), требующей заполнения.
Кроме непосредственного ввода и форматирования текста Word позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияния документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы [6].
Microsoft Office Word 2007 – это мощная программа для обработки текста, помогающая быстро и эффективно создавать и форматировать все деловые и личные документы, начиная с самых простых писем и заканчивая сложнейшими отчетами. Программа Word 2007, которая вошла в пакет приложений MicrosoftOffice 2007, была существенно модернизирована по сравнению с предыдущими версиями, чтобы все возможности, содержащиеся в ней, стали более доступными и удобными в использовании [5].
Word можно использовать для того, чтобы:
- создавать профессионально выглядящие документы, содержащие такие выразительные элементы как графики и диаграммы;
- придавать документам согласованный внешний вид с помощью применения стилей и тем, которые воздействуют на шрифт, размер, цвет, эффекты текста и фон страницы;
- сохранять и заново использовать такое готовое содержимое и форматированные элементы как титульный лист и врезки;
- создавать персонифицированные сообщения электронной почты и письма к нескольким получателям, не набирая несколько раз один и тот же текст;
- делать информацию в длинных документах понятной с помощью составления оглавлений, индексов и библиографий;
- защищать документы, осуществляя контроль над тем, кто и какие изменения может производить над документами, удаляя персональную информацию и применяя цифровую подпись [5].
Главное отличие Word 2007 от предыдущих версий программы – это полностью иной принцип организации интерфейса. В связи с этим возникает необходимость осваивать новую логику работы с уже привычной программой [8].
Но усовершенствования коснулись не только внешнего вида программы.
Отличие Word 2007 от Word 2003. Word 2007 не только представляет более эффективный подход к работе с документами, но и содержит большой список новых и улучшенных возможностей, включающий следующих в себя следующие:
- Лента. Больше никаких поисков в меню, подменю и в диалоговых окнах. Этот новый интерфейс организует все команды, которые люди используют чаще всего, таким образом, что они становятся доступны с вкладок, расположенных вверху окна программы.
- Образец. Просмотр эффекта от форматирования еще до его применения.
- Наборы стилей и темы документа. Быстро изменяют внешний вид документа, применяя различные наборы стилей или тему, просматривая эффект еще до применения их к документу.
- Рисунки SmartArt. Используйте эту удивительную возможность для работы с диаграммами, чтобы создавать сложные диаграммы с 3-Dформами, прозрачностью, падающими тенями и другими эффектами.
- Усовершенствованная работа с диаграммами. Ввод данных в связанный рабочий лист MicrosoftOfficeExcel и просмотр того, как эти данные немедленно представляются в диаграмме выбранного типа.
- Очистка документа. Пусть Word проверяет и удаляет примечания, скрытый текст и персональную информацию, хранящуюся как свойства, перед тем, как работа над документом будет окончена.