Удержание своевременно не возвращенных авансов, выданных под отчет
В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности организации часто выдают своим работникам наличные денежные средства под отчет, в том числе на хозяйственные, командировочные, представительские расходы.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.
Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.
Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.
При наступлении срока, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть средства, полученные под отчет, делается запись:
Дебет 94 Кредит 71 – учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок
Операция по удержанию денежных средств из заработной платы работника отражается записью: Дебет 70 Кредит 94 – невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника
Удержание сумм оплаты за использованные, но неотработанные дни отпуска
При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, по распоряжению работодателя производится удержание из заработной платы, начисленной в окончательный расчет с работником, за неотработанные дни отпуска.
Удержание не производится, если увольнение связано с тем, что:
- работник призывается на военную или альтернативную гражданскую службу;
- работник переводится в другую организацию;
- организация ликвидируется или сокращает численность;
- у организации сменился собственник;
- состояние здоровья работника препятствует продолжению данной работы;
- работник признан полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением;
- работник умер;
- наступили чрезвычайные обстоятельства, препятствующие продолжению трудовых отношений.
Расчет удержаний за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом, рекомендуется производить в следующем порядке:
а) определяется количество полных месяцев, остающихся до конца рабочего года, в счет которого был использован отпуск авансом. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, из расчета исключаются: излишки, составляющие более половины месяца округляются до целого месяца;
б) определяется количество дней использованного, но неотработанного отпуска путем умножения количества календарных дней, приходящихся на одни месяц рабочего года, на количество месяцев, остающихся до конца рабочего года на момент увольнения;
в) определяется размер удержания путем умножения среднего дневного заработка, исходя из которого была произведена оплата за использованные авансом дни отпуска, на количество дней неотработанного отпуска.
Удержание за причиненный работодателю материальный ущерб
Работник в процессе своей трудовой деятельности может нанести материальный ущерб организации. Ущерб может возникнуть в результате потери или порчи имущества организации.
Порядок возмещения ущерба зависит от того, как оформлены отношения между вашей организацией и работником. С работником может быть заключен гражданско-правовой или трудовой договор.
Если с работником заключен гражданско-правовой договор, то ущерб возмещается в порядке, установленном гражданским законодательством. ГК РФ предусматривает полное возмещение ущерба. Работник организации должен возместить как прямой ущерб, так и сумму доходов, не полученных организацией в результате утраты или порчи имущества.
Если с работником заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с трудовым законодательством.
Ст. 238 ТК РФ устанавливает, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные выгоды (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежит.
Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения ущерба третьим лицам.
Трудовое законодательство предусматривает:
- ограниченную материальную ответственность;
- полную материальную ответственность.
Материальная ответственность работника исключается, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. При ограниченной материальной ответственности работник должен возместить прямой ущерб в пределах своего среднего месячного заработка. При полной материальной ответственности работник должен возместить всю сумму расходов организации на восстановление поврежденного или приобретение нового имущества.
Сумма ущерба, которая не превышает среднемесячный заработок работника, удерживается из его заработной платы. Сумма ущерба, которая превышает среднемесячный заработок работника, взыскивается только в судебном порядке. Если сумма причиненного ущерба не превышает среднемесячный заработок работника, взыскание производится на основании приказа руководителя.
Дебет 70 Кредит 73/2 - удержана из зарплаты сумма причиненного материального ущерба
Удержание за брак
Браком называется продукция, которая в силу имеющихся в ней дефектов не может быть использована в соответствии с назначением.
Брак в производстве может возникнуть как по вине работника, так и по вине работодателя.
С работника может быть удержан ущерб, который понесла организация из-за выпуска бракованной продукции, только при условии, что брак возник по его вине. Для определения размера ущерба, который должен компенсировать работник, необходимо выяснить является ли брак исправимым.
Исправимый (частичный) брак – это бракованная продукция, которую технически возможно и экономически целесообразно исправить в организации. Если брак исправим, то с виновника удерживаются все расходы организации по его исправлению.
Неисправимый (полный) брак – это продукция с дефектами, устранить которые невозможно или экономически нецелесообразно. Если брак неисправим, с работника удерживается стоимость испорченных материальных ценностей. Общая сумма удержания за допущенный брак не может превышать среднемесячный заработок работника. Размер ежемесячного удержания за допущенный брак не может превышать 20% заработной платы работника, причитающейся к выплате. Порядок отражения в учете операций по удержанию ущерба, возникшего из-за выпуска бракованной продукции, зависит от того, исправимый брак или нет.
Если работник допустил исправимый брак, то при отражении расходов на его исправление необходимо сделать записи:
Дебет 28 Кредит 10 – списана себестоимость материалов, израсходованных на исправление брака;
Дебет 28 Кредит 70 – начислена заработная плата работникам, занятым исправлением брака;
Дебет 28 Кредит 69 – начислен ЕСН.
Сумма, подлежащая удержанию с работника (в пределах его среднемесячного заработка), отражается проводкой:
Дебет 73/2 Кредит 28 – учтена сумма, подлежащая удержанию с работника.
Если работник допустил неисправимый брак, то необходимо определить себестоимость бракованной продукции.
Фактическая себестоимость бракованных изделий списывается записью:
Дебет 28 Кредит 20 – списана фактическая себестоимость бракованных изделий.
Разница между стоимостью бракованных изделий и суммой, подлежащей взысканию с работника, отражается записью: Дебет 20 Кредит 28.
Если сумма ущерба от выпуска бракованных изделий удерживается из заработной платы работника, то делается проводка: Дебет 70 кредит 73/2.
Если для компенсации ущерба работник вносит денежные средства в кассу, то делается проводка: Дебет 50/1 Кредит 73/2.
Удержания по заявлению работника
По добровольному заявлению работника, предоставленному в письменном виде в бухгалтерию организации, из заработной платы могут производиться удержания на следующие цели:
- благотворительность;
- добровольное страхование, в том числе медицинское;
- уплату профсоюзных взносов;
- оплату коммунальных услуг;
- оплату пребывания ребенка в детском саду и др.
Сумма удержаний из заработной платы на основании письменного заявления работника отражается в бухгалтерском учете проводкой: Дебет 70 Кредит 76.
Если организация по поручению работника производит перечисление денежных средств на счета других организаций, то в бухгалтерском учете делается запись:
Дебет 76 Кредит 51 – перечислены платежи по заявлению работника
Удержания из заработной платы работника могут осуществляться на основании исполнительных надписей нотариуса. Исполнительная надпись ставится нотариусом на документе, подтверждающем ту или иную задолженность работника.
Исполнительная надпись может ставиться:
- на нотариально заверенном договоре о предоставлении работнику займа;
- на договоре о предоставлении работнику ссуды;
- на трудовом договоре и т.д.
Взыскание по исполнительной надписи нотариуса может осуществляться только с согласия работника.
При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.