Отношения со временем куда сложнее, чем с реальным человеком, так как мы не можем его увидеть, услышать, потрогать руками. Если мы не будем смотреть на часы, нам может показаться, что его и вовсе нет. Некоторые философы говорят, что времени на самом деле не существует, его нет в природе. Это всего лишь научная категория, которую придумали люди, чтобы как-то структурировать свою жизнь. Как бы то ни было, время упорядочивает как нашу частную жизнь, так и историю человечества. Люди даже выработали своеобразные временные отметки человеческой жизни: «Если до 25 лет нет семьи, то, скорее всего, и не будет; если до 30 нет работы, и не будет; если до 40 денег нет, и не будет; до 50 нет успеха – и не будет». В этой народной мудрости констатируется, что для решения каждой жизненной задачи есть свое время.
Некоторые люди совершенно не ставят перед собой никаких целей, никак не планируют свое время. У них нет ни стратегических, ни тактических целей. Они просто плывут по течению жизни. Не планируя своего времени, отказавшись от управления им, будьте уверены, что около вас всегда найдутся люди, которые с удовольствием его «прикарманят». Они вовлекут в круговорот своей жизни, в решение своих задач, превратят в пешку в своей игре. Говоря по правде, каждый из нас приторговывает своим временем. Мы продаем свое время и силы, чтобы получить универсальный ресурс – деньги, который легко конвертируется во что угодно. Главное, чтобы продажа была выгодной, и при этом вы не потеряли ее смысла.
Прежде чем что-либо сделать, ответьте себе на 4 вопроса, как советуют западные эксперты по управлению временем.
¡ «Нужно ли мне именно это?»
¡ «Нужно ли мне это именно сейчас?»
¡ «Нужно ли мне это именно такой ценой?»
¡ «Нужно ли это именно мне?»
Таким образом, время – это жизненный ресурс, равнозначный деньгам и усилиям. Все эти три ресурса свободно конвертируются друг в друга. Например, вложив время и силы, можно заработать деньги, а с помощью денег можно сэкономить свои усилия и время. А чтобы никогда не стало мучительно больно, относиться ко времени надо так же серьезно, как к деньгам. И даже еще более серьезно, так как именно время – это наше основное творческое пространство. Для этого необходимо контролировать время путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделить место, указав временной интервал, т.е. определив, какую долю свободного времени оно занимает, а также ведение дневника времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.
Умело распоряжаться своим временем должен научиться каждый руководитель.
Самоменеджмент при использовании современных подходов позволяет значительно продвинуться на пути овладения искусством управления. Самоменджмент не просто помогает быть успешным, он учит быть победителем во всех сферах жизни.
Решение своих проблем как в личной, так и профессиональной сферах можно представить в виде различных взаимосвязанных функций, которые осуществляются в определенной последовательности.
Функций самоменеджмента пять:
1. Постановка личных и профессиональных целей.
2. Планирование использования времени.
3. Принятие решения по предстоящим делам.
4. Реализация и организация личного трудового процесса.
5. Самоконтроль итогов трудовой деятельности.
Начальным моментом в реализации данных функций является постановка цели.
Постановка цели – это анализ и формирование личных целей.
Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что требует сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывать конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а, следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда и в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.
Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет, но куда его хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все его неосознанные силы, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.
Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать.
Для достижения и определения целей часто используют ситуационный анализ. Он представляет собой своего рода определенный список средств для достижения целей и позволяет выяснить, что следует поощрять (т.е. выделяет сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).
Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».
Формулирование целей – это установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретные практические задачидля последующей стадии планирования.
Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных целей. Нельзя ставить перед собой невыполнимые в принципе или за определенный срок задачи. Это, разумеется, не значит, что вы должны ставить перед собой легко воплотимые в жизнь цели. Вы должны требовать от себя и других выполнения только достижимых целей.
Вторая функция самоменеджмента – это планирование использования времени.
Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени, оно призвано обеспечить аккуратное использование времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Нужно планировать использование ограниченного времени для достижения поставленных целей.
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.
Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.
Любой план должен подлежать выполнению, что обуславливает принятие решений – такова третья функция самоменеджмента.
Принятие решений – это выбор первоочередных задач и дел. Принять решение означает установить приоритетность, т.е. определить, какие задачи имеют первостепенное, второстепенное и т.д. значение.
Основные проблемы руководителей заключаются в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работ и распределяют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.
Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих вопросов, в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет:
– работать только над действительно важными задачами;
– решать вопросы в соответствии с их неотложностью;
– концентрироваться на выполнении только одной задачи.
После принятия решения о выполнении составленных планов рассматривается вопрос о том, как овладевать трудовым процессом и реализовывать трудовую активность.
Реализация и организация личного трудового процесса предполагает составление распорядка дня руководителя для достижения поставленных целей. Организация рабочего дня должна соответствовать принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
Существуют правила организации рабочего дня. Вот основные из них:
Правила начала рабочего дня:
1. Начинать день с хорошим настроением.