Структура управления отражает одновременно два фактора: дифференциацию решений, обеспечивающих достижение системы целей организации и распределение полномочий на принятие решений. Иначе говоря, организационная структура должна отражать структуру принимаемых в ней решений.
Управленческая структура в ПБЮЛ имеет ряд характеристик, позволяющих судить о ней как о линейной:
1. оперативность – управленческие решения неизменны от момента их принятия до их реализации;
2. надежность – достоверность передачи информации, без искажений, бесперебойность связи;
3. экономичность – нужный эффект при наименьших затратах;
4. устойчивость – неизменность ее основных свойств при внешнем воздействии, целостность функционирования.
Производственная структура в ПБЮЛ обусловлена тем, что тип производства – индивидуальный, а, следовательно, наиболее удобным становится использование смешанной структуры. Любой мастер может выполнять обязанности другого мастера, проведя предварительную диагностику, что и происходит в случаях большого количества заказов.
3.2 Методы и стили руководства
В ПБЮЛ реализация функций и принципов управления осуществляется путем применения различных методов.
Работает метод косвенного воздействия, когда создаются условия для достижения косвенных результатов, этот метод работает в любом случае. Руководитель создает условия для осуществления целей, а специалисты добиваются результатов. Необходимость выполнения целей организации стоит перед руководителем и специалистам – удовлетворенность потребителей в качественном, недорогом продукте и при этом получение прибыли.
В системе методов управления персоналом в ПБЮЛ выделяют:
Ö Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях. Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться именно в этой организации. Эти методы воздействия отличает прямой характер воздействия: приказы, распоряжения, и другие внутренние документы.
В ПБЮЛ можно выделить следующие способы административного воздействия:
Организационные воздействия, то есть внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность сотрудников. К ним относятся трудовые договоры, Правила внутреннего трудового распорядка, организационная структура управления, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников и организация рабочих мест. Эти документы обязательны для всех сотрудников, и их несоблюдение влечёт за собой применение дисциплинарных взысканий.
ПБЮЛ является небольшой и молодой организацией и воздействия на сотрудников еще не доведены до стандартов и регламентов, и нуждаются в постоянном оперативном распорядительном воздействии со стороны руководителя.
Распорядительные воздействия к способам распорядительного воздействия относятся приказы, распоряжения, указания, инструкции.
Дисциплинарная ответственность и взыскания применяются в случае невыполнение сотрудником трудовых обязанностей (при условии когда доказана его личная вина и он действовал умышленно и неосторожно). Право налагать дисциплинарные взыскания имеет руководитель. Увольнение может осуществлять только руководитель предприятия.
Материальная ответственность и взыскания материальная ответственность возлагается на сотрудников за ущерб, причинённый организации, с которой они состоят в трудовых отношениях, а также за ущерб, возникший в связи с возмещением им ущерба, причинённого его работниками третьим лицам, если этот ущерб возмещён предприятием.
Ö Экономические методы. Наиболее используемыми является материальное стимулирование, как отдельных сотрудников, так и всего коллектива; они основаны на использовании товарно-денежных поощрений. Как известно основным мотивом трудовой деятельности является заработная плата. Руководитель организации регулирует материальную заинтересованность сотрудников с помощью применяемой системы оплаты труда и системы премирования. А так же предоставление сотрудникам товаров и услуг со скидкой.
Ö Социально-психологические методы проявляются в воздействии на социальную и психологическую стороны человека.
Руководитель ПБЮЛ придерживается мнения, что люди – один из важнейших факторов необходимых для работы организации, поэтому и управление персоналом играет важнейшую роль в достижении организацией желаемой цели.
В организации, по мнению сотрудников, создается комфортный психологический климат в коллективе, так как максимально снижается возможность проявления конфликтных ситуаций. Формируется корпоративная культура.
Каждый руководитель в управленческой деятельности выполняет служебные обязанности в определенном, свойственном только ему стиле работы. Честерфильд говорил, что "стиль - одежда мысли", а Бюффон утверждал даже, что "стиль - это сам человек". Справедливость этих афоризмов подтверждается и современным толкованием стиля работы, который оценивается как совокупность типичных и относительно устойчивых приемов воздействия руководителя на подчиненных с целью эффективного выполнения управленческих функций и стоящих задач.
В ПБЮЛ при анализе полученных данных было отмечено, что руководитель организации имеет смешанный стиль руководства, в большей степени, объединяющий демократический и авторитарный стили. Этот стиль является наиболее оптимальным, так как дает возможность подчиненным высказывать свое мнение, позицию, и в то же время последнее слово всегда остается за руководителем. В организациях имеющих небольшие размеры это наиболее эффективный вариант управления, так как обычно делегированию уделяется мало внимания, в этом случае руководитель владеет информацией из первоисточников.
3.3 Коммуникации и управленческие решения
Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации называют связующими процессами.
Коммуникации между организацией и ее средой
Если опираться на факторы внешней среды, влияющие на деятельность организации, то от этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.
ПБЮЛ, как и любая другая организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными покупателями они сообщаются с помощью рекламы. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации. Организации приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи ряд письменных отчетов. Важно отметить что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и тому подобное, циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.
Межуровневые коммуникации
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по исходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и так далее. Например, руководитель может сообщать старшему мастеру о предстоящих изменениях в работе организации. В свою очередь, старший мастер должен поставить в известность подчиненных об особенностях готовящихся изменений.
Помимо обмена по нисходящей, организация имеет в коммуникации по восходящей. К примеру, мастер по программному обеспечению заметил, что компьютер, на котором он работает, имеет неполадки. Мастер по ПО делает вывод, что это повлечет за собой простои в работе и увеличение сроков ремонта, и соответственно снижение заработной платы (так как присутствуют элементы сдельной оплаты труда). В этом случае мастер по ПО готов сообщить своему старшему мастеру о возникшей проблеме. Старший мастер, в свою очередь, должен проинформировать руководителя и вызвать специалиста.
В ПБЮЛ каждый исполнитель, орган управления, специализирован на выполнении отдельных видов деятельности, и каждый орган выполняет указания вышестоящего органа только в пределах своей компетентности.
Руководитель ПБЮЛ в силу того, что организация имеет небольшие размеры решает довольно широкий спектр вопросов, таких как: основные, базисные вопросы, которые касаются корпоративной политики, направления развития фирмы и других важных аспектов деятельности организации, осуществляет разработку маркетинговой политики предприятия работает над непосредственной продажей услуг, усовершенствования технологий и адаптации производства под потребности рынка.
Бухгалтер – является бухгалтером в единственном числе и исполняет следующие обязанности:
· Составление и сдача годовых, квартальных и месячных отчетов
· Прогнозирует средства, направляемые на оплату труда, на стимулирование работников по итогам работы за год, на выплаты социального характера за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налога на прибыль и других обязательных платежей, контролирует исполнение соответствующих статей затрат утвержденных смет.
· Осуществление оперативного учета производства продукции и обеспечение передачи оперативной информации руководству.
· Осуществление контроля за применением цен на предоставляемые услуги, материалы и тарифов на энергию и услуги.
· Проведение анализа эффективности производства и снижения себестоимости продукции, повышения рентабельности производства