Разработка проекта реинжиниринга складской системы (стр. 2 из 19)
1.1. Показания к разработке проекта
Несмотря на необходимость, в связи с принятым комплексным планом развития компании, увеличения количества отгрузок с главного склада компании в ближайший год по среднему показателю количества отгрузок в 2 раза, возможно фактическое увеличение максимум на 60%, путем увеличения персонала, занятого на складе. Это было отмечено в служебной записке заведующего главным складом, где говориться, что выйти на данный показатель возможно, только путем увеличения складских площадей, несмотря на то, что товаром фактически занято не больше 75 % складских помещений, либо путем перехода на новую технологию работы главного склада.
Однако увеличение складских площадей в два, а затем и шесть раз приведет к снижению рентабельности всего нового направления в целом, что, по оценкам маркетологов компании ООО «СиМ Авто», существенно ослабит конкурентоспособность данного направления и предприятия в целом.
На этом основании генеральный директор предприятия, во исполнение комплексного плана развития компании, издал приказ и поручил исполнительному директору, г-ну Синцову А.В., совместно с коммерческим директором и заведующим главным складом компании ООО «СиМ Авто», в сотрудничестве с отделом маркетинга, до 01 июля 2001 года разработать план мероприятий по решению данной проблемы. Созданной инициативной группой был рассмотрен ряд вариантов, включая: увеличение складских площадей, изменение местонахождения главного склада, замена используемого оборудования, реконструкция складских помещений и т.д.
Из всех предложений были отобраны наиболее перспективные варианты, удовлетворяющие комплексному плану развития предприятия, и составлен перечень проектных решений:
2. провести реструктуризацию организационной структуры главного склада;
3. автоматизировать складскую работу;
4. повысить эффективность охранных мероприятий.
Для исполнения данных решений инициативной группы 01 февраля 2001 года был заключен договор с ОАО «ЦНИТИ» (Центральный научно-исследовательский технологический институт), на разработку и изготовление автоматического складского комплекса. При этом данный комплекс должен полностью удовлетворять комплексному плану развития предприятия, иметь ресурс работы не менее 10 лет, быть простым в обслуживании и эксплуатации, а также стоимость его разработки и изготовления не должна превышать размера сформированного фонда развития компании ООО «СиМ Авто», который, на момент заключения договора составлял около 350 000 USD (Триста пятьдесят тысяч долларов США).
1.2. Существующая технология работы главного склада компании
Ключевым моментом в работе компании по продаже запасных частей и комплектующих, является работа с крупно оптовыми клиентами, по заказам на сумму от 10 000 USD, и мелко оптовыми клиентами, по заказам на сумму от 1 000 USD. При этом весь ассортимент, можно разделить по сложности учета и отгрузки на две большие группы:
1. крупногабаритный товар, например, колеса, стекла, двигатели;
2. мелкогабаритный товар, например, ремни, щетки, болты.
Существующая организационная структура главного склада ООО «СиМ Авто» представлена на рисунке 1, где для работы задействовано 42 сотрудника, средняя зарплата которых составляет 4 200 руб., включая четырех охранников, подчиняющихся начальнику охраны компании. При этом отгрузка запасных частей и комплектующих происходит следующим образом:
Покупатель в головном офисе компании делает заказ и оплачивает его. На основании оплаченного заказа формируются отгрузочные накладные, счет-фактура и заявка на формирование заказа на складе. По факсу она передается на главный склад, где наборщику с каждого склада отпускается соответствующий товар, который он упаковывает и передает на склад отгрузки по накладным о внутреннем перемещении товара. Со склада отгрузки по отгрузочным накладным заказ передается клиенту.
Однако на практике это выглядит иначе:
После оплаты в головном офисе, клиенту предлагают забирать товар на следующий день, иначе абсолютно невозможно предугадать, сколько времени ему придется провести на складе, ожидая получение заказа. Дело в том, что у наборщиков оплата сдельная и им приходится получать товар со складов сразу по нескольким заказам. У каждого склада (см. рисунок 1), конечно есть своя специализация, однако фактически, во время приемки товара он ставиться на тот склад, где в данный момент есть место, стараясь придерживаться специализации.
Положение осложняется наличием на каждом складе, так называемого «мелкого» товара, который берется в больших количествах и требует кропотливого пересчета, т.к. отечественные производители практически никогда его не фасуют. Поэтому при получении товара у каждого склада выстраивается очередь наборщиков, с большегрузными тележками, для комплектации и транспортировки отобранного товара. Эти очереди, часто перегораживают проходы, под которые отведено 25 % складских территорий, и затрудняют перемещение по складу рабочих и самих же наборщиков. Все это приводит к нарушению техники безопасности, тем более что на складах хранятся легковоспламеняющиеся предметы, а также создает излишнюю нервозность и озлобленность сотрудников склада, часто возникают конфликты.
При этом, получая новую заявку наборщику очень часто приходиться возвращаться на один и тот же склад и заново отстаивать очередь, поэтому некоторые из них работают группами по 2-3 человека, что еще больше осложняет сдачу сформированного заказа на склад отгрузки, из-за более часто возникающей путаницы с комплектацией заказа. Поэтому, фактически, каждый наборщик, в состоянии сформировать в среднем не более 4-5 заказов в день, а в случае окончания рабочего времени он вынужден оставлять тележки с недоукомплектованными заказами в проходах, т.к. склад отгрузки не всегда принимает, даже на временное хранение, подобные недокомплекты, поэтому наборщикам иногда приходится навязывать заявки, поступившие на главный склад во второй половине дня. Таким образом, любой единичный заказ по среднестатистическим данным формируется за сутки.
Подобная ситуация вызывает сильную текучесть кадров, что приводит к многочисленным случаям хищений. И все это в значительной мере отражается на клиентах, потому что если клиент придет на склад в день оплаты, то он потеряет там целый день и получит сильно негативный заряд, который у него будет ассоциироваться со всей фирмой, а, получая заказ на следующий день, он рискует столкнуться со случаями пересортицы товарных позиций, или, что еще хуже, с фактическим отсутствием оплаченного им товара на складе.
Все это увеличивает расходы предприятия и в значительной степени снижает конкурентоспособность компании ООО «СиМ Авто», несмотря на существенный ценовой разрыв с конкурентами. Понятно, что в подобной ситуации, с подобной технологией работы склада нет никакой возможности увеличить количество отгрузок даже в 2 раза, как предусматривает первый этап комплексного плана развития предприятия.
2. Комплексная характеристика нововведения
ООО «СиМ Авто» в настоящее время не находиться на грани краха, а наоборот крепко стоит на своих позициях и имеет большой потенциал для дальнейшего развития. Однако руководители видят неизбежность возникновения трудноразрешимых проблем в будущем, которые помешают развитию предприятия. Поэтому для реализации комплексного плана развития компании, в части требований к складской работе, потребуется радикально перепроектировать существующие деловые процессы, и затронуть корни явлений, а не произвести поверхностные изменения, поэтому данное нововведение является реинжинирингом, существующей технологии работы склада компании ООО «СиМ Авто». Его признаки приведены в таблице 1:
Таблица 1. Морфологическая матрица идентификации инновации.
| Параметр | Значение параметра |
| По уровню изменений | Радикальный |
| Начальная точка | «Чистая доска» |
| Частота изменений | Единовременно |
| Требуемое время | Длительное |
| Направление | Сверху вниз |
| Охват | Широкий |
| Риск | Высокий |
| Основное средство | Информационные технологии |
| Тип изменений | Структурный |
Поэтому для реализации данного нововведения потребуется отбросить все существующие структуры и процедуры, и перейти на совершенно новый способ выполнения работ.
По условиям заключенного договора, ОАО «ЦНИТИ» к 01 марта 2001 года, за счет собственных средств и авансовых платежей, закончил опытно-конструкторские и проектно-конструкторские работы и предоставил в компанию ООО «СиМ Авто» всю необходимую документацию на автоматический складской комплекс, который включает складской конвейер, охранную систему и систему информационных коммутаций. Основные данные из полученной документации представлены в таблице 2: