-была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)
-были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
-было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
-был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).
Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.
Сильные стороны:
- сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
- не самые важные дела (ответ на письма) - в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими вся работа, проделанная в этот день, была необходима
- помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени
Слабые стороны:
- временной интервал для выполнения нескольких задач определялись спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)
- непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.
4. Реализация и организация
Предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.
Правила начала дня:
- начинать день с позитивным настроением;
- начинайте работу по возможности в одно и то же время;
- перепроверка плана дня, составленного накануне;
- вначале - ключевые задачи;
- приступать без «раскачки»;
- согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);
- утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;
Правила основной части дня:
- Хорошая подготовка работы;
- Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
- Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;
- Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
- Избегать незапланированных импульсивных действий;
- Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
- Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);
- Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)
- Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
- Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);
- Выкраивать спокойный час;
- Контролировать время и планы;
Правила завершения рабочего дня:
- Завершить начатые небольшие дела;
- Контроль за результатами и самоконтроль;
- План на следующий день;
- Каждый день должен иметь свою кульминацию.
1.3 Принципы самоменеджмента
Сущность самоменеджмента базируется на ряде моментов: принципов, условий проявления оснований), концептуализации и т.д. Если принципы самоорганизации представляют собой сущность конечного феномена системы систем, то принципы самоменеджмента, «пересекаясь» частично с принципами самоорганизации, определяются на концептуальном уровне смысл менеджмента в условиях самоорганизации человеческих факторов. Самоорганизация в свою очередь предполагает многоэтапную их реализация.
Самопроизвольность
Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление тенденций и наблюдаемых фактов эффекта в условиях конкретных рыночных сегментов и сответствующих управляемых систем независимо от форм собственности. В определенных условиях этот принцип позволяет не только учитывать огромные скрытые возможности любых социально-экономических систем, но и передавать им подавляющее большинство функций , в том числе самоменеджмента. Учет данного принципа требует определенности в поведении администраторов-руководителей, предпринимателей, менеджеров и самих исполнителей процессов.
«Погруженость» системы
Данный принцип при реализации самоменеджмента, как право опережает по времени процесс практического системообразования, т.е. явно
последовательный. Параллельность возникает несколько позже. Эффект самоорганизации, саморазвиваясь и возникая лишь в так называемых «погруженных» в свою внешнюю ресурсодержащую среду ситуациях, во-первых, зависит от состояния необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений в части доступа к ним, во-вторых, спонтанно может ограничивать свой континуум состояний по формирования новых видов своего материализованного системообразования лишь тремя конечными результатами:
1) для «себя»;
2) для теневого рынка;
3) для общества.
Направленность самоорганизации
Важным является принцип спонтанно-направленного самозарождения ранее «погруженных» временных горизонтальных систем как мощной реакции свободного рынка самоорганизующихся участников на монопольный характер государственных и корпоративных структур на основе игнорирования или учета самоорганизации до начала развертывания предпринимательства. Другими словами, реализация данного принципа через все состояние саморазвития и самоприватизации собственности, анастрофы ресурсов систем вплоть до начала процесса самооптимизации своих горизонтальных структур.
Искусственное начало
Данный принцип отражает не столько необходимость учета безусловного повышения начального фактического ресурсопотребления (по всем ресурсам и услугам) над априори рассчитанным (по нормативным материалам или предпринимателями) без гарантии параллельного получения возможных полезных результатов для общества (за счет суммарного эффекта от диффузии и диссинации), сколько ресурсную искусственность начала самопроизвольного роста и развития самоорганизации. Предпринмиатели, адвинистраторы, менеджеры должны либо учесть, либо искусственно «создать» такую рыночную ситуацию, в которой «погруженные» системы могут какое-то время самообеспечиваться тем, что им необходимо для «сдерживания» эффекта самоликвидации.
Ресурсная поддержка
При реализации этого принципа следует учитывать несколько моментов:
1)самоменеджмент, создав конкретную горизонтальную систему, должен дать ей сомоопредиться, т.е. менеджер обязан стать на время лишь наблюдателем;
2) конкретная мягкая система решает самопроизвольно необходимые задачи самообеспечения ресурсами и услугами,. Самонормирования своего труда, самооптимизации своей горизонтальной структуры как по количеству участников, так и по их взаимоотношениям в части развития временной взаимозависимости друг от друга и т.д.;
3) при развитии самоупарвления мягкая система способна самоликвидироваться без получения соответствующих результатов или с получением, что может быть следствием отсутствия ресурсной поддержки;
4) практически мягкая система, реализовав самопроизвольно свои внутренние задачи, способна мгновеннно финишировать по конкретной работе в пределах оставшегося после самовнедрения предыдущих принципов, не интересуясь конечными результатами. Здесь самоуправление должно всегда быть подпитанным дополнительными ресурсами.
Сочетательность скачкообразных и эволюционных процессов
Однозначно спонтанное скачкообразное проявление эффекта самоприватизации, анастрофы и самоорганизации связано с особенностями горизонтального реагирования управляемых социально-экономических систем на жесткое управляющее воздействие административно-бюрократических структур.
Самоменеджмент при структурных эволюциях, иерархического типа реорганизациях минимален. Скачки, системные мутации и бифуркации каналов управления реализуются чаще всего спонтанно, но, как правило, после «воздействия», т.е. параллельно.
Параллельность
Предполагается, что феномены самоприватизации, анастроф исамоорганизации, создающие определенные системные эффекты и формирующие новые задачи перед самоменеджментом, развиваются параллельно действующим процессам в иерархических системах. Такой параллелизм отражается всеми рыночными структурами, и он понятен.
Концптоемкость
Данный принцип является глобализированным и представляет собой набор нескольких разных принципов:
- обязательное наличие гибкости,
- наличие полупрозрачных границ между регионами и конкретными