• лишь один имеет достаточно времени;
• десятерым требуется на 10% больше времени;
• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
• остальным не хватает 50% времени.
Стилю работы руководителя, испытывающего недостаток времени для стратегического управления и принятия решений присущи следующие признаки:
-нервозность и сумбурность в действиях;
- нетерпеливость при решении вопросов по отношению к равным себе
по рангу руководителям и к подчиненным;
стремление даже при незначительных затруднениях во взаимоотношениях с коллегами выходить на вышестоящие уровни руководства. В таких условиях руководитель превращается в оперативного работника, решающего постоянно возникающие текущие вопросы.(4 стр. 254)
Работу по улучшению использования времени менеджера рекомендуется проводить в трех аспектах:
-изучение трудовых навыков
- оценка рациональности использования времени
- составление плана использования времени и выполнение его. (3 стр. 195)
У любого человека развиваются привычки, которых он придерживается, не задумываясь, хороши они или нет. Чтобы получить ясную картину о трудовых навыках надо вести учет использованного времени. В свою очередь виды производственного расходования времени делятся на присущие нам: недостаток опыта, уровня образования, классификации, неорганизованность.
Не зависящие от нас: избыток совещаний, вызовы к руководству, ожидание приема, ненужная отчетность, исполнение несвойственных функций.
В качестве первых шагов к повышению организованности полезно провести самофотографию своего рабочего дня - записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени. Просуммировав зафиксированные затраты времени за день, наверное каждый не досчитается нескольких часов.(3 стр.196)
Составление ежедневного графика, где фиксируются все решенные и нерешенные вопросы, позволяет руководителю экономить свое время. Он служит в помощь выполнению служебных обязанностей. Для этого можно завести две папки, в одной изкоторых предварительно вечером будут складываться не просмотренные документы, а во второй - просмотренные. В каждой из папок должен находиться пронумерованный список документов, регулярно обновляемый по мере их рассмотрения. Указываются также люди и должности, которым он применяется. (2 стр. 18)
Когда собраны фактические данные об использовании рабочего времени, можно выделить различные виды работ и определить их удельный вес к общим затратам.
Основная цель персонального менеджмента заключается в том, чтобы наилучшим образом использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (уметь самоопределяться), легче преодолевать внешние обстоятельства на работе и в личной жизни.
Ежедневное решение разных задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, находящихся в определенной взаимозависимости и, как правило, осуществляющихся в определенной последовательности. Подобный процесс самоменеджемента может быть представлен в виде «круга правил», демонстрирующего связи между отдельными функциями самоменеджемента. В свою очередь, «круг правил» состоит из внешнего и внутреннего кругов. Во внешнем круге обозначены следующие пять функций:
1. Постановка цели. Анализ и формирование личных целей.
2. Планирование. Разработка планов и различных вариантов
своей деятельности.
3. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.
4. Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.
5. Контроль. Самоконтроль и контрольитогов (в случае необходимости—корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.
6. Информация и коммуникации. Вокруг шестой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджемента.(4 стр. 250)
Кроме того, можно будет определить, сколько времени тратится на решение повторяющих задач и сколько на одноразовые, решающие действия. Анализ каждодневной повторяющейся работы может найти добавочное время для повышения квалификации за счет передачи части обязанностей подчиненным.
Основной подход к управлению временем, предложенный С. Кови, можно определить по факторам. Виды деятельности обозначаются двумя факторами: срочностьюи важностью.
Срочное — это то, что требует немедленного внимания; то, что можно обозначить словом «сейчас». Важное имеет отношение к результатам, оно вносит вклад в ваши миссию, ценности и наиважнейшие цели.
Важные и несрочные дела требуют большей инициативы, чем срочные, которые просто «толкают» вас: «делай!» Если нет представления о том, что важно, о тех результатах, которые вы хотите достичь в жизни, то вы легко переходите к реагированию на срочное.
В зависимости от степени срочности и важности дела (задачи) различают четыре возможности их оценки и выполнения:
-Срочные, важные дела, за них следует приниматься немедленно и самому их выполнять;
-Срочные, менее важные дела, здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная.
-Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств;
-Менее срочные, важные дела, их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут «подождать». Поэтому рекомендуется: перепроверить степень важности и попробовать такие дела полностью или частично поручить сотрудникам. Наряду с тем что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела;
-Менее срочные, менее важные дела, очень часто эти дела оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами.
Если вы вдруг начинаете заниматься ими, забывая о срочных, важных делах, то не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за такие дела.
От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться! Чем бы конкретно руководитель ни занимался, крут его обязанностей шире узких профессиональных рамок. Сотни дел мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных постоянно находятся в его поле зрения. (4 стр.255)
Что же повышает эффективность способ экономии времени? Одним из способов экономии времени является ограничение так называемой политики открытых дверей. Часто встречаются менеджеры, к которым идут консультироваться по любому вопросу, что ведет к нерациональному использованию рабочего времени. Следует придерживаться правила: двери открыты для обсуждения неотложных проблем, а с текущими вопросами обращаться в установленные часы приема.(3 стр. 197)
Планирование - Это основа любой производственной деятельности. Планирование включает набор операций и действий, а именно: различные исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработку плана и доведение его до исполнителей. В практике планирования работы менеджеров различают:
- Долгосрочные планы работы, которые охватывают годовой период, но содержат задачи, которые требуют для выполнения несколько лет.
- Рабочие планы по основным задачам на срок от трех до шести месяцев с учетом долгосрочных планов.
- Месячные или недельные распорядки дня, содержащие графики работ на каждый день.
Первые два вида - личные планы работы менеджера. Они содержат только те вопросы, на решение которых менеджер концентрирует свое внимание. Третий вид отражает распорядок работы организации. ( 3 стр.198)
Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные дела разбиваются на две категории.
Первая категория — задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя.
Вторая категория — дела, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Решение таких задач дает важный общий конечный результат с их нарастающей сложностью. В любом случае задачи двух категорий, так или иначе, переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.
Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться в отношении ее исполнения и получения оптимальных результатов. Проверка, может быть простой или очень сложной, сопряженной с множеством дополнительных операций.
Взаимодействие с другимилюдьми. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, руководителю необходимо активно участвовать в межличностных отношениях, в принятии решений и выполнять управленческие функции: планирование, организацию, мотивацию, координацию, регулирование и контроль. Общий практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к экономии времени в целом.
Руководитель обязан уметь анализировать свою деятельность и затраченное на нее время, составлять план личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности. (4 стр.256)