Учет расчетов с поставщиками и покупателями и формирование внутреннего аудита (стр. 2 из 4)

· контроль за сохранностью и состоянием имущества экономического субъекта;

· контроль за отдельными элементами структуры внутреннего контроля;

· проведение мероприятий по предупреждению злоупотреблений и специальных расследований;

· разработка рекомендаций и мероприятий по устранению выявляемых недостатков и повышению эффективности управления.

Эффективность контроля и анализа финансовой и хозяйственной деятельности компании напрямую зависит от правильной организации отдела внутреннего аудита. Принимая решение о его создании, необходимо четко определить цели, задачи, а также регламентировать деятельность внутренних аудиторов. Так, в Положении об отделе внутреннего аудита должно быть четко сказано, что данный отдел является неотделимой частью компании и внутренние аудиторы, осуществляя независимую экспертизу всех процессов с целью их анализа и оценки, должны действовать в соответствии с правилами и распорядком компании.

Одна из основных задач отдела - помогать сотрудникам компании в эффективном выполнении их обязанностей, содействовать руководству в поиске наиболее результативных путей использования производственных и человеческих ресурсов и выявлении дополнительных резервов предприятия для повышения производительности и прибыльности производства. Для этого внутренние аудиторы должны предоставлять отчеты по результатам своей работы, содержащие общую информацию об объекте, его анализ, оценку и рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В число общих задач отдела внутреннего аудита также входит проверка:

достоверности и правильности информации, а также источников информации;

систем, предназначенных для реализации задач и планов и соблюдения процедур, законодательных актов и инструкций, а также их выполнения сотрудниками компании;

сохранности активов;

оценка эффективности использования ресурсов, и т.д.

Сегодня среди профессионалов широко обсуждается вопрос, насколько корректно участие внутренних аудиторов в разработке и внедрении систем внутреннего контроля, так как в вопросе оценки и анализа аудиторского риска систем контроля проверяемого объекта аудиторы должны быть объективными. Пока аудиторское сообщество не пришло к единому мнению, в Положении об отделе внутреннего аудита может быть зафиксировано, что аудитор, принимавший участие в разработке системы внутреннего контроля, не включается в группу по ее проверке. Но это условие выполнимо только при достаточно большом штате внутренних аудиторов.

Цели, полномочия и ответственность отдела внутреннего аудита еще на этапе его создания должны быть оформлены в виде письменного документа, утвержденного руководством компании и одобренного Советом директоров. Этот документ позволит обеспечить особый организационный статус, независимость и обособленность отдела, что, в свою очередь, гарантирует справедливость и беспристрастность суждений его сотрудников. Начальник отдела внутреннего аудита должен подчиняться непосредственно руководителю компании или другому должностному лицу, наделенному полномочиями, достаточными для обеспечения независимости действий аудиторов и для принятия адекватные меры по выявленным недостаткам.

Схема 6 Организационная структура отдела внутреннего аудита.

В средних и мелких компаниях отдел состоит из Начальника отдела внутреннего аудита и подчиненных ему специалистов. Показанная на схеме связь с Правлением компании должна быть двусторонней: с одной стороны, внутренний аудит подчиняется высшему руководству, с другой - руководитель отдела участвует как приглашенное лицо в заседаниях исполнительного органа компании при обсуждении вопросов, касающихся сферы деятельности сотрудников отдела. При этом внутренний аудитор не имеет права голоса, однако он может высказывать свои замечания и рекомендации, которые вносятся в протоколы заседаний.

На схеме также присутствует Аудиторский комитет. Зачастую руководство российских акционерных обществ отождествляет отдел внутреннего аудита и аудиторский комитет (ревизионную комиссию). Это означает формальное отношение руководства к организации функции внутреннего аудита, так как, кроме вопросов внутреннего аудита, уровня квалификации и количества внутренних аудиторов, в круг обязанностей Аудиторского комитета входят: составление рекомендаций для Совета по назначению внешнего аудитора, проверка годовой отчетности компании, координация работы внешних аудиторов в ходе проверок, анализ отчетов о системах внутреннего контроля и работа по фактам серьезных нарушений, выявленных в ходе внутренних расследований.

Каким должен быть специалист по внутреннему аудиту? Непременным условием является знание принципов организации и управления, а также владение базовыми знаниями в таких дисциплинах как бухгалтерский учет и финансы, право, налогообложение, продажи, логистика, информационные технологии. Быть специалистом во всех этих областях невозможно, да и не является обязательным. Желательно, чтобы отдел внутреннего аудита имел в своем составе квалифицированного специалиста-аудитора по каждой из этих областей/дисциплин. Помимо этого, если при проведении аудита необходимы глубокие знания в какой-либо сложной или специфичной области, аудиторы могут привлечь внешних специалистов, например, профессиональных оценщиков, актуариев, статистиков, инженеров, строителей, геологов и т.д. Аудиторы могут работать индивидуально и командой, в которую подбираются люди, обладающие необходимой глубиной знаний в требуемых дисциплинах.

Аудитор-профессионал должен обладать следующими качествами: умение находить общий язык с разными людьми, умение четко выражать свои мысли и отстаивать свою точку зрения, предельная аккуратность в оценках и суждениях, честность, самоорганизованность и умение планировать свою работу, умение доходить до сути вещей.

Квалифицированные, обладающие необходимым образованием и профессиональным опытом специалисты - гарантия качественного выполнения задач, поставленных перед отделом внутреннего аудита. Эти знания и навыки должны быть достаточными для правильного применения аудиторских методик и процедур. Также необходимы базовые знания в области психологии для наиболее продуктивных взаимоотношений с объектом аудита, умение четко и правильно изложить информацию.

Чтобы поддержать свой высокий профессиональный уровень, внутренние аудиторы должны посещать семинары и конференции, а также обмениваться опытом и знаниями со своими коллегами из других компаний. Кроме того, надо быть в курсе нововведений не только в финансовой области, но и в вопросах, касающихся деятельности компании в целом. В свою очередь, начальник отдела внутреннего аудита обязан обеспечить необходимый уровень организации работы своих сотрудников. С этой целью он ежегодно подготавливает и представляет для утверждения план аудиторских работ и проект формирования штата, планирует бюджет отдела, периодически дает оценку деятельности своих подчиненных, а также обеспечивает их письменным руководством по процедуре внутреннего аудита.

Необходимо прописать права и обязанности сотрудников службы внутреннего аудита. Типовой вариант положения о службе внутреннего аудита разработан Российским отделением Института внутренних аудиторов и приведен в таблице ниже.

л) предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам принарушении договорных обязательств;

м) правильность списания задолженности с истекшим сроком исковой давности;

н) правильность отражения операций при оплате векселями (простыми, переводными);

о) правильность ведения аналитического и синтетического учета по сч.60;

п) соответствие данных ж/о N 6, 8 данным, указанным вГлавной книге и балансе;

р) правильность составления бухгалтерских проводок по счетам 60, 76.

3.2 Наиболее типичные ошибки и предложения по улучшению учета расчетов с поставщиками и покупателями и формированию внутреннего аудита

Рассмотрим расчетные операции, по которым наиболее часто возникают ошибки у бухгалтеров при отражении их бухгалтерскими проводками и оформлении документами.

В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Таблица 12 Содержание и признаки нарушений при оформлении документов

Содержание нарушений Признаки нарушений

1. При оправдательном документе отсутствует распоряжение на осуществление операций	Отсутствие подписей руководителей, выписок из приказов, решений совета директоров, учредителей
2.При распорядительном документе нет оправдательного	Операция по каким-то причинам не совершилась или пропущена
3.Документы составлены с нарушением установленной формы	Доверенности, счета, акты и т.п. составлены по произвольной форме
4.В одном и том же документе не совпадают реквизиты	Документы составлены от имени одной организации, а печать- другой
5.В документах полностью или частично отсутствуют реквизиты	Отсутствие обязательных реквизитов, содержание операции сформулировано некорректно
6.При документах отсутствуют приложения. На которые имеются ссылки	В документах указаны приложения, а в действительности их нет
7.Документы подписаны лицами, не имеющими на это право	Денежные документы подписывает кассир, накладные- заведующий складом и т.д.
8.Подделка подписей, наличие подчисток, дописок, исправлений	Следы подчисток, исправлений, дописок и т.д.
9.Отсутствие на соответствующих документах штампа, печати	Доверенности, товарные чеки, квитанции и др. без печати или штампа
10. В документах письменные реквизиты указывают на несвойственные для данной организации операции	В документах содержатся операции, которые на самом деле необоснованны (недействительны)
11.Прослеживание данных расчетных и платежных документов по одним и тем же сделкам показывает их несоответствие	Данные предъявленных счетов-фактур за оказанные услуги и платежных поручений по оплате этих счетов не совпадают
12. Операции, проведенные по документам, недействительны	Расход товарно-материальных ценностей не подтверждается отпуском их со склада. Перечисление денежных средств за оказанные услуги без предъявления счета-фактуры и без договора

Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.