3.5 Учет представительских расходов
Во многих организациях для осуществления успешной финансово-хозяйственной деятельности производятся так называемые представительские расходы. К данной категории затрат относят, связанные с коммерческой деятельностью расходы предприятий по приему и обслуживанию представителей других хозяйственных структур (предприятий, организаций, учреждений), включая иностранных, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.
К представительским расходам относят расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах (транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечение заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за этот отчетный период.
При этом произведенные расходы должны быть обоснованы, приложенными к исполнительной смете правильно оформленными документами. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся чеки, квитанции, акты закупки, заполненные по установленной форме и обеспечивающие достоверность отражения в учете операций. При этом в случае невозможности подтверждения расходов документами соответствующие суммы учитываются при обложении подоходным налогом физического лица, получившего средства под отчет. Также личными доходами сотрудников с вытекающими из этого последствиями считаются потраченные на представительские расходы средства при отсутствии смет расходов, указаний конкретных лиц, участвующих во встрече с одной стороны и с другой стороны.
Число лиц, участвующих в переговорах со стороны принимающей организации, не должно превышать число представителей других предприятий (по аналогии с бюджетными организациями, для которых установлено данное правило по отношению к официальному приему иностранных делегаций). Также для бюджетных организаций определено, что количество сопровождающих иностранную делегацию лиц и переводчиков определяется из расчета: один сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.
Сотрудники организации, получив средства в подотчет на представительские расходы, обязаны отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Данным сроком, очевидно, является последний день приема представителей другого предприятия.
Подотчетное лицо по произведенным расходам предоставляет, кроме исполнительной сметы, также авансовый отчет с приложенными счетами из магазинов, гостиницы, ресторана, театральными билетами.
3.6 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами
1С:Бухгалтерия – это универсальная бухгалтерская программа, которая на сегодняшний день является самой распространенной в ведении бухгалтерского учета на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.
Возможности 1С:
1) Ведение аналитического и синтетического учета;
2) Ведение количественного и многовалютного учета;
3) Заполнение и выведение на печать первичных документов;
4) Получение автоматически бухгалтерских итогов;
5) Получение бухгалтерской отчетности на печать.
В 1С: Бухгалтерия можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.
На предприятии МУП «Кристалл» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии.
Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.
При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.
Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.
Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»).
При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.
Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).
В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренный для этого документами конфигурации: Поступление материалов», «Услуг сторонних организаций» и т.д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т.п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС.
Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».
ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ
МУП «Кристалл» образовано в результате реорганизации на основании решения Президиума Кумертауского городского Совета депутатов от 12.02.2003 года № 25-2 путем слияния муниципального предприятия «Блеск» и муниципального предприятия «Снежинка».
Бухгалтерский учет в МУП «Кристалл» ведется в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” от 21.11.96 № 129-ФЗ, с ПБУ 5/01 и с ПБУ 10/99 и другими нормативными документами.
На основании проведенного исследования было выявлено:
Объем реализации услуг из года в год увеличивается, так в 2004 году по сравнению с 2003 годом увеличение составило 34,6%, а в 2005 г по сравнению с 2004г на 16,6%. Соответственно растут и затраты на производство и реализацию услуг, так в 2004г по сравнению с 2003г увеличение составило 27%, а в 2005г по сравнению с 2004г на 18,1%. Затраты на рубль реализованных услуг в 2004г по сравнению с 2003г снизилась на 5,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г увеличились на 1,3%.
Среднесписочная численность персонала в 2003-2005гг с каждым годом снижается, соответственно на 1,4% и 5,7%, а численность рабочих в 2004г по сравнению с 2003г увеличивается на 1,6%, а в 2005г по сравнению с 2004г снижается на 6,5%.
Выработка на 1 работника и рабочего в анализируемых годах увеличивается, соответственно на 36,4%; 16,6% и 32,3%; 24,6%.
Фонд заработной платы в 2003-2005гг увеличивается с каждым годом, соответственно на 47,5%; 9,2% и 38,1%; 15,2%. Также увеличивается и заработная плата работников, соответственно на 49,6%; 15,8% и 35,8%; 23,1%.
Это увеличение связано с инфляционными процессами в экономике, увеличением МРОТ.
Собственный капитал в 2003г у предприятия составила 8730 тыс.руб., в 2004г по сравнению с 2003г он уменьшился на 4233 тыс.руб., а в 2005 году по сравнению с 2004г увеличился на 839 тыс.руб. Уменьшение собственного капитала в 2004г связано с реорганизацией предприятия в муниципальное и в связи с этим уменьшился уставной капитал на 474 тыс.руб., добавочный капитал на 5039 тыс.руб. и резервный капитал на 942 тыс.руб. Это также связано с покрытием убытка прошлых лет. У предприятия в 2003г был долг перед банком по долгосрочному кредиту в сумме 3 тыс.руб., в 2004г он ее погасил.
Средняя стоимость основных производственных фондов в 2003-2005г из года в год увеличивается, соответственно на 1521 тыс.руб. и 523 тыс.руб.