При выборе КИС предприятия, как правило, ориентируются только на внешние признаки в общении с разработчиками - презентация, количество инсталляций и, конечно, стоимость. При этом не учитываются вопросы функциональности и технической реализации и, как следствие, ограничения в дальнейшей работе: отсутствие кроссплатформенности, способы и методы синхронизации данных, масштабируемость, возможность удаленной работы пользователей и др. Производя выбор без понимания технических и функциональных параметров системы, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно. Процесс выбора КИС является достаточно сложным и специфическим, а поэтому требует специальных знаний и значительного опыта работы в области бизнес-технологий. Кроме того, обращение заказчика непосредственно к одному конкретному поставщику повлечет за собой проект по внедрению только той системы, которой обладает данный поставщик, независимо от того, насколько она подходит заказчику по функциональности, рискам, стоимости и срокам внедрения. Использование услуг независимой консалтинговой компании может являться наиболее правильным подходом для значительного снижения рисков проекта по выбору КИС.
Проект по выбору КИС обычно включает следующие этапы работ[14]:
экспресс-диагностика предприятия. Определяются цели внедрения КИС, и происходит их увязка со стратегическими целями предприятия. Затем формируется описание бизнес-процессов верхнего уровня, причем глубина их описания должна быть достаточной для общего понимания специфики предприятия и обозначения процессов для первоочередной автоматизации;
разработка требований к системе и поставщику. Устанавливаются границы проекта внедрения КИС, уточняются описания наиболее критичных бизнес-процессов, проводится аудит ИТ-инфраструктуры и существующих на предприятии программных решений. На основе полученных данных формируются требования к системе и поставщику. Количество данных требований может варьировать в широких пределах и для крупных предприятий может составлять более 500. При работе с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам. Существуют различные подходы к классификации, но необходимо обязательно отразить следующие группы требований: функциональные; технические; стоимостные; к поставщику. Распределение требований на группы позволяет применять различные методики их оценки;
определение участников тендера. Происходят сбор и актуализация информации по КИС и поставщикам. В настоящее время достаточно тяжело получить объективную информацию об информационных системах, представленных на рынке. Количество КИС растет из года в год, заказчики путаются в понятиях и классификациях систем, пытаясь разобраться в ситуации. Однако ситуация не является безвыходной и получить требуемую информацию все-таки можно. Необходимо лишь грамотно подойти к вопросу сбора информации. Составляется перечень КИС, принимаемых для рассмотрения в рамках проекта, и затем по специально разработанным формам производится рассылка запроса информации поставщикам (RFI - Request For Information). Все ответы поставщиков анализируются на соответствие требованиям, выделенным на предыдущем этапе, и в результате формируется перечень участников тендера;
организация тендера. Проводятся тендер путем составления и рассылки поставщикам запроса коммерческого предложения (RFP - Request For Proposal), содержащего перечень требований к ИТ-решению, сбор и оценка коммерческих предложений с использованием специальной методики. Рекомендуется также "попробовать", как эти системы будут работать на реальных данных предприятия, для этого готовится контрольный пример (демонстрация по сценарию) или осуществляется "пилотное" внедрение на одном процессе (возможно, вспомогательном) предприятия.
Как правило, длительность проектов по выбору КИС составляет от двух до шести недель в зависимости от размера предприятия. Практика показывает, что данные сроки позволяют сформировать необходимые требования к системе и осуществить ее обоснованный выбор. Большинство предприятий подходят к этапу выбора КИС с разработанной стратегией развития и описанными бизнес-процессами, что облегчает эту работу. Данный подход, хотя и не дает 100%-ной гарантии эффективного внедрения системы, обеспечивает значительное снижение рисков при ее выборе.
2.3. Консалтинговые услуги для создания КИС
Для ОАО «САЗ» с распределенной структурой консультационная фирма "М - РЦБ" разработала собственную методологию поэтапного формирования единой интегрированной среды обработки и анализа данных всех подразделений и служб предприятия. Данная методология позволяет осуществить "мягкий" переход к новым условиям управления, без резкого отказа от ранее существовавшего программного обеспечения путем интеграции различных систем в соответствии с их возможностями.
Как правило, на начальном этапе внедрения на новую систему переводится один или несколько участков учета, что обеспечивает ее адаптацию и настройку в соответствии со спецификой отрасли и конкретного предприятия для ускорения процесса ввода более функционального программного обеспечения в промышленную эксплуатацию во всех службах предприятия.
Применение методики дает возможность учитывать перспективы развития предприятия, масштабирование внедренных систем управленческого учета как при изменении количества пользователей, увеличении объема данных, так и при реорганизации структуры холдинга, появлении новых предприятий и подразделений.
Приведем перечень работ, которые осуществляет фирма по проектам автоматизации[15]:
установление целей и масштабов проекта. Специалисты проводят серию консультаций с заказчиком и определяют задачи, стоящие перед консультантом в рамках проекта, их сложность и срок реализации;
предпроектное обследование с целью диагностирования требований к системе учета. Предполагает анализ организационной структуры предприятия и функциональности подразделений, включающий перечень операций, выполняемых каждой организационной единицей, с точки зрения создания корпоративной информационной системы (КИС). Проводится обследование корпоративного документооборота, определяются структура и содержание информационных потоков компании. Результат оформляется в соответствующих отчетных материалах, предоставляемых заказчику;
определение ключевых бизнес - процессов. Формализуется информация о целевых бизнес - процессах и потоках данных, создаются модели документооборота и бизнес - процессов "как есть';
реинжиниринг и оптимизация бизнес - процессов работы компании. Разрабатываются единая система классификации аналитических данных, методики автоматизированного ведения учета, строятся модели документооборота и бизнес - процессов "как должно быть", формализуется существующее состояние компании в части информационного, программного, технического и организационного обеспечения основных бизнес - процессов;
подготовка технических требований к КИС. Определяются перечень и структура корпоративных стандартов, необходимых для построения КИС, формулируются и согласуются с заказчиком основные задачи, решаемые системой, устанавливаются требования к конечному результату ее построения и внедрения, а также допустимые ограничения к выбору средств достижения обозначенного результата;
выбор программных средств моделирования КИС. Фирма "М - РЦБ" обладает достаточным опытом работы в качестве независимого консультанта в десятках проектов по автоматизации, что определяет высокую степень свободы при выборе внедренческих решений КИС, соответствующих специфике отрасли заказчика;
адаптация и настройка системы. Наличие профессиональных экспертных групп в инфраструктуре фирмы "М - РЦБ" позволяет производить работы по адаптации КИС в соответствии с ранее подготовленными в проекте методиками, при этом не приходится прибегать к помощи разработчика программного обеспечения;
обучение пользователей. Не только обучается персонал заказчика работе с системой, но и ему предоставляется комплект рабочей документации, позволяющей организовать в компании центр компетенции и производить в дальнейшем обучение новых пользователей самостоятельно;
опытная эксплуатация, отладка и сопровождение системы. Применяется метод пилотного внедрения, когда на тестовых данных выполняются все процедуры эксплуатации системы учета, что снижает риски внедрения при ее реальной эксплуатации;
передача системы в промышленную эксплуатацию. Выполняется при тесном взаимодействии с заказчиком, когда осуществляются переход на работу КИС с реальными данными и тщательный мониторинг результатов такого перехода.
При производстве работ для заказчика фирма "М - РЦБ" использует собственную технологию управления проектами. Стандарт "Система управления проектами М-РЦБ" позволяет сделать прозрачным процесс выполнения всех работ, т.е. в любой момент клиентам предоставляется подробная информация о ходе реализации проекта.
Все работы, осуществляемые в рамках IТ - консалтинга, носят проектный характер. Данный подход предполагает постановку целей, контроль за сроками и результатами на каждом этапе. При этом предусматриваются:
формализация целей проекта и критериев их достижения;
создание проектных групп;
сетевое планирование работ;
использование автоматизированных средств моделирования бизнеса.
Применяемые фирмой методы, инструментарий и технологии управления проектами соответствуют требованиям Международной ассоциации управления проектами (IPMA). Опыт в области управления комплексными проектами показывает, что ключевыми условиями, необходимыми для грамотной организации работ, являются правильно сформированные бюджет проекта и план выполнения работ по нему.