Менеджер 5 (стр. 6 из 10)

обслуживает функции управления — от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения;

связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой;

обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определенную линию поведения.

Буквально все организации перерабатывают, используют информацию.

В. Афанасьев предлагает схему упорядочивания работы с управленческой информацией. Рассмотрим ее. Что надо знать об управленческой информации?

какая исходная информация необходима для принятия решения;

в каких информационных документах оформляется решение;

какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;

какая информация о ходе и результатах выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;

кто обязан давать эту информацию, в какое время и при каких условиях;

каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам;

кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных уровней;

пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением, проверки достоверности;

место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта управления, способы хранения, переработки и использования, кто использует информацию;

лица, принимающие на основе полученной информации новые решения и корригирующие старые;

формы директивной или регулирующей информации, и, периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей.

Еще Аристотель выделял такие компоненты коммуникации: оратор—речь—аудитория. Сегодня мы бы сказали: коммуникатор—сообщение—коммуникант. Эта триада присутствует во всех моделях коммуникации, составляя ее ядро.

Рассмотрим структуру коммуникации. В нее входят такие элементы (компоненты):

источник (или отправитель);

сообщение;

канал;

получатель;

обратная связь.

Рассмотрим каждый из названных компонентов в этой структуре.

Источник — создатель сообщения, лицо, которое сообщает информацию и передает ее. Источником может быть:

организация;

индивид;

группа индивидов.

Сообщение — информация, которую источник передает получателю. Большинство сообщений передается в вербальной (словесной) форме, но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую хочет отправитель передавать, кодируется,

т.е. преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

Канал — средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю. Общеизвестные каналы — передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты и т.д. Важно правильно выбрать канал. Чтобы обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

Примеры неправильного выбора руководителем каналов:

а) Руководитель хочет указать подчиненному на его плохую работу, допускаемые им ошибки и нарушения и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или посылает ему записку. Понятно, что по этим каналам передать идею о серьезности нарушений подчиненного не удастся. Здесь следует выбрать такие каналы, как официальное письмо или совещание.

б) Руководитель хочет отметить особые достижения подчиненного и направляет ему служебную записку. В этом случае эффективными каналами будут другие: разговор с подчиненным, а затем официальное письмо с выражением благодарности.

Получатель — лицо, которому предназначена информация. Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декодирует сообщение. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель.

Если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель, 'обмен информацией эффективен. Эти действия есть обратная связь.

Обратная связь — реакция получателя на сообщение источника. Это и учет источником реакции получателя на сообщение. Обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее.

Факторы, которые снижают успешную коммуникацию, называются коммуникативными барьерами. Различают макробарьеры и микробарьеры. Макробарьеры препятствуют успешной коммуникации в целом. К ним относятся:

перегрузка информационных каналов и искажения информации;

потребность во все более сложной информации;

интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков.

Микробарьеры препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. Это:

отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);

отношение адресата к источнику информации;

восприятие получателем смысла многозначных слов;

отсутствие обратной связи.

В связи со сказанным задачей менеджера является сведение к минимуму потерь и искажений смысла информации при движении ее по коммуникационным сетям.

Понятие «коммуникационная сеть» является очень важным в вопросе коммуникаций. Коммуникационная сеть — соединение определенным образом участников процесса с помощью информационных потоков.

Если в коммуникации участвуют более двух человек, то способов коммуникаций между ними может быть достаточно много.

Рассмотрим примеры разных способов коммуникаций в организационной группе, состоящей из пяти человек, один из которых начальник, а остальные — подчиненные.

Первый способ изображен на рис 3 , а.

Рисунок 3.

При этом способе начальник передает подчиненным распоряжения, дает необходимые пояснения. Подчиненные передают «наверх» информацию о состоянии дела, выполнении решений, о проблемах, с которыми они столкнулись. Обратите внимание, что сообщения и обратная связь движутся строго по «вертикали» от начальника к заместителю вплоть до самого низкого исполнительского уровня. Если на каком-либо уровне сообщение понято неправильно, то оно в искаженном виде будет передано «вниз», в результате чего дело будет сделано неправильно. Определить это начальник самого высокого уровня сможет только в результате обратной связи по всей цепочке.

Второй способ (рис. 3, б), хотя и мало отличается от первого (каждый подчиненный «видит» только своего непосредственного начальника), будет способствовать обнаружению и устранению ошибки быстрее, потому что цепочка подчинения здесь короче.

Третий способ представлен развитыми коммуникациями, все исполнители «видят» друг друга, но левая и правая «группировки» между собой практически не связаны (рис. 3, в).

Четвертый способ коммуникаций (рис. 3, г) таков, что сотрудники практически изолированы друг от друга. Все исходит от начальника, вся деятельность подчиненных контролируется им непосредственно, сообщения передаются по назначению очень быстро. Этот способ коммуникаций отражает предельно централизованную организационную структуру предприятия.

Пятый способ (рис. 3, д) — противоположен предыдущему и отражает демократизацию управления организацией. На рисунке видно, что все на равных участвуют в выработке и получении сообщений. При таком способе коммуникации решения принимаются медленно, поскольку они должны пройти длительное согласование мнений разных людей.

Выбор подходящего для данной организации способа связи участников коммуникационного процесса учитывает следующие обстоятельства:

время;

надежность;

отношение членов организации к принятой в нейкоммуникационной схеме.

Это означает, что для нормальной жизни организации и решения ею своих проблем информация от руководителя к непосредственному исполнителю и обратно не должна «застревать» на промежуточных уровнях управления; вся информация должна доходить по назначению, а любая ошибка в работе обнаруживаться быстро, тогда не придется переделывать работу всей группы; люди должны быть удовлетворены существующими коммуникациями.

Коммуникации в организации делятся на формальные (официальные) и неформальные. Такое деление становится понятным, ибо в предыдущих главах уже шла речь о неформальной организационной структуре, неформальных группах, причинах их возникновения и закономерностях функционирования в рамках формальной организации.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями дайной организации и осуществляются по формальным каналам. Среди формальных коммуникаций выделяют:

вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;