стоимость поступивших товаров по каждой позиции товарного документа, итоговая сумма поступивших товаров и тары, обороты, начальное, конечное сальдо по каждому товару;
выборка товарных фондов и соответствие установленной номенклатуре, отраженной в договоре с поставщиками, обороты по выборке фондов (выделен фонд, выбран, подлежит допоставке);
расчеты с поставщиками в части применения розничной стоимости по каждому наименованию поступившего товара, торговая и дополнительная скидки по ним, итоговая сумма торговой и дополнительной скидок по приходному товарному документу раздельно, покупная стоимость товаров, транспортные расходы, стоимость тары, сумма амортизации тары, сумма счета к оплате.
Для выполнения контрольно-ревизионного процесса аудитор всю вышеуказанную информацию может получить в порядке запроса и таким образом автоматизировать выполнение контрольных процедур.
Использование вычислительной техники при инвентаризации товарно-материальных ценностей сокращает сроки ее проведения, улучшает качество, снижает общую трудоемкость работы.
Для ускорения инвентаризации на ТОО «Фалькон» при оптовой торговли вычислительная установка программы «1С – Бухгалтерия» составляет машинограмму — инвентаризационную ведомость, в которой указывает номер склада, код, единицу измерения и цену товара. Инвентаризационная комиссия записывает в ведомость фактическое наличие ценностей. После таксировки и перфорации фактические и учетные остатки товарно-материальных ценностей используются для составления машинограммы — сличительной ведомости и выведения результатов—недостач или излишков.
Положительно зарекомендовал себя и другой метод организации инвентаризации товарно-материальных ценностей с применением ЭВМ при оптовой торговле. Материально ответственное лицо подготавливает товарно-материальные ценности к инвентаризации — группирует по их однородности, отличительным признакам, местам хранения, уточняет цены, коды и т. п. На каждом товарном ярлыке, кипной карте и других документах, хранящихся вместе с товаром, материально ответственное лицо указывает (после пересчета, взвешивания) количество товара и тары, цену. После чего аудиторская комиссия с участием материально ответственного лица проверяет количество и качество товара и тары в натуре, сверяет с данными товарного ярлыка, кипной карты и другими документами, составленными материально ответственным лицом. Если расхождений записей в этих документах комиссия не выявила, то члены комиссии подписывают товарные ярлыки, кипные карты и передают их для составления машинограмм «Инвентаризационная опись товаров» и «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товаров». Последняя составляется в случаях выявления расхождений между фактическим наличием товаров и тары и данными бухгалтерского учета. Выдаваемые ЭВМ машинограммы оформляются в установленном порядке в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Машинограмма имеет юридическую силу документа в бухгалтерском учете, если она содержит следующие обязательные реквизиты: наименование и местонахождение вычислительного центра, дату составления машинограмм. В тех случаях, когда в машинограмму вносятся исправления, сделанные от руки, она должна иметь указание на основание таких исправлений, время их внесения и подпись должностного лица, сделавшего исправления. Машинограммы, применяемые в бухгалтерском учете в качестве учетных регистров и первичных документов, должны иметь подписи лиц, участвующих в их составлении (сотрудников подразделений предприятий, вычислительного центра и др.), а также главного бухгалтера предприятия или лица, им уполномоченного.
Использование компьютерной программы в инвентаризации товаров в оптовой торговле, как показывает практика, сокращает сроки инвентаризации на 3—4 дня, устраняет вероятность ошибок в номенклатурных номерах, ценах и других реквизитах, а также предупреждает искажение результатов инвентаризации.
Применение в процессе инвентаризации дуаль-карт с графическими отметками освобождает инвентаризационную комиссию от составления инвентаризационных описей. При этом заполняется дуаль-карта на каждое наименование товара. В ней путем графических отметок отражается фактическое наличие товара. По графическим отметкам с помощью считывающих устройств количество товаров по данным инвентаризации перфорируется, после чего дуаль-карта используется для составления машинограммы — сличительной ведомости.
По данным инвентаризационных ярлыков на фактурных или бухгалтерских машинах составляется инвентаризационная ведомость. Выходные машинограммы по учету и анализу выполнения плана товарооборота и товарных операций при машинной обработке учетно-экономической информации на различных видах вычислительной техники не унифицированы. В таблице 11 приведен примерный перечень выходных машинограмм и даны предложения по их использованию в контрольном процессе.
В условиях механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ для проверки выполнения плана поставок товаров ревизор сопоставляет данные о фактическом поступлении товаров с плановыми показателями, используя при этом машинограмму «Ведомость выборки фондов».
Проверку полноты оприходования оплаченных товарно-материальных ценностей целесообразно производить с помощью ЭВМ автоматически в соответствии с заданной программой. Подбирая отдельные позиции платежных требований и приходных ордеров (по методу совпадения кодов), ЭВМ сопоставляет количество и цену соответствующих видов товаров и выводит на печать выявленные отклонения. С помощью ЭВМ осуществляется автоматическая проверка правильности сумм транспортных тарифов, а также цен, указанных поставщиками в предъявленных к оплате документах.
Проверка неотфактурованных поставок товаров осуществляется согласно машинограмме «Приход неоплаченных товарно-материальных ценностей из-за отсутствия сопроводительных документов». Бухгалтер и аудитор анализирует данные в разрезе отдельных конкретных поставщиков и документов на оприходование товаров, поступивших без платежных требований поставщиков, а также дальнейшее использование этих товаров.
Данные о товарах в пути на промежуточные даты (на день ревизии) отражаются в машинограмме «Ведомость оплаченных счетов поставщиков за товары, находящиеся в пути». Здесь приводятся данные в разрезе счетов бухгалтерского учета, поставщиков, по каждому регистрационному номеру счета. Для установления реальности показанной в балансе стоимости товаров в пути сопоставляют остаток их по балансу с данными машинограммы, а записи в этих регистрах — с первичными документами.
Сверка информации складов об отпуске товаров осуществляется с помощью составления машинограммы «Оборотная ведомость движения товаров на складах». Информация машинограммы сверяется с данными расходных первичных документов.
Проверка соблюдения норм запасов, выявление излишних и залежалых товаров проводятся путем сопоставления фактических остатков товарно-материальных ценностей на складе с их нормативами. При использовании компьютерной программы «1С-Бухгалтерия» эта операция выполняется автоматически с выведением отклонений на печать.
Таблица 11.
и использование их в аудиторском процессе
| Наименование машинограмм | Призначные реквизиты | Использование в контрольно-ревизионном процессе |
| Машинограмма «Приход оплаченных товарно-материальных ценностей» | Наименование поставщика, номер счета, его дата, сумма, дата поступления товара и оплаты | Контроль полноты оприходования товарно-материальных ценностей |
| Машинограмма «Приход неоплаченных товарно-материальных ценностей из-за отсутствия сопроводительных документов» | Наименование поставщика, номер счета, дата выписки счета, сумма, дата поступления товара | Контроль неотфактурованных поставок товаров |
| Машинограмма «Ведомость оплаченных счетов поставщиков за товары, находящиеся в пути» | Наименование поставщика, номер счета, дата выписки счета, дата оплаты счета, сумма | Контроль за поступлением товаров, находящихся в пути |
| Машинограмма «Ежедневная сводка документов поставщиков, по которым обнаружены отклонения при приемке товаров или проверке счетов» | Наименование поставщика, номер и дата документа, стоимость товара, торговая скидка, стоимость тары, транспортные расходы | Контроль за предъявлением претензий поставщикам и их удовлетворением |
| Машинограмма «Оборотная ведомость движения товаров на складах» | Движение товаров на складе в количественных и стоимостных измерителях | Закрепление в учете материальной ответственности за товары при складском хранении |
| Машинограмма «Сличительная ведомость по результатам инвентаризации» | Код склада и материально ответственного лица, наименование товара, код товара, единица измерения. | Контроль результатов инвентаризации и принятых по ним решений |
| Списание естественной убыли. Регулирование суммовых разниц при пересортице, определение окончательного результата инвентаризации |
В условиях функционирования программы «1С-Бухгалтерия» имеются составляемые в оперативном порядке сведения о сверхнормативных запасах товарно-материальных ценностей в натуральном и денежном выражениях (в разрезе складов, материально ответственных лиц и наименований товаров). На основании этих данных аудитор выясняет причины сверхнормативных запасов ценностей и вместе с администрацией предприятия разрабатывает предложения, направленные на устранение недостатков.