1.3. Организация и её структура.
С управленческой точки зрения под организацией прежде всего понимается группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения общей цели с помощью различных вещественных, правовых, экономических и иных условий. Вместе люди и условия их деятельности образуют то, что называется организационной структурой. Кроме того, организацией называются действия людей, направленные на создание такой структуры, обеспечения необходимых предпосылок её функционирования и обновления.
Такое единство действий членов организации достигается наличием внутреннего координирующего центра ( в крупных организациях центров может быть несколько, один из которых - главный, а остальные, подчиняются ему). Центр придает стабильность организации, равновесие внутренним и внешним процессам, что представляется важным условием её нормального функционирования развития; существование центра представляет собой её третий важнейший признак.
Четвёртым признаком является координация всех внутренних процессов в ней на основе принципа саморегулирования. Его суть том, что организационный центр на основе имеющийся информации самостоятельно принимает решения, касающиеся внутренней жизни организации и координирует действия её членов.
Пятым признаком организации можно считать её обособленность, наличие границ, отделяющие её от внешнего окружения, в том числе от других организаций.
Шестой признак - организационная культура, представляющая собой совокупность норм поведения, традиций, символов, слов, всего того, что отличают данную организацию от других.
Лицо любой организации определяется группами переменных факторов.
Из первичных факторов главным на сегодняшний день является внешняя среда, во многом определяющая границы организации, её структуру, особенности внутренних процессов, взаимоотношения между людьми. Организация постоянно приспосабливается к среде, оценивает по её реакции успешность своих действий.
Другими первичным фактором является внутренняя среда. Её образует совокупность средств производства, персонал с его культурными традициями, ценностями, производственные и информационные процессы, взаимоотношения в коллективе.
Внутренняя и внешняя среда во многом задают организационные цели, но в окончательном варианте, последнее формируются стратегическим выбором руководства, часто носящим субъективный характер.
Чтобы лучше понять структуру организации, я хочу представить организационную структуру предприятия ЗАО «СЕРТОВ» (Rhodia) , в дальнейшем я буду анализировать его финансовую деятельность, и делать выводы как эта структура взаимодействует с финансовой деятельностью. (см. приложение).
1.3.1 Система управления организации.
Структура системы управления.
Эффективное функционирования организации и её подразделений невозможно без постоянного управления их деятельностью, что входит в задачу управленческой системы. Система управления представляет собой формы, в которых субъекты управления реализуют на практике свои функции; к ним можно отнести : цели, закономерности, технические приёмы и т.п. управленческой деятельности.
Управленческая система имеет свою структуру, то есть упорядоченную совокупность взаимосвязанных элементов. Структура управленческой системы, состоит из двух частей: структуры субъектов управления и структуры связей или коммуникаций.
Поскольку деятельность организации должна направляться и координироваться, то в каждом подразделении, основу которого составляют её отдельные виды, должен существовать специальный орган, осуществляющий этот процесс,- либо конкретная должность, либо надлежащим образом оформленная в подразделении групп должностей. Они обладают определенными организационными, правовыми, а иногда и материально-вещественными характеристиками.
Конкретную структуру управления организацией определяет несколько групп факторов. Прежде всего это масштабы и характер деятельности. Характер деятельности (монопродуктивное или многопродуктивное, реализация разовых уникальных заказов или разработка и внедрение новшеств) определяет подходящий тип управленческих структур, а масштабы- будут ли эти структуры «высокими» или «плоскими».
Другая группа факторов, определяющих структуру управления- технологические. В условиях автоматизации процессов, преобладание аппаратной формы их осуществления, где участие людей минимально, она будет иной по сравнения с традиционным производством, более простой и «плоской».
На структуру управления немалое влияние оказывают экономические факторы. Поскольку структуру управления в конечном итоге заполняют люди, она не может не находиться под влиянием их взаимоотношений, да и самой структуры управления. В ряде случаев структура управления находиться под воздействием естественных факторов: географических, природно-климатических.
Каждый элемент управленческой структуры: подразделение или отдельная должность: являются носителям определенных полномочий, называющихся управленческими или организационными. Под полномочиями понимается совокупность официально представительных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять действия в интересах организацией.
1.3.2. Распределение управленческих решений.
В современных условиях руководитель крупной организации, и на должном уровне решать её проблемы в одиночку невозможно. Во-первых, этих проблем слишком много, а ресурс времени у каждого отдельного человека ограничен; во-вторых, проблемы настолько разнообразны и специфичны, что знаний и опыта одного лица недостаточно, чтобы осуществлять квалифицированный анализ и найти правильное решении. В связи с этими возникает задача рационального распределения (расширения)
управленческих полномочий ответственность в рамках структуры управления между её отдельными звеньями: подразделениями и должностями, которые преследуют цель разгрузить от второстепенных проблем, оставив за ним лишь наиболее важные решения, и максимально приблизить принятие решений к месту их реализации.
Поскольку современные управленческие структуры являются многоуровневыми, то распределение организационных полномочий осуществляется сверху вниз, от одного уровня к другому.
При распределении управленческих полномочий в организации учитывается ряд важнейших показателей:
- полномочия должны быть достаточными для достижения стоящих перед субъектом целей;
- полномочия каждого субъекта увязываются с полномочиями тех, с кем он связан в процессе осуществления своей деятельности;
- в организации должны существовать четки линий полномочий, чтобы каждый сотрудник знал, от кого он получает свои полномочия кому необходимо передавать решения проблемы, выходящий за их рамки;
- все проблемы, которые укладываются в рамки полномочий данного сотрудника, решаются ими, а не переадресовываются руководству;
- за исключением особо оговоренных случаев разделения полномочий, право свободы деятельности в определенной передается подчиненному только одним руководителем.
- приняв полномочия, подчиненные несут полную ответственность за свою деятельность и её результаты, а тот отвечает за организацию работы подчиненных.
1.4 Создание эффективной системы мотивации.
Мотивация – процесс побуждения себя определенной и других к определенной деятельности, направленной на достижение личных целей и целей организации.
В основе этого процесса лежит использование разнообразных мотивов , среди которых можно выделить материальные, социально- психологические, духовные, творческие и т.п.
Существуют мотивы, побуждающие человека или организацию, в данном случае, лучше трудиться: лучшее обеспечение старости, лучший стиль управления, лучший рабочий климат, большее признание, гибкий рабочий график, интересная деятельность, лучшее шансы для карьеры, более высокий доход, дольше самостоятельности, более продолжительный отпуск, большее влияние, более короткое рабочее время, более надежное рабочее место и т.д.
Не мало важную роль в эффективной системе мотивации играет мотивация труда и стимулирование труда персонала.
1.5 Система контроля и учета на предприятии.
Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.
Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.
Контроль можно классифицировать:
• по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),
• основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),
• объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),
• регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).
Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:
1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля
"Controlling" или частные проверки);
2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности,
регулярности, эффективности процесса управления),
3. Планирование проверки:
а) объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);