Внешний контроль осуществляется специалистами со стороны или сторонними организациями, например контроль санэпидемстанции, аудиторские проверки и т.п. Проверка итогов работы предприятия аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности показателей, содержащихся в документах и отчетах. В данном случае задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и устранить.
Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны, но основное внимание в них уделяется таким показателям, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по предприятию в целом. Организационно финансовый контроль осуществляется через соответствующие подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба).
Контроль за деятельностью производственных отделений осуществляется через бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный период.
Административный (тактический или оперативный) контроль предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений. На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете (производится сравнение объема фактических и планируемых продаж, анализируются изменения доли предприятия на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов).
В тоже время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль – децентрализации.
1.6 Оценка эффективности контроля.
В основу создания всех систем контроля должна быть положена их эффективность: выполнение обязательств и предотвращение недостатков. Основными целями должны быть:
· Уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков;
· Сокращение расходов на контроль;
· Сокращение затрат на персонал и технику контроля;
Эффективно поставленный контроль обязательно должен:
· Иметь стратегическую направленность;
· Ориентироваться на достигнутые и (или) плановые результаты;
· Соответствовать характеру деятельности предприятия;
· Быть современным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным.
Обязательным элементом эффективного контроля является его относительная и достоверная простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда предприятие стремится строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.
Для эффективности контроля необходимо:
· Сформулировать правильное отношение, к контролю исходя из его сущности, т.е. конструктивной работы по устранению недостатков;
· Постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления;
· Если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия, использовать сочетание плановой и внезапной проверок;
· Правильно выбрать объекты контроля и применять эффективные методы и приемы;
· Менеджеру контроль работы подчиненных сочетать с самоконтролем собственной деятельности.