Совершенствование коммуникационных процессов в организации на примере СВС-Энергострой (стр. 2 из 4)
Делая вывод по данной главе нужно отметить, что коммуникационный процесс - сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и выполняющий много важных функций. Однако в коммуникационном процессе существует и обратная связь, которая не менее важна, её сущность я раскрою в следующем пункте.
1.2 Сущность обратной связи в коммуникационном процессе
Значительное улучшение обмена информацией происходит при использовании в коммуникационном процессе обратной связи. В этом случае отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями.
Правильные последующие действия и обратная связь требуют создания соответствующих формальных и неформальных механизмов, посредством которых передатчик может проверить, насколько правильно было интерпретировано его сообщение. Успешная деятельность посредством межличностных коммуникаций определяется, прежде всего, эффективностью или неэффективностью обратной связи [12, с. 132].
Условия эффективности обратной связи:
1. Намерение. Целью обратной связи являются улучшение качества работы, повышение ценности каждого отдельного работника.
2. Конкретность. Обратная связь должна обеспечивать реципиентов конкретной информацией, благодаря которой могут быть установлены способы исправления сложившейся ситуации.
3. Описательность. Обратная связь должна иметь скорее описательный характер, чем оценочный, и содержать объективные сведения о результатах деятельности работника.
4. Полезность. Обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения результатов и качества своего труда, помочь получить новые знания, сформировать новые навыки и умения.
5. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться вовремя, так как дает возможность внести коррективы в действия и тем самым влиять на результаты процессов.
6. Готовность. Для эффективности обратной связи требуется готовность работников ее воспринять; если она навязывается работникам, то ее эффективность заметно падает.
7. Ясность и достоверность. Если информация неверна, то это формирует предвзятое мнение и может исказить или привести к ошибочным коррективам в деятельности работников [15. c. 38].
Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание.
Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Так, очень часто на какую-то фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т.п.). И то и другое могут свидетельствовать как об успехе коммуникаций, так и об её неудачах [5,c.425].
Таким образом, любому коммуникационному процессу присуща обратная связь. В любой организации невозможно одностороннее общение. Благодаря обратной связи повышается производительность организации в целом.
1.3 Структура коммуникаций
Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами.
Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.
Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации.
Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений.
Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением. и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью [14, с. 95].
Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе.
Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная).
Централизованность информационных контактов связана со степенью свободы субъектов - участников коммуникации. Как это и следовало ожидать, свобода субъектов существенно выше в конфигурациях без центра.
Таблица 1 – Характеристика коммуникационных сетей
| Результаты или измеряемые характеристики | Тип коммуникационной сети | ||
| «круг» | «цепь» | «колесо» | |
| Скорость | Медленно | Быстро | Быстро |
| Точность | Плохая | Хорошая | Хорошая |
| Организованность | Слабая | Средняя | Сильная |
| Лидерство | Отсутствует | Проявляется | Четко выражено |
| Мораль | Очень высокая | Низкая | Очень низкая |
Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр.
Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.
Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.
В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними.
Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями [15, с. 28].
Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость (хоккей) требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.
Делая вывод по данной главе, можно сказать, что коммуникационный процесс является неотъемлемой частью любого процесса в организации, в данное время невозможно никакое действия без его участия.
2 АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ «СВС-ЭНЕРГОСТРОЙ»
2.1 Краткая характеристика организации
Объектом написания данного курсового проекта является ООО «СВС-Энергострой».
Предприятие организовано в форме общество с ограниченной ответственностью 24.04.2003 года.
Организация создана в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 №14-ФЗ. Общество руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Учредительным договором о создании Общества и Уставом предприятия.
Основными видами деятельности предприятия являются:
· монтаж систем отопления, газоснабжения, водоснабжения;
· монтаж котельных центральных тепловых пунктов;
· эксплуатация инженерных систем, благоустройство территорий, содержание жилищного фонда и нежилых помещений, содержание дорожно-мостового хозяйства;
· строительная, строительно-монтажная, ремонтно-строительная;
· пуско-наладочные работы на объектах газового хозяйства: электрических устройств, систем учета тепловой энергии и теплоносителя, систем теплоснабжения, газогорелочных устройств, систем автоматизации;
· выработка, перераспределение и реализация тепловой энергии;
· выполнение работ по аварийно-ремонтному обслуживанию внутренних и наружных тепловых, канализационных, водопроводных и электрических сетей муниципальных объектов, промышленных объектов, объектов жилого фонда.
За годы работы ООО «СВС-Энергострой» приобрело большой опыт как в основных направлениях своей деятельности - системы водоснабжения, отопления, канализации, теплоснабжения, так и в развитии новых. Таких, как проектирование и монтаж систем вентиляции, кондиционирования, дымоудаления, охранно-пожарной сигнализации, систем контроля доступа, оповещения, цифрового видеонаблюдения, телефонизации, а также выполнение строительно-монтажных работ.
ООО «СВС-Энергострой» с момента образования расширило сферу своей деятельности и может выполнять комплекс работ, начиная с разработки проекта, строительства и с последующим обслуживанием объектов, введенных в эксплуатацию.
2.2 Анализ коммуникационного процесса в данной организации
В организации «СВС-Энергострой» накоплен богатый опыт в этой сфере: отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.