- ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.
В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.
Для упорядочивания системы документов по системе управления в ресторане мы предлагаем ввести следующие группы документов:
- распорядительные (приказы, положения);
- методические (указания, рекомендации);
- организационно – технические (формы анкет, опросных и аттестационных листов, интервью, планов карьеры, графики и аттестации).
Выбор форм и видов документов будет зависеть от целей и задач, которое ставит руководство ресторана при проведении повышении системы управления персонала.
Руководители и специалисты кадровой службы могут самостоятельно определить набор документов по системе управления персоналом с учетом ее целей и задач. К распорядительным документам относятся приказы и положения.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом в ресторане - это совокупность документов организационного, организационно - методического, организационно - распорядительного, технического, нормативно - технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам процедуры повышения системы управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в процессе повышения системы управления персоналом. Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут заместитель директора и начальник кадровой службы.
В ООО «Невада» к числу распорядительных документов могут относиться распоряжения руководства о введении методических рекомендаций. Методические документы разрабатываются кадровой службой. Их назначение – оказать консультационную помощь менеджерам среднего и высшего звена, проводящим повышение системы управления персоналом. Методические указания по проведению повышения системы управления персоналом могут быть применены в организации в отсутствие положения или других документов, демонстрирующих не только поддержку высшим руководством процесса повышения системы управления персоналом, но и придание ей надлежащего статуса. Поэтому этот документ может иметь некоторые общие элементы с распорядительными документами. Методические указания могут включать перечисленные ниже разделы:
1) Общие положения (значение повышения системы управления персоналом и ее итогов для организации, определение круга должностных лиц, сотрудников).
2) Подготовка к повышению системы управления персоналом.
3) Процедура проведения повышения системы управления персоналом и подведение итогов:
Следующим документом, призванным оказать консультационную помощь тем, кто проводит повышение системы управления персоналом, являются методические рекомендации. Назначение данного документа - объяснить руководителям значение повышения системы управления персоналом и посодействовать им в свою очередь разъяснить это своим сотрудникам. Главное здесь - помочь руководителю и сотрудникам преодолеть страх перед изменениями, ее неприятие и сопротивление ей. Соответственно, в структуре методических рекомендаций для руководителей по вопросам проведения повышения системы управления персоналом мы предлагаем выделить следующие разделы:
1) Цели и значение повышения системы управления персоналом.
2) 3адачи от процедуры для организации и ее сотрудников (для рядовых сотрудников, руководителей нижнего и среднего уровней).
3) Задачи, которые должен ставить перед собой и может решать руководитель в процессе процедуры.
4) Правила проведения аттестационных мероприятий (настроить сотрудников быть открытыми, пробудить их инициативу, готовность участвовать в разработке решений и предложений, скоординировать общие усилия в одном направлении и т.п.).
5) Правила оформления документов.
Организационно-технические документы представляют самую многочисленную и объемную часть материалов. Они же являются и наиболее разнообразной и специализированной. В зависимости от качества постановки кадровой работы в ресторане, возможностей кадровой службы методы и процедуры повышения системы управления персоналом могут быть более или менее комплексными и разнообразными.
Одним из важнейших элементов повышения системы управления персоналом является разработка плана развития, в котором должны быть намечены меры, предпринимаемые сотрудником и его непосредственным руководителем в предстоящий период для повышения квалификации, развития его сильных сторон, преодоления недостатков в работе. В социально – культурной сфере одним из вариантов плана развития может выступать план карьеры. Его форма может содержать следующие разделы:
1) Личные сведения.
2) Направления карьеры (на предстоящий год и на период до 5 лет).
3) Наличие знаний и квалификаций, опыта работы, определяющих выбор направления карьеры.
4) Знания и квалификации, которые еще предстоит приобрести (на предстоящий год и на период до 5 лет).
5) Порядок приобретения (совершенствования) знаний и навыков (перечень семинаров, учебных заведений, тематика занятий, учебные планы, виды стажировок и других форм работы над повышением квалификации).
Одним из важнейших элементом повышения системы управления персоналом является сбор предложений у сотрудников по вопросам улучшения работы в ресторане, повышении эффективности труда. Для этого в ходе повышения системы управления персоналом могут применяться дополнительные организационно-технические документы: опросные листы, специализированные анкеты и тесты.
Таким образом, в сфере документационного обеспечения мы предлагаем следующие мероприятия:
- ввести в систему повышения системы управления персоналом разделение на группы: распорядительные, методологические и организационно – технические;
- использовать методические рекомендации и методические указания как консультативную помощь менеджерам среднего и высшего звена.
Для повышения системы управления персоналом в ООО «Невада» в качестве плана развития сотрудника после процедуры можно применить план карьеры. Также на начальном этапе предусматривается проведение подготовительных бесед между руководством и сотрудниками ресторана, чтобы раскрыть её сущность и уменьшить страх подчиненных. Важным мероприятием является введение новой методологической базы организации повышения системы управления персоналом сотрудников ресторана. Оно позволит получать точные данные, оценивать служащих по различным критериям.
3.2 Оптимизация процесса мотивации персонала в ООО «Невада»
Для конечного успеха организации большое значение имеет совпадение целей работника и ресторана. Для решения этой задачи необходимо создание механизма мотивации, повышения эффективности труда. Под этим подразумевается совокупность методов и приёмов воздействия на работников со стороны системы управления ООО «Невада», побуждающие их к определенному поведению в процессе труда для достижения целей организации, основанной на необходимости удовлетворения личных потребностей.
Анализируя все вышеперечисленные тесты можно по их результатам составить программу мотивации для подчиненных.
Из-за неудовлетворенности потребности в уважении, присущие большинству из сотрудников ресторана:
- предлагать подчиненному более содержательную работу (например, ту работу, от результата выполнения которой, будет зависеть доход или положение фирмы);
- привлекать подчиненного к формулировке целей и выработке решений
- делегировать подчиненному дополнительные права и полномочия.
Из-за неудовлетворенности физических потребностей и потребностей в безопасности, присущих большинству опрашиваемых следует:
- хороший заработок, связанный с результатами труда. Стимулирующая роль денег особенно эффективна, когда предприятия вознаграждают своих сотрудников в зависимости от выполнения работы и получения конкретных результатов, а не за отсиженное на рабочем месте время;
- дополнительная социальная помощь (страховка, льготы и т.д.);
- устанавливать работнику скидки на услуги и продукцию, выпускаемую рестораном, в которой они работают;
- предоставлять средства для проведения отдыха и досуга, обеспечивать бесплатными путёвками, выдавать кредит на покупку жилья, садового участка, автомашин и так далее;
- обеспечить удобное рабочее место (т.е. физические условия труда);
- вознаграждение свободным временем. Это поможет удержать сотрудника от формирования привычки транжирить время попусту, и позволит сотруднику больше тратить времени на себя и свою семью, если он будет справляться с работой раньше отведенного срока;
- призы (награждают ценными подарками и туристическими путёвками). Этот способ вознаграждения зависит от воображения менеджера. Наиболее эффективен при вручении приза в присутствии работников фирмы.