1. Унификация и стандартизация управленческих документов 3
Приказ об итогах работы с документами в 2001г. В ОАО”Родина” 15
Список использованной литературы 16
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:
· государственные стандарты (ГОСТ).
· отраслевые стандарты (ОСТ);
· республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
· внедрение разработанных ОКТЭИ;
· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.
Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.
Различают следующие виды документов:
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению (служебные и личные документы).
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (проказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
При составлении документов используются следующий состав реквизитов:
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименование организации
07 – справочные данные об организации
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 – регистрационный номер документа
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
12 – место составления или издания документа
13 – гриф ограничения доступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждения документа
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о контроле
19 – текст документа
20 – отметка о наличии приложения
21 – подпись
22 – гриф согласования документа
23 – визы согласования документа
24 – печать
25 – отметка о замирении копии
26 – отметка об исполнителе
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
28 – отметка о поступлении документа в организацию
29 – отметка для автоматического поиска документа.
01. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.
02. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.