Аналогично производственным процессам на основные, вспомогательные и обслуживающие подразделяются управленческие процессы. Только здесь в качестве предмета труда выступает управленческое решение, информация, нормативно-технический или управленческий документ. Если операция направлена на изменение любого параметра управленческого предмета труда, то этот процесс будет основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся процессы по накоплению, контролю и передаче предмета труда. К вспомогательным – все те, которые создают нормальные условия для протекания основных и обслуживающих процессов: изготовление, приобретение или ремонт средств технического оснащения и т.п.
Проектирование любых процессов осуществляется на основе анализа и разработки мер по углублению межпроизводственной, внутрипроизводственной, технологической и функциональной специализации. Факторами углубления любой формы специализации являются унификация, типизация и стандартизация операций, процедур, методов, информации и других элементов систем управления.
Основными принципами рациональной организации любых процессов являются пропорциональность, непрерывность, параллельность, прямоточность, ритмичность, а также концентрация однородных предметов труда в одном месте, гибкость процесса.
Пропорциональность – принцип, выполнение которого обеспечивает равную пропускную способность разных рабочих мест одного процесса, пропорциональное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами, кадрами и т.д.
Непрерывность – принцип рациональной организации процессов, определяемый отношением рабочего времени к общей продолжительности процесса.
Параллельность – принцип рациональной организации процессов, характеризующей степень совмещения операций по времени.
Прямоточность – принцип рациональной организации процессов, характеризующей оптимальность пути прохождения предмета труда, информации и т.п.
Ритмичность – принцип рациональной организации процессов, характеризующий равномерность их выполнения во времени.
Учёт – функция менеджмента по фиксации времени, расхода ресурсов, каких-либо параметров системы менеджмента на различных видах носителей.
Ведение регулярного, полного и качественного учёта выполнения планов является одним из основных условий повышения эффективности менеджмента. Учёт должен быть организован по выполнению всех планов, программ, заданий, по таким параметрам, как количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Учёт расхода ресурсов желательно организовать по всем видам ресурсов, выпускаемым товарам, их стадиям жизненного цикла и подразделениям. По сложной технике ещё необходимо организовать автоматизированный учёт отказов, затрат на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт.
Требования к учёту:
1. обеспечение полноты, т.е. ведение учёта по всем подсистемам системы менеджмента, показателям качества, количества и ресурсоёмкости товаров, подразделениям фирмы, товарным рынкам и т.д.;
2. обеспечение динамичности, т.е. учёт показателей в динамике и использование результатов учёта для анализа;
3. обеспечение системности, т.е. учёт показателей системы менеджмента и её внешней среды;
4. автоматизация учёта на основе компьютерной техники;
5. обеспечение преемственности, применяемости и перспективности учёта;
6. использование результатов учёта в стимулировании качественного труда.
Если учёт ведется в основном количественных показателей и его результаты где-нибудь фиксируются, то контрольная функция менеджмента несколько шире. Контроль, во-первых, может быть количественных показателей и качественных требований, документов и других предметов труда, во-вторых, он может осуществляться в различные периоды.
Контроль – функция менеджмента по обеспечению выполнения программ, планов, письменных или устных заданий, документов, реализующих управленческие решения.
Контроль можно классифицировать по следующим признакам:
1.стадия жизненного цикла объекта – контроль на стадии стратегического маркетинга, производства, подготовки объекта к эксплуатации, функционированию, технического обслуживания и ремонта;
2. объект контроля – предмет труда, средства производства, технология, организация процессов, условия труда, труд, окружающая природная среда, параметры инфраструктуры региона, документы, информация;
3. стадия производственного процесса – входной, операционный контроль, контроль готовой продукции, транспортирования и хранения;
4. исполнитель – самоконтроль, менеджер, контрольный мастер, отдел технического контроля, инспекционный контроль, государственный, международный контроль;
5. возможность дальнейшего использования объекта контроля – разрушающий и неразрушающий контроль;
6. принимаемое решение – активный и пассивный контроль;
7. степень охвата объекта контролем – сплошной и выборочный контроль;
8. режим контроля – усиленный и нормальный контроль;
9.степень механизации – ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический контроль;
10.время контроля – предварительный, текущий, заключительный контроль;
11.способ получения и обработки информации – расчётно-аналитический, статистически , регистрационный;
12. периодичность выполнения контрольных операций – непрерывный и периодический контроль.
Контроль может быть определён как постоянный и структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а также на выполнение корректирующих действий. Задачи контроля состоят в том, чтобы, получив фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, вырабатывая тем самым так называемые сигналы рассогласования. Контроль можно разделить на 4 стадии:
1. мониторинг и анализ результатов;
2. сравнение достигнутых результатов с запланированными и выявление отклонений;
3. прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
4. корректирующие действия.
В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:
· контроль в момент окончания работы;
· контроль в момент 50% готовности работ;
· контроль в заранее определённых точках проекта;
· регулярный оперативный контроль;
· экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.
На ход реализации проекта воздействует множество как внешних, так и внутренних дестабилизирующих факторов. Это приводит к изменению расчётных параметров проекта. В этих условиях одним из важных средств реализации поставленных целей является контроль за исполнением календарных планов и расходованием ресурсов.
Ключевым является контроль трёх основных параметров инновационного проекта:
1. время;
2. затраты;
3. качество.
В соответствии с общепринятым принципом управления инновационными проектами считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трём показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта серьёзно затягиваются, вероятны значительный перерасход средств и возникновение серьёзных проблем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарное планирование работ и контроль за соблюдением календарного графика.
Информация о ходе работ сопоставляется с графиком, чтобы определить – нет ли отклонений от календарного плана. В случае запаздывания каких-либо работ проводится анализ отклонений, определяются причины запаздывания и рассматриваются различные варианты вхождения в график работ. Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения необходимо оценить сточки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и прочих возможностей.
Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными даёт возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявлять возможные проблемы.
К основным задачам бюджетного контроля относятся:
· получение точных оценок затрат;
· распределение расходов во времени;
· подтверждение затрат;
· своевременность отчётности по затратам;
· выявление ошибочных затрат;
· подготовка отчёта о финансовом состоянии проекта;
· прогноз затрат.
Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонений от него, а не в поиске экономии расходов.
Сравнение фактических затрат с запланированным бюджетом ведётся по заранее установленным контрольным точкам, по которым можно определить, всё ли идёт так, как намечено.
Если в результате контроля устанавливается, что бюджет исполняется и отклонений нет, то выполнение следующих работ осуществляется с выполнением планов.
Если устанавливается, что фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо найти причину расхождений и определить источник имеющихся отклонений. Пересмотренные цифры называют прогнозами. Иначе каждый раз пришлось бы говорить о первоначальном бюджете и о пересмотренном бюджете, а прогнозов за период осуществления проекта может быть столько, сколько потребуется.
Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность проекта, является качество выполнения всех работ по его реализации. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчика.
Мотивация – функция менеджмента, процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения целей фирмы и/или личных целей.
На первом этапе организации работ по мотивации определяются затраты на мотивацию по одному из следующих методов:
· метод исчисления от наличных средств или возможностей;