Совершенстование организации деятельности планово экономического отдела на примере ОАО Ритм (стр. 7 из 7)
Mg = DOg / Dt (22),
где:
DOg - объем документной информации;
Dt - период времени, в течение которого документообъем действует.
Для выявления объема документооборота прибегают к подсчету количества документов в каждом потоке по видам, корреспондентам (адресам), местам подготовки или исполнения документации. Для определения информационных характеристик предприятия во всех его структурных подразделениях составляется опись документов по форме Ф01-1. В описи фиксируют все поступившие, копии отправляемых и внутренние производные документы. В Ф01-1 указываются системы кодирования и классификации документов. В графах описи документы проходят по наименованию, основному содержанию, уровню стандартизации - типизации.
Подсчет количества символов в документопотоках ведется в таблице 3.2.1.
Таблица 3.2.1
Объем документной информации ПЭО за июнь 2001 года
| Название документа | Кол-во документов | кол-во строк | Букв в строке | Цифр в строке | Символов в строке |
| А | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Входящие документы | |||||
| Приказы | 12 | 35 | 56 | 4 | 25200 |
| Распоряжения | 32 | 36 | 58 | 2 | 69120 |
| Служебные записки | 34 | 24 | 47 | 13 | 48960 |
| Письма | 29 | 21 | 49 | 11 | 36540 |
| Бухгалтерский баланс и приложения к нему | 1 | 450 | 23 | 31 | 24300 |
| Фактические калькуляции | 16 | 57 | 12 | 59 | 64752 |
| Нормативные документы | 38 | 157 | 37 | 23 | 357960 |
| Отчеты по сбыту | 5 | 540 | 39 | 21 | 162000 |
| А | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Технические характеристики продукции | 8 | 150 | 41 | 19 | 72000 |
| Прочие документы | - | - | - | - | 57890 |
| Итого | - | - | - | - | 918722 |
| Исходящие документы | |||||
| Бизнес-план | 1 | 1250 | 46 | 14 | 75000 |
| Распоряжения ПЭО | 14 | 21 | 54 | 6 | 17640 |
| Производственная программа | 4 | 152 | 64 | 28 | 55936 |
| Анализ плановых показателей | 9 | 142 | 13 | 38 | 65178 |
| Пояснения к анализу | 9 | 250 | 52 | 8 | 135000 |
| Плановые калькуляции | 18 | 7 | 23 | 9 | 4032 |
| Первичные документы по учету основных средств и материальных затрат | 14 | 28 | 11 | 35 | 18032 |
| Прочие документы | - | - | - | - | 47580 |
| Итого | - | - | - | - | 418398 |
| Внутренние документы | |||||
| Служебные задания | 24 | 12 | 56 | 8 | 18432 |
| Справки | 13 | 18 | 51 | 9 | 14040 |
| Пояснения | 7 | 75 | 48 | 12 | 31500 |
| Нормативные документы | 11 | 134 | 47 | 13 | 88440 |
| Прочие документы | - | - | - | - | 12040 |
| Итого | - | - | - | - | 164452 |
Расчет объема символьной информации производится по формуле:
Если принять среднюю скорость приема и переработки информации 45 бит в секунду, то, учитывая величину среднего количества информации, рассчитанную в параграфе 3.1, то длина слова составит 10,16 знака (45/4,429).
В среднем человек воспринимает один реквизит простого текста за одну секунду, а сложного за 1,8-2,1 секунды. Так как рассматриваемые реквизиты сложные, то время их обработки составит 1,8 сек.
Объем символьной информации, исчисленный во времени (мин, час) за планируемый период может рассматриваться как нагрузка работников по документационному каналу Ндк. Коэффициент загрузки работников по документационному каналу рассчитывается по формуле:
,где:
Фмес - месячный фонд времени, равный 168 часов на февраль месяц.
Коэффициент загрузки работников планово-экономического отдела по документационному каналу в июне месяце 2001 года составляет 52,78 %.
Вместе с тем, существует второй основной канал коммуникации работников - речевой (или разговорный тракт). Объем служебно-речевой информации Мри (нагрузка) руководителей и специалистов планово-экономического отдела по речевому каналу можно рассчитать по формуле:
где:
Чр - численность работников;
Коб - количество обращений за один день;
toб - время одного обращения, мин;
60 - переводное число, мин, час;
Кс - коэффициент специализации рабочих мест;
- сумма рабочих дней в часах за расчетный период времени.Для руководителей среднего и высшего звена управления при нормативных значениях числа непосредственно замкнутых на них подчиненных 7-9 человек Коб = 1-3; to6=5-7; Кс = 1,5-1,6.
Объем речевой информации, исчисленный во времени, может рассматриваться как служебно-речевая нагрузка работников в речевом канале Нрк.
Нагрузка работников планово-экономического отдела в речевом канале равна:
Коэффициент нагрузки работников отдела планово-экономического отдела по речевому каналу равен:
Общий коэффициент нагрузки работников планово-экономического отдела составит:
.Таким образом, загрузка работников планово-экономического отдела по документационному каналу и речевому каналу составила 90,03%. Это говорит о том, что численность работников планово-экономического отдела соответствует нагрузке, и значит, выбрана правильно.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя общий итог проделанной работы необходимо отметить следующее. В курсовой работе на примере конкретного предприятия были рассмотрены вопросы организации деятельности функционального отдела. Особое внимание было уделено актуальности проблемы выбора критериев оценки производительности труда руководителей и специалистов. Были рассчитаны показатели информационной нагрузки по документационному и речевому каналам.
Основываясь на результатах проделанной работы, можно сделать следующие выводы. Существующая организация деятельности руководителей и специалистов на отечественных предприятиях не всегда учитывает и применяет на практике фундаментальные теоретические исследования, зачастую игнорирует существующие положения по научной организации труда. Сдерживающим фактором продуктивности работников функциональных отделов является недостаточная техническая оснащенность. На многих предприятиях до сих пор широко применяется ручная обработка данных. Совершенно недостаточным является автоматизация и компьютеризация данного процесса, использование современных аналитических пакетов, что существенно снижает трудоемкость и повышает производительность работы. Не оптимальной является и существующая система организации документооборота. Как следствие – низкая производительность труда руководителей и специалистов, в то время как на современном уровне развития производственных сил именно интеллектуальный и административный труд этих работников является неотъемлемым условием эффективной деятельности субъекта хозяйствования в целом.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Балабанов И. Т. Основы финансового менеджмента: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 1999.
Заренин М. В. Документационное обеспечение менеджмента. – Гомель, 1998.
Заренин М. В. Менеджмент. Организация управленческой деятельности. – Гомель, 2000.
Заренин М. В. Организация и нормирование труда руководителей и специалистов. – Гомель, 1995.
Ковалев В. В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. - М.: Финансы и статистика, 1998.
Крейнина М. И. Финансовый менеджмент/ учебное пособие. - М.: «Дело и Сервис», 1998.
Левин И.Б., Мельник С.Л. Справочник экономиста-организатора труда. - Мн.: Вышэйшая школа, 1975.
Научная организация и нормирование труда в машиностроении: Учебник для студентов машиностроительных специальностей вузов/ Под общей редакцией С. М. Семенова.- М.: Машиностроение, 1991.
Научная организация труда в управлении производственным коллективом: Общеотраслевые научно-методологические рекомендации. – М., 1987.
Смирнов Е. Л. Справочное пособие по НОТ. – М., 1986.
Финансовый менеджмент: теория и практика/ Под ред. Е.С. Стояновой. - М.: «Перспектива», 2000.