Роль внедрения автоматизированных рабочих мест АРМ на предприятии (стр. 5 из 6)

Автоматическое сохранение всех данных. Все данные, которые заносятся в компьютер кадрового работника должны автоматически сохранятся, т.е. при поступлении всех документов (входящих, исходящих, внутренних) и информация о них будет сохраняться даже тогда, когда документ не был специально сохранен работником и может быть только удален специальной командой (удалить или вырезать). Что помогает в работе, особенно при большой загруженности документооборота и есть уверенность, что все данные которые будут заноситься в компьютер не смогут быть потеряны.

Защита несанкционированного доступа персонала. Вся информация, которая содержится в базе данных, защищена от постороннего доступа специальными кодами, паролями, ключами и т.д. Это нужно для того, чтобы посторонние лица не могли просмотреть ту или иную информацию содержащееся в компьютере, которая является конфиденциальной и предназначена определенному лицу.

От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их исполнения, успех работы предприятия ОАО «Фирма СЭЛМА». Правильно организовать работу с документами и перейти на электронный документооборот помогают технологии и программные продукты документационного обеспечения (ДОУ).

Раздел 3. Предложения по внедрению автоматизированных рабочих мест персонала

3.1 необходимость разработки АРМ для кадрового работника на ОАО«Фирма СЭЛМА »

Автоматизированное рабочее место кадровика является автоматизированной системой управления и документооборота; её предполагается использовать для автоматизации функций управления кадровика: анализа, планирования и учёта.

К основным причинам необходимости создания автоматизированного рабочего места кадрового работника относятся:

· увеличение объёмов информации и необходимость сократить сроки её разработки;

· повышение производительности труда за счёт интенсификации;

· усложняющиеся требования к деятельности аппарата управления и необходимость сокращения его численности;

· совершенствование форм и методов управления;

· накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;

· сокращение времени на обработку информации;

· уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод, обработка информации);

· улучшения качества контроля и учёта обрабатываемой информации;

· повышение эффективности работы отдела кадров.

Использование автоматизированных рабочих мест позволяет четче регламентировать и стандартизировать как организационные структуры, так и технологии; даёт возможность приблизить информацию непосредственно к пользователю системы; позволяет конкретизировать профессиональные требования, предъявляемые к управленческим работникам; определять предметную область функциональных обязанностей пользователей и их информационные потребности.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, — наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Этому отвечает подход к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретного АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя АРМ. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспе6чивает:

- простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

- простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

- высокую надежность и живучесть;

- сравнительно простую организацию технического обслуживания.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно- вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Более сложной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам центральной (главной) ЭВМ и из внешней сети. В данном случае несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство. В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключатся не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т. п.).

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен. Поэтому при их взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.

3.2 совершенствование АРМ специалиста кадровой службы ОАО «Фирма СЭЛМА»

Информационная система «Personal» (ИС) предназначена для автоматизации деятельности предприятия в области управления кадрами (рис. 3.1). ИС позволяет вести автоматизированный учет изменений в штатной структуре предприятия, вести личные дела сотрудников, планировать и учитывать назначения и перемещения персонала в рамках штатной структуры, автоматически формировать и печатать приказы и отчеты.

ИС состоит из 3-х частей:

1. База данных «КАДРЫ», представляющая собой хранилище кадровых данных, а также логику обработки. Эта часть реализована на базе постреляционной СУБД Caché.

2. Автоматизированное рабочее место специалиста кадровой службы «Personal ARM» (АРМ), реализовано на платформе Windows

Рис. 3.1 Информационная система «Personal».

АРМ предназначен для автоматизации рабочего места сотрудника кадровой службы предприятия.

АРМ позволяет:

- Просматривать и редактировать штатную структуру предприятия;

- Вести личные дела сотрудников предприятия;

- Назначать и перемещать сотрудников в рамках штатной структуры;

- Вести журнал документов;

- Печатать формы документов, контрактов, справок, отчетов.

3. Веб-интерфейс доступа руководящего состава к кадровой информации «Web-Персонал» (рис. 3.2):

Рис. 3.2 Подсистема «Web-Персонал».

Подсистема «Web-Персонал» предназначена для автоматизации деятельности предприятия в области управления кадрами посредством веб-интерфейса.

Подсистема позволяет осуществлять:

- Поиск сотрудников по подразделениям;

- Поиск сотрудников по фамилии, имени и отчеству, по номеру телефона и e-mail.

- Просмотр информации о сотруднике.

- Поиск информации о штатных единицах и вакансиях.

- Формирование отчётов.

- Распределение прав доступа.

В зависимости от прав доступа пользователь может выполнять ограниченный или полный набор функций по работе с подсистемой. У каждого пользователя подсистемы «Web-Персонал» есть свои права доступа на выполнение определённых функций. Права доступа раздаются администратором подсистемы.

Основные объекты учета ИС (рис. 3.3):

1. Предприятие.

2. Подразделение.

3. Штатная единица.

4. Личная карточка сотрудника.

5. Кадровый приказ (основание для любых изменений в ИС)

Рис. 3.3 Основные объекты учета ИС.

Основные функции системы:

1. Планирование и ведение штатной структуры предприятия.

2. Ведение личных дел сотрудников.

3. Функциональный фильтр, позволяющий осуществить фильтрацию и выборку сотрудников по большому количеству критериев для последующей обработки.

4. Автоматическое формирование и печать приказов.